Éliminez le casse‑tête logistique et réceptif avec notre module logistique et hospitality : gérez facilement les déplacements, hébergements, chambres et plannings personnalisés des participants. Suivez en temps réel qui loge où et simplifiez les échanges avec les hôteliers.
Fini les multiples versions de fichiers Excel et les erreurs de saisie manuelle. AppCraft centralise la gestion des vols, le rooming intelligent et le pilotage de vos tâches réceptives dans une plateforme unique et ultra-fléxible, offrant une expérience fluide à vos participants et une sérénité totale à votre équipe organisationnelle ou à votre Dir log ;-). Avec un back-Office aussi puissant qu’Excel vous gérez toutes votre planification événementielle et les mises à jour avec une grande précision pour n’oublier personne.
Remplacez les échanges interminables de fichiers Excel par des liens de partage dynamiques pour garantir une fluidité opérationnelle immédiate.
Vos prestataires (hôteliers, transporteurs) accèdent en un clic à une information sécurisée toujours fiable et mise à jour en temps réel.
Vous éliminez ainsi les risques d'erreurs logistiques tout en vous délestant de la mise à jour manuelle des tableaux via de simples liens sécurisés.
Oubliez la gestion manuelle des listes ! Notre système vous permet de créer des groupes dynamiques basés sur des critères de participation, de statut ou de préférence.
Cette segmentation est essentielle pour la logistique : elle permet une affectation automatique aux chambres, aux transferts ou l'envoi de communications ultra-personnalisées.
C'est l'outil parfait pour gérer des profils de participants variés (VIP, presse, intervenants, etc.) sans effort supplémentaire.
Côté participant, tout est transparent : ils retrouvent l'ensemble de leurs informations logistiques (billets, hôtel, binôme) directement dans l'application mobile de l'événement.
Bénéfices pour les responsables logistique :
Pour le dir log la gestion des groupes dynamiques permet d’affecter un participant à un ou plusieurs groupe en fonction de rêgles sur les critères de la base de donnée.
Grâce à ces rêgles dynamiques, si un critère change, automatiquement un participant peut basculer dans un nouveau groupe. Cela vous envoie alors une alerte si besoin.
• La base de données et les fonctions d’automatisation, de modifications, d’alertes vont vous faire gagner du temps
• Vous pouvez travailler à plusieurs simultanément en mode collaboratif
Réduisez drastiquement le temps passé à l'affectation des chambres.
Offrez à vos participants la liberté de choisir eux-mêmes leur partenaire de chambre directement via l'application, tout en sélectionnant leur hôtel et le type de chambre souhaité.
Notre outil gère automatiquement les contraintes (ex: homme/femme) et offre une affectation par groupe intelligente pour ceux qui n'ont pas fait de choix. Vous obtenez une visibilité instantanée sur les quotas de chambre dans tous les hôtels.
Bénéfices pour les directrices et directeurs logistique :
• Centraliser totalement : hôtels, activités et workshops gérés dans une seule interface conviviale.
• Gérer les quotas dans votre logistique : prise en compte des places limitées avec précision.
• Assurer une souplesse optimale : typologie des chambres et attribution des partenaires directement depuis les formulaires.
• Partager en temps réel vos rooming list avec les hôteliers grâce au rapports dynamiques
• Gagner en efficacité : répartition fluide des participants, sans doublons ni oublis.
• Faire gagner du temps aux organisateurs : tout est regroupé et automatisé.
La gestion des transports devient infaillible. Grâce à l'intégration avec Amadeus, nous assurons une saisie simplifiée et une validation instantanée des informations de vol par les participants, garantissant des données fiables et sans erreur.
Simplifiez la collecte des horaires pour organiser vos transferts et regroupez vos participants par groupe de transport (selon les heures d'arrivée ou de départ). Les participants reçoivent une notification avant chaque transport (rappel de l'heure et du lieu de RDV), centralisant toutes les infos dans leur application.
• Gestion des groupes et catégories de participants
• L’application de Check-IN Check-OUT, vous aide à chaque étape pour savoir où sont vos invités, pour gérer vos jauges et quotas
• Administration du programme personnalisé modifiable en temps réel
• Publication sélective des informations par profil
• Mises à jour en temps réel de votre planification logistique
Vos participants retrouvent l'intégralité de leurs détails personnels directement dans l'application de l'événement. Confirmation d'hôtel, terminal de vol, numéro de chambre et horaires de navettes sont accessibles en un clic, sans avoir à fouiller dans leurs emails.
C’est l’assurance d’une expérience utilisateur moderne où tout est centralisé au même endroit.
Pour l’organisateur ou le chef de projet logistique :
• Moins de stress : anticipez les besoins et réduisez les imprévus.
• Suivi en temps réel : visualisation instantanée des affectations et de votre planning logistique.
• Gestion optimisée : listes de passagers centralisées, sans doublons ni oublis.
• Votre conciergerie via les notifications en cas d’imprévu
• Structurez vos tâches par section, par phase de votre projet événementiel et suivez leur progression.
• Listez et hiérarchisez facilement vos tâches et organisez votre agenda grâce au système de drag & drop de votre check-list.
• Affectez les bonnes personnes au bon moment collègues ou prestataires.
• Toutes vos taches sont centralisées et vous recevez un rappel par email.
• Validez vos taches sans les supprimer pour pouvoir rejouer vos check-lists événementielles sur un prochain event.
• Gérez vos deadlines et visualisez facilement les tâches en retard.
• Programmez vos alertes.
L’outil idéal pour le métier d’event planner :
– Sens de l’organisation pour gérer la pression et le stress liés à l'organisation d'événements
– Gestion du temps et des priorités pour répondre aux imprévus et trouver des solutions rapidement
– Flexibilité et adaptabilité pour proposer des événements toujours plus innovants
Le choix d'un logiciel de logistique événementielle dépend du nombre de participants, des déplacements à coordonner, des besoins d'hébergement et du niveau de personnalisation attendu.
Pour un événement simple, un tableur peut suffire. En revanche, pour un séminaire résidentiel, une convention ou un événement réunissant des participants venant de plusieurs destinations, une plateforme dédiée facilite la coordination.
AppCraft permet de centraliser les informations logistiques, de gérer les affectations des participants et de partager des rapports actualisés avec les prestataires. Les organisateurs disposent ainsi d'une vision commune des opérations.
Pour organiser efficacement le rooming d'un séminaire, il faut collecter les préférences d'hébergement, définir les quotas disponibles et préparer les affectations avant l'arrivée des participants.
Avec AppCraft, les invités peuvent sélectionner leur hôtel, leur type de chambre et, lorsque l'organisation le prévoit, leur partenaire de chambre. La plateforme permet également d'effectuer des affectations par groupes selon des critères définis en amont.
Les responsables logistiques peuvent suivre les quotas des différents hôtels et partager les informations nécessaires avec leurs partenaires hôteliers.
Pour organiser les transferts, il est essentiel de recueillir les horaires d'arrivée et de départ, d'identifier les points de rendez-vous et de regrouper les voyageurs selon leurs besoins.
AppCraft dispose d'une intégration avec Amadeus pour faciliter la collecte et la validation des informations de vol. Les organisateurs peuvent constituer des groupes de transport et communiquer aux participants leurs horaires et lieux de rendez-vous.
Les informations pratiques peuvent être consultées depuis l'application événementielle. Il reste à l'organisateur de prévoir les véhicules, les prestataires et les capacités nécessaires aux différents transferts.
Pour gérer les imprévus, les organisateurs doivent disposer d'informations actualisées, identifier rapidement les participants concernés et communiquer les modifications aux bonnes personnes.
AppCraft propose des groupes dynamiques qui permettent de segmenter les participants selon leur profil, leur statut ou leurs préférences. Ces groupes peuvent faciliter la mise à jour des affectations et l'envoi de communications ciblées.
Par exemple, en cas de modification d'un transfert, l'organisateur peut identifier le groupe concerné et lui communiquer les nouvelles informations. Les participants peuvent retrouver leurs informations logistiques personnalisées dans leur application événementielle.
Pour éviter les erreurs liées aux multiples versions de fichiers Excel, il est préférable de partager des informations actualisées depuis un environnement commun.
AppCraft permet de créer des rapports dynamiques accessibles aux prestataires, notamment aux hôteliers et aux transporteurs, grâce à des liens de partage sécurisés. Les organisateurs peuvent ainsi transmettre les informations nécessaires sans multiplier les envois de fichiers.
Cette approche est particulièrement utile lors d'événements où les affectations, les horaires ou les listes de participants évoluent régulièrement.
