Los expositores son el núcleo de numerosas ferias, congresos, foros y eventos B2B. Sin embargo, su gestión suele suponer una carga importante para los organizadores: recopilación de información, asignación de stands, gestión de acreditaciones, comunicación, documentación técnica o incluso seguimiento logístico.
En este artículo, descubre las mejores prácticas para centralizar la gestión de tus expositores, mejorar su experiencia y ahorrar un tiempo muy valioso gracias a una plataforma de eventos.
Los expositores ya no son meros participantes. Invierten tiempo, recursos y un presupuesto considerable para estar presentes en un evento. Su satisfacción influye directamente en la reputación del evento, así como en las posibilidades de renovar las colaboraciones.
Una mala organización puede generar rápidamente dificultades:
• información dispersa;
• múltiples intercambios por correo electrónico;
• errores en las acreditaciones;
• problemas de instalación;
• falta de visibilidad sobre las solicitudes específicas.
Por el contrario, una gestión centralizada permite ofrecer una experiencia fluida a los expositores, al tiempo que facilita el trabajo de los equipos organizadores.
El primer paso consiste en reunir todos los datos en una única plataforma.
Para cada expositor, resulta útil disponer de:
• datos de contacto de la empresa;
• personas de contacto principales;
• logotipo y material de comunicación;
• descripción de la actividad;
• solicitudes técnicas;
• potencia eléctrica;
• mobiliario solicitado;
• acreditaciones de expositor;
• documentos administrativos;
• facturación.
Al evitar el uso de múltiples archivos de Excel y los intercambios dispersos, cada miembro del equipo trabaja con una única fuente de información que está siempre actualizada.
Esta centralización reduce considerablemente los errores en la preparación.
Hoy en día, las plataformas de gestión de eventos permitenautomatizar gran parte de las tareas administrativas.
Los expositores pueden:
• completar ellos mismos sus datos;
• reservar su stand;
• subir sus documentos;
• solicitar sus opciones;
• dar de alta a sus colaboradores;
• solicitar sus acreditaciones.
El organizador tiene una visión global de la ocupación del recinto ferial y puede realizar un seguimiento fácilmente de:
• los stands disponibles;
• las solicitudes pendientes;
• las validaciones;
• los posibles pagos.
Esta automatización permite ahorrar varias horas en cada evento.
Los expositores suelen recibir mucha información antes del evento:
• horarios de montaje;
• normas de seguridad;
• acceso al aparcamiento;
• planos de la feria;
• entregas;
• acreditaciones;
• calendario.
Una plataforma de organización de eventos permite enviar comunicaciones específicas según diferentes criterios:
• categoría de expositor;
• zona de la feria;
• tipo de stand;
• estado de la inscripción.
Las campañas por correo electrónico o SMS pueden automatizarse a lo largo de todo el proceso de preparación.
Resultado: menos olvidos, menos solicitudes a la organización y una mayor autonomía de los expositores.
La gestión de los expositores no termina el día del evento.
Gracias a una aplicación dedicada al evento, los expositores pueden acceder rápidamente a:
• su acreditación;
• el plano interactivo;
• la información logística;
• los contactos útiles;
• el programa;
• las notificaciones importantes.
Los equipos organizadores también disponen de una visión en tiempo real para responder rápidamente a las solicitudes sobre el terreno.
Esta capacidad de respuesta mejora considerablemente la experiencia de los expositores.
Una vez finalizada la feria, los datos recopilados se convierten en una auténtica herramienta de mejora.
Ahora es posible analizar:
• número de expositores presentes;
• tasa de renovación;
• satisfacción;
• afluencia a los stands;
• consultas más frecuentes;
• estadísticas de uso de la aplicación.
Estos indicadores permiten optimizar las próximas ediciones y reforzar la fidelización de los socios.
De este modo, una plataforma de eventos convierte la gestión de los expositores en una auténtica palanca de rendimiento.
Una buena gestión de los expositores ya no se basa únicamente en hojas de cálculo de Excel y en el intercambio de correos electrónicos.
Al centralizar los datos, automatizar las inscripciones, facilitar la comunicación y ofrecer herramientas digitales adecuadas, los organizadores ahorran mucho tiempo y, al mismo tiempo, mejoran la experiencia de sus socios.
En el caso de las ferias, los congresos y los eventos B2B, una plataforma de eventos se ha convertido hoy en día en una auténtica ventaja para profesionalizar la organización y potenciar la imagen de los expositores.
En cuanto la gestión empieza a generar errores o a hacer perder tiempo a los equipos. Las señales típicas son la información dispersa en varios archivos, numerosos intercambios por correo electrónico, errores en las acreditaciones, problemas de instalación in situ o falta de visibilidad sobre las solicitudes específicas. Esta transición resulta aún más útil cuando el evento cuenta con numerosos stands, opciones, colaboradores a los que hay que entregar acreditaciones o pagos que hay que gestionar. Con una plataforma como AppCraft, todo el equipo trabaja con una única fuente de información actualizada, lo que reduce los errores de preparación.
Hay que recopilar, para cada expositor, sus datos de contacto, sus personas de contacto principales, su logotipo, la descripción de su actividad, sus requisitos técnicos (potencia eléctrica, mobiliario), sus acreditaciones, sus documentos administrativos y sus datos de facturación. Lo más eficaz es dejar que sean los propios expositores quienes introduzcan esta información. Con AppCraft, pueden completar su ficha, reservar su stand, subir sus documentos, solicitar sus opciones, dar de alta a sus colaboradores y solicitar sus acreditaciones. Por su parte, el organizador realiza un seguimiento de los stands disponibles, las solicitudes pendientes, las validaciones y los posibles pagos.
Evitando los envíos idénticos a todos y personalizando las comunicaciones. Los horarios de montaje, las instrucciones de seguridad, el acceso al aparcamiento, las entregas o el plano de la feria no afectan a todos los expositores de la misma manera. Estos mensajes pueden segmentarse por categoría de expositor, zona de la feria, tipo de stand o estado de inscripción, y luego automatizarse por correo electrónico o SMS. El día del evento, la aplicación AppCraft ofrece a los expositores acceso directo a su acreditación, al plano interactivo, a la información logística y a las notificaciones importantes. El resultado: menos olvidos y menos consultas a los organizadores.
