Zentrales Logistikmanagement für Ihre Events

Die Wahl einer Eventlogistik-Software hängt von der Zahl der Teilnehmer, den zu koordinierenden Reisen, dem Unterkunftsbedarf und dem gewünschten Grad an Individualisierung ab.

Für ein einfaches Event kann eine Tabelle genügen. Bei einem Residenzseminar, einer Convention oder einem Event mit Teilnehmern aus mehreren Herkunftsorten erleichtert dagegen eine spezialisierte Plattform die Koordination.

Mit AppCraft bündeln Sie Logistikinformationen, verwalten die Zuteilungen der Teilnehmer und teilen aktuelle Berichte mit Dienstleistern. So haben alle Organisatoren einen gemeinsamen Überblick über den Ablauf.

Für ein effizientes Rooming bei einem Seminar müssen Sie die Unterkunftswünsche erfassen, die verfügbaren Kontingente festlegen und die Zuteilungen vor der Ankunft der Teilnehmer vorbereiten.

Mit AppCraft können Gäste ihr Hotel, ihren Zimmertyp und – sofern vom Veranstalter vorgesehen – ihren Zimmerpartner auswählen. Die Plattform ermöglicht außerdem gruppenweise Zuteilungen nach vorab definierten Kriterien.

Logistikverantwortliche können die Kontingente der einzelnen Hotels verfolgen und die nötigen Informationen mit ihren Hotelpartnern teilen.

Für die Organisation von Transfers ist es wichtig, Ankunfts- und Abreisezeiten zu erfassen, Treffpunkte festzulegen und die Reisenden nach ihrem Bedarf zu gruppieren.

AppCraft bietet eine Integration mit Flugmanagern, die die Erfassung und Validierung der Fluginformationen erleichtert. Veranstalter können Transportgruppen bilden und den Teilnehmern ihre Zeiten und Treffpunkte mitteilen.

Die praktischen Informationen sind in der Event-App abrufbar. Der Veranstalter muss weiterhin die Fahrzeuge, Dienstleister und Kapazitäten für die verschiedenen Transfers einplanen.

Um Unvorhergesehenes zu bewältigen, brauchen Veranstalter aktuelle Informationen, müssen betroffene Teilnehmer schnell identifizieren und Änderungen an die richtigen Personen kommunizieren.

AppCraft bietet dynamische Gruppen, mit denen sich Teilnehmer nach Profil, Status oder Präferenzen segmentieren lassen. Diese Gruppen können die Aktualisierung von Zuteilungen und den Versand gezielter Nachrichten erleichtern.

Ändert sich zum Beispiel ein Transfer, kann der Veranstalter die betroffene Gruppe identifizieren und ihr die neuen Informationen mitteilen. Die Teilnehmer finden ihre personalisierten Logistikinformationen in ihrer Event-App.

Um Fehler durch zahlreiche Excel-Versionen zu vermeiden, sollten aktuelle Informationen am besten aus einer gemeinsamen Umgebung heraus geteilt werden.

Mit AppCraft erstellen Sie dynamische Berichte, auf die Dienstleister – insbesondere Hotels und Transportunternehmen – über sichere Freigabelinks zugreifen können. So geben Veranstalter die nötigen Informationen weiter, ohne ständig Dateien zu versenden.

Dieser Ansatz ist besonders nützlich bei Events, bei denen sich Zuteilungen, Zeiten oder Teilnehmerlisten regelmäßig ändern.