In occasione del Founder Summit 2026, Square Peg ha riunito in Francia partecipanti provenienti, tra l’altro, dall’Australia, presso l’Abbazia di Vaux de Cernay.
AppCraft ha affiancato l’agenzia MCI Group nella realizzazione della piattaforma digitale dell’evento. La dimensione internazionale del Summit comportava esigenze specifiche: centralizzare le iscrizioni, raccogliere e monitorare le informazioni sui voli dei partecipanti e facilitare le pratiche necessarie per il loro arrivo in Francia.
Il percorso doveva in particolare consentire ai partecipanti interessati di ottenere una lettera di visto personalizzata, fornendo al contempo ai team organizzativi una visione centralizzata delle informazioni necessarie per la preparazione del loro soggiorno.
partecipanti registrati sulla piattaforma
e-mail inviate
tasso di apertura delle e-mail consegnate
piattaforma per centralizzare il percorso dei partecipanti
AppCraft ha messo a disposizione un software di gestione eventi dedicato al Founder Summit 2026, in collaborazione con l'agenzia MCI Group.
Un sito di registrazione con i colori di Square Peg è stato creato con un modulo che permetteva di raccogliere le informazioni dei partecipanti, in particolare i dettagli dei loro voli. Il sito raccoglieva inoltre i contenuti essenziali dell’evento con pagine dedicate al programma e alle domande frequenti.
Le comunicazioni venivano poi centralizzate tramite AppCraft: inviti, conferme e solleciti. Una volta convalidata la loro iscrizione, i partecipanti potevano, tra l’altro, ricevere in allegato la loro lettera di visto personalizzata, generata grazie al modulo di editoria dei documenti.
Il modulo di gestione dei voli consentiva di centralizzare le informazioni di viaggio dei partecipanti provenienti, in particolare, dall’Australia, mentre il modulo di creazione dei documenti veniva utilizzato per generare le lettere necessarie alle richieste di visto.
Louna Pineau, responsabile di progetto di AppCraft dedicata al progetto, ha affiancato MCI Group nella la configurazione e il monitoraggio della piattaforma. Il suo ruolo ha permesso di centralizzare gli scambi, di adattare il sistema alle esigenze operative dell’evento e di renderne più agevole l’implementazione.
Il team organizzativo disponeva così di una banca dati centralizzata dei partecipanti, del monitoraggio dei voli e degli strumenti di reporting necessari per la gestione dell'evento.
Il sistema aveva i seguenti obiettivi:
• centralizzare le informazioni dei partecipanti in un’unica piattaforma di gestione degli eventi;
• semplificare il processo di iscrizione;
• raccogliere e monitorare le informazioni sui voli;
• automatizzare parte delle comunicazioni prima dell’evento;
• facilitare l’invio dei documenti necessari ai partecipanti internazionali;
• fornire al team organizzativo una visione centralizzata delle iscrizioni e dei dati utili all’organizzazione.
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