Participar en una feria profesional supone una inversión importante. Sin embargo, muchas empresas se llevan a casa decenas de tarjetas de visita… que nunca llegarán a utilizarse realmente.
Hoy en día, generar clientes potenciales ya no consiste simplemente en escanear tarjetas de identificación. Se trata de clasificar a los contactos, personalizar las interacciones y garantizar un seguimiento eficaz tras el evento.
Descubre las mejores prácticas para convertir tu presencia en una feria en una auténtica herramienta comercial gracias a las herramientas digitales y las plataformas de eventos.
Cada feria genera numerosas oportunidades comerciales. Sin embargo, gran parte de los contactos recabados nunca se traducen en un intercambio concreto.
Las razones suelen ser las mismas:
• tarjetas de visita perdidas;
• notas manuscritas difíciles de aprovechar;
• falta de clasificación de los clientes potenciales;
• seguimiento comercial demasiado tardío;
• datos dispersos en varios archivos.
El problema no suele radicar en el número de visitantes registrados, sino en la falta de organización a la hora de recopilarlos y procesarlos.
Una buena estrategia de captación de clientes potenciales comienza incluso antes de que se inaugure la feria.
Los mejores resultados se preparan con antelación.
Antes de la feria, es recomendable definir:
• los objetivos comerciales;
• los perfiles de visitantes que se buscan;
• la información que se debe recabar;
• los criterios de calificación;
• los escenarios de seguimiento.
Los equipos presentes en el stand también deben contar con un proceso común para que cada cliente potencial se registre de forma uniforme.
Esta preparación permite evitar olvidos ydisponer de una base de datos útil nada más finalizar el evento.
Ya no basta con escanear una tarjeta de identificación.
Las plataformas de eventos permiten hoy en día enriquecer cada contacto con información adicional:
• nivel de interés;
• necesidades expresadas;
• productos en cuestión;
• urgencia del proyecto;
• comentarios del comercial;
• próximas acciones.
Algunas soluciones también permiten añadir notas de voz, fotos o documentos directamente desde un smartphone.
Esta cualificación facilita, a su vez, el trabajo de los equipos comerciales.
El seguimiento suele ser la etapa más importante.
Cuanto antes se ponga en contacto una empresa con sus clientes potenciales, mayores serán las posibilidades de conversión.
Una plataforma de gestión de eventos permite, entre otras cosas:
•enviar automáticamente un correo electrónico de agradecimiento;
• enviar documentación adecuada;
• crear tareas comerciales;
• sincronizar los contactos con el CRM;
• segmentar a los clientes potenciales según sus intereses.
Gracias a esta automatización, no se pasa por alto ningún cliente potencial y los comerciales ahorran un tiempo muy valioso.
Cada evento genera una gran cantidad de datos.
De este modo, es posible analizar:
• número de visitantes atendidos;
• número de clientes potenciales cualificados;
• tasa de conversión;
• tiempo dedicado por contacto;
• rendimiento de los equipos;
• productos más solicitados.
Estos indicadores permiten identificar los aspectos que se pueden mejorar y optimizar los futuros eventos.
De este modo, la recopilación de datos se convierte en una auténtica herramienta de gestión comercial.
Las herramientas modernas para la gestión de eventos ya no sirven únicamente para gestionar las inscripciones.
Además, permiten gestionar todo el proceso de generación de clientes potenciales:
• recopilación de contactos;
• escaneo de acreditaciones;
• calificación de clientes potenciales;
• sincronización con el CRM;
• automatización de los recordatorios;
• informes comerciales.
De este modo, los equipos disponen de una visión completa de su actividad, antes, durante y después de la feria.
Resultado: más clientes potenciales cualificados, un mejor seguimiento comercial y un mayor retorno de la inversión.
Participar en una feria profesional supone una oportunidad única para conocer a nuevos clientes potenciales. Sin embargo, sin un método ni las herramientas adecuadas, gran parte de esas oportunidades se pierden una vez finalizado el evento.
Al digitalizar la recopilación de contactos, clasificar las interacciones y automatizar el seguimiento comercial, las empresas pueden mejorar considerablemente su tasa de conversión.
De este modo, una plataforma de eventos se convierte en un auténtico motor del rendimiento comercial para todos los expositores.
Es necesario definir los criterios antes de la feria, en función de los objetivos comerciales y de los perfiles de visitantes que se buscan. La información más útil que hay que recopilar de cada contacto es el nivel de interés, las necesidades expresadas, los productos en cuestión, la urgencia del proyecto, los comentarios del comercial y la próxima acción prevista. Todo el equipo presente en el stand debe utilizar la misma plantilla, para que cada cliente potencial se registre de forma homogénea y útil. Las notas de voz, las fotos o los documentos añadidos desde un smartphone pueden completar la ficha del cliente potencial.
Es necesario volver a ponerse en contacto con los clientes potenciales rápidamente, ya que las posibilidades de conversión aumentan cuanto más rápido se realice el seguimiento. Lo ideal es planificar los guiones de seguimiento antes de la feria. Una plataforma de eventos puede automatizar varias etapas: el envío de un correo electrónico de agradecimiento, la remisión de documentación adecuada, la creación de tareas para los comerciales, la sincronización de los contactos con el CRM y la segmentación de los clientes potenciales según su interés. Esta organización evita que un contacto quede olvidado en un archivo o en las notas de un comercial. Además, permite a los equipos centrarse en los clientes potenciales más avanzados.
Porque el volumen de contactos no dice nada sobre su valor ni sobre su seguimiento. Se pierden muchos clientes potenciales debido a tarjetas de visita extraviadas, notas manuscritas difíciles de aprovechar, falta de calificación, un seguimiento demasiado tardío o datos dispersos en varios archivos. Para evaluar una feria, es mejor fijarse en el número de clientes potenciales cualificados, la tasa de conversión, el tiempo dedicado por contacto, el rendimiento de los equipos y los productos más solicitados. Estos indicadores también ayudan a mejorar la preparación de las próximas ferias.
