Partecipare a una fiera di settore rappresenta un investimento significativo. Eppure, molte aziende tornano a casa con decine di biglietti da visita… che non verranno mai realmente utilizzati.
Oggi, generare lead non significa più semplicemente scansionare i badge. Si tratta di qualificare i contatti, personalizzare le interazioni e garantire un follow-up efficace dopo l'evento.
Scoprite le migliori pratiche per trasformare la vostra presenza a una fiera in una vera e propria leva commerciale grazie agli strumenti digitali e alle piattaforme dedicate agli eventi.
Ogni fiera offre numerose opportunità commerciali. Tuttavia, gran parte dei contatti raccolti non sfocia mai in uno scambio concreto.
I motivi sono spesso gli stessi:
• biglietti da visita smarriti;
• appunti scritti a mano difficili da utilizzare;
• mancanza di qualificazione dei potenziali clienti;
• follow-up commerciale troppo tardivo;
• dati sparsi in diversi file.
Il problema, in genere, non risiede nel numero di visitatori rilevati, ma nella mancanza di organizzazione nella loro raccolta e nell'elaborazione dei dati.
Una buona strategia di generazione di lead inizia già prima dell'apertura della fiera.
I risultati migliori si preparano in anticipo.
Prima della fiera, è consigliabile definire:
• gli obiettivi commerciali;
• i profili dei visitatori a cui ci si rivolge;
• le informazioni da raccogliere;
• i criteri di qualificazione;
• gli scenari di follow-up.
I team presenti allo stand devono inoltre disporre di una procedura comune affinché ogni lead venga registrato in modo uniforme.
Questa preparazione permette di evitare dimenticanze edi ottenere un database utilizzabile già al termine dell'evento.
Non basta più scansionare un badge.
Le piattaforme dedicate agli eventi consentono oggi di arricchire ogni contatto con informazioni aggiuntive:
• livello di interesse;
• esigenze espresse;
• prodotti interessati;
• urgenza del progetto;
• commenti del commerciale;
• azioni successive.
Alcune soluzioni consentono inoltre di aggiungere note vocali, foto o documenti direttamente dallo smartphone.
Questa qualifica facilita poi il lavoro dei team commerciali.
Il monitoraggio rappresenta spesso la fase più importante.
Più rapidamente un'azienda ricontatta i propri potenziali clienti, maggiori sono le possibilità di conversione.
Una piattaforma per la gestione degli eventi consente in particolare:
•di inviare automaticamente un’e-mail di ringraziamento;
• di inviare la documentazione adeguata;
• di creare attività commerciali;
• di sincronizzare i contatti con il CRM;
• di segmentare i potenziali clienti in base ai loro interessi.
Grazie a questa automazione, nessun potenziale cliente viene tralasciato e i commerciali risparmiano tempo prezioso.
Ogni evento genera una grande quantità di dati.
Diventa così possibile analizzare:
• numero di visitatori raggiunti;
• numero di lead qualificati;
• tasso di conversione;
• tempo dedicato per contatto;
• rendimento dei team;
• prodotti più richiesti.
Questi indicatori consentono di individuare gli ambiti di miglioramento e di ottimizzare gli eventi futuri.
La raccolta dei dati diventa così un vero e proprio strumento di gestione commerciale.
I moderni strumenti per la gestione degli eventi non servono più solo a gestire le iscrizioni.
Consentono inoltre di gestire l'intero processo di generazione di lead:
• raccolta dei contatti;
• scansione dei badge;
• qualificazione dei potenziali clienti;
• sincronizzazione CRM;
• automazione dei solleciti;
• reportistica commerciale.
I team dispongono così di una visione completa della propria attività, prima, durante e dopo la fiera.
Risultato: un maggior numero di potenziali clienti qualificati, un migliore follow-up commerciale e un ritorno sull'investimento più elevato.
Partecipare a una fiera di settore rappresenta un'occasione unica per incontrare nuovi potenziali clienti. Tuttavia, senza un metodo e strumenti adeguati, gran parte di queste opportunità va persa una volta terminato l'evento.
Digitalizzando la raccolta dei contatti, qualificando le interazioni e automatizzando il follow-up commerciale, le aziende possono migliorare notevolmente il proprio tasso di conversione.
Una piattaforma dedicata agli eventi diventa così un vero e proprio strumento per migliorare le prestazioni commerciali di tutti gli espositori.
È necessario definire i propri criteri prima della fiera, sulla base degli obiettivi commerciali e dei profili dei visitatori ricercati. Le informazioni più utili da raccogliere per ogni contatto sono il livello di interesse, le esigenze espresse, i prodotti in questione, l’urgenza del progetto, i commenti del commerciale e la prossima azione prevista. Tutto il team presente allo stand deve utilizzare lo stesso modulo, affinché ogni lead venga registrato in modo omogeneo e fruibile. Note vocali, foto o documenti aggiunti da uno smartphone possono completare la scheda del potenziale cliente.
È necessario ricontattare rapidamente i potenziali clienti, poiché le probabilità di conversione aumentano con la rapidità del follow-up. Idealmente, gli scenari di follow-up dovrebbero essere pianificati prima della fiera. Una piattaforma dedicata agli eventi può automatizzare diverse fasi: l’invio di un’e-mail di ringraziamento, la trasmissione di documentazione adeguata, la creazione di attività per i commerciali, la sincronizzazione dei contatti con il CRM e la segmentazione dei potenziali clienti in base al loro interesse. Questa organizzazione evita che un contatto venga dimenticato in un file o negli appunti di un commerciale. Consente inoltre ai team di concentrarsi sui lead più avanzati.
Perché il volume dei contatti non dice nulla sul loro valore né sul loro follow-up. Molti lead vanno persi a causa di biglietti da visita smarriti, appunti scritti a mano difficili da utilizzare, mancanza di qualificazione, follow-up troppo tardivo o dati sparsi in diversi file. Per valutare una fiera, è meglio considerare il numero di lead qualificati, il tasso di conversione, il tempo dedicato a ciascun contatto, le prestazioni dei team e i prodotti più richiesti. Questi indicatori aiutano anche a migliorare la preparazione delle fiere successive.
