Con motivo de su Founder Summit 2026, Square Peg reunió en Francia a participantes procedentes, entre otros lugares, de Australia, en la Abadía de Vaux de Cernay.
AppCraft ha colaborado con la agencia MCI Group en la puesta en marcha de la plataforma digital del evento. El carácter internacional de la cumbre planteaba unas necesidades específicas: centralizar las inscripciones, recoger y hacer un seguimiento de la información de los vuelos de los participantes y facilitar los trámites necesarios para su llegada a Francia.
El proceso debía permitir, en particular, que los participantes en cuestión dispusieran de una carta de visado personalizada, al tiempo que ofrecía a los equipos organizadores una visión centralizada de la información necesaria para preparar su estancia.
participantes registrados en la plataforma
correos electrónicos enviados
de la tasa de apertura de los correos electrónicos entregados
plataforma para centralizar el recorrido de los participantes
AppCraft ha puesto a disposición un software de gestión de eventos específico para el Founder Summit 2026, en colaboración con la agencia MCI Group.
Una página web de inscripción con los colores de Square Peg con un formulario para recopilar los datos de los participantes, en particular la información de sus vuelos. La página web también recopilaba los contenidos esenciales del evento, con páginas dedicadas al programa y a las preguntas frecuentes.
A continuación, las comunicaciones se centralizaban desde AppCraft: invitaciones, confirmaciones y recordatorios. Una vez validada su inscripción, los participantes podían recibir, entre otras cosas, su carta de visado personalizada como archivo adjunto, generada mediante el módulo de edición de documentos.
El módulo de gestión de vuelos permitía centralizar la información de viaje de los participantes procedentes, entre otros lugares, de Australia, mientras que el módulo de edición de documentos se utilizaba para generar las cartas necesarias para las solicitudes de visado.
Louna Pineau, jefa de proyecto de AppCraft dedicada a este proyecto, ha colaborado con MCI Group en la configuración y el seguimiento de la plataforma. Su labor permitió centralizar las comunicaciones, adaptar el sistema a las necesidades operativas del evento y agilizar su puesta en marcha.
De este modo, el equipo organizador disponía de una base de datos centralizada de participantes, del seguimiento de los vuelos y de las herramientas de generación de informes necesarias para la gestión del evento.
Los objetivos del sistema eran:
• centralizar la información de los participantes en una única plataforma de gestión de eventos;
• simplificar el proceso de inscripción;
• recopilar y realizar un seguimiento de la información de los vuelos;
• automatizar parte de las comunicaciones previas al evento;
• facilitar el envío de la documentación necesaria a los participantes internacionales;
• proporcionar al equipo organizador una visión centralizada de las inscripciones y de los datos útiles para la organización.
• Página web del evento
• Inscripciones
• Logística para participantes
• Envío de correos e invitaciones
• Seguimiento de vuelos
• Estadísticas e informes
• Flujo de trabajo
•Gamificación
•Cálculo de emisiones de carbono
• CRM de participantes
• Alojamiento
• Tarjetas de identificación
• Registro
