Mit unserem Logistik- und Hospitality-Modul gehören logistische und gastgeberische Probleme der Vergangenheit an: Verwalten Sie ganz einfach die Reisen, Unterkünfte, Zimmer und individuellen Zeitpläne der Teilnehmer. Verfolgen Sie in Echtzeit, wer wo untergebracht ist, und vereinfachen Sie die Kommunikation mit den Hoteliers.
Keine verschiedenen Excel-Dateien und manuellen Eingabefehler mehr. AppCraft zentralisiert die Flugverwaltung, intelligentes Rooming und die Steuerung Ihrer Empfangstätigkeiten in einer einzigen, äußerst flexiblen Plattform und bietet Ihren Teilnehmern ein reibungsloses Erlebnis und Ihrem Organisationsteam oder Ihrer Logistikabteilung absolute Sorglosigkeit ;-). Mit einem Backoffice, das so leistungsstark ist wie Excel, verwalten Sie Ihre gesamte Veranstaltungsplanung und Aktualisierungen mit großer Präzision, damit niemand vergessen wird.
Ersetzen Sie den endlosen Austausch von Excel-Dateien durch dynamische Freigabelinks, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten.
Ihre Dienstleister (Hoteliers, Transportunternehmen) haben mit einem Klick Zugriff auf sichere Informationen, die stets zuverlässig und in Echtzeit aktualisiert sind.
So vermeiden Sie das Risiko logistischer Fehler und müssen Tabellen nicht mehr manuell über einfache, sichere Links aktualisieren.
Vergessen Sie die manuelle Verwaltung von Listen! Mit unserem System können Sie dynamische Gruppen basierend auf Teilnahmekriterien, Status oder Präferenzen erstellen.
Diese Segmentierung ist für die die Logistik : Sie ermöglicht die automatische Zuweisung von Zimmern, Transfers oder den Versand hochgradig personalisierter Mitteilungen.
Es ist das perfekte Tool, um verschiedene Teilnehmerprofile (VIPs, Presse, Referenten usw.) ohne zusätzlichen Aufwand zu verwalten.
Für die Teilnehmer ist alles transparent: Sie finden alle logistischen Informationen (Tickets, Hotel, Partner) direkt in der mobilen App der Veranstaltung.
Vorteile für Logistikverantwortliche:
Für den Logistikleiter ermöglicht die Verwaltung dynamischer Gruppen die Zuordnung eines Teilnehmers zu einer oder mehreren Gruppen anhand von Regeln, die auf den Kriterien der Datenbank basieren.
Dank dieser dynamischen Regeln kann ein Teilnehmer automatisch in eine neue Gruppe wechseln, wenn sich ein Kriterium ändert. Bei Bedarf erhalten Sie dann eine Benachrichtigung.
• Die Datenbank und die Funktionen für Automatisierung, Änderungen und Benachrichtigungen sparen Ihnen Zeit.
• Sie können mit mehreren Personen gleichzeitig im Kollaborationsmodus arbeiten.
Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Zimmerzuweisung drastisch.
Bieten Sie Ihren Teilnehmern die Freiheit , ihren Zimmerpartner direkt über die App, während sie ihr Hotel und die gewünschte Zimmerkategorie auswählen.
Unser Tool verwaltet automatisch Einschränkungen (z. B. Mann/Frau) und bietet eine intelligente Gruppenzuweisung für diejenigen, die keine Auswahl getroffen haben. Sie erhalten einen sofortigen Überblick über die Zimmerkontingente in allen Hotels.
Vorteile für Logistikleiterinnen und -leiter:
• Vollständige Zentralisierung: Hotels, Aktivitäten und Workshops werden über eine einzige benutzerfreundliche Oberfläche verwaltet.
• Verwaltung der Kontingente in Ihrer Logistik: Präzise Berücksichtigung begrenzter Plätze.
• Gewährleistung optimaler Flexibilität: Zimmertypen und Zuweisung von Partnern direkt über die Formulare.
• Teilen Sie Ihre Zimmerlisten dank dynamischer Berichte in Echtzeit mit den Hoteliers
• Steigern Sie die Effizienz: reibungslose Verteilung der Teilnehmer, ohne Doppelungen oder Auslassungen.
• Sparen Sie den Organisatoren Zeit: alles ist zusammengefasst und automatisiert.
Die Transportverwaltung wird absolut zuverlässig. Dank der Integration mit Amadeus gewährleisten wir eine vereinfachte Eingabe und sofortige Validierung der Flugdaten durch die Teilnehmer und garantieren so zuverlässige und fehlerfreie Daten.
Vereinfachen Sie die Erfassung von Flugplänen für die Organisation Ihrer Transfers und gruppieren Sie Ihre Teilnehmer nach Transportgruppen (je nach Ankunfts- oder Abflugzeiten). Die Teilnehmer erhalten vor jedem Transport eine Benachrichtigung (Erinnerung an Uhrzeit und Treffpunkt), sodass alle Informationen in ihrer App zentralisiert sind.
• Verwaltung von Teilnehmergruppen und -kategorien
• Die Check-IN Check-OUT-App hilft Ihnen bei jedem Schritt dabei, den Überblick über Ihre Gäste zu behalten und Ihre Kapazitäten und Kontingente zu verwalten
• Verwaltung des personalisierten Programms, das in Echtzeit geändert werden kann
• Selektive Veröffentlichung von Informationen nach Profil
• Echtzeit-Updates Ihrer logistischen Planung
Ihre Teilnehmer finden alle ihre persönlichen Daten direkt in der Veranstaltungs-App. Hotelbestätigung, Flugterminal, Zimmernummer und Shuttle-Fahrplan sind mit einem Klick zugänglich, ohne dass sie ihre E-Mails durchsuchen müssen.
Das garantiert ein modernes Nutzererlebnis, bei dem alles an einem Ort zentralisiert ist.
Für den Veranstalter oder Logistikprojektleiter:
• Weniger Stress: Bedarfsprognosen und weniger Unvorhergesehenes.
• Echtzeit-Verfolgung: Sofortige Anzeige der Zuweisungen und Ihrer Logistikplanung.
• Optimierte Verwaltung: Zentralisierte Passagierlisten ohne Doppelungen oder Auslassungen.
• Ihr Concierge-Service über Benachrichtigungen bei unvorhergesehenen Ereignissen
• Strukturieren Sie Ihre Aufgaben nach Abschnitten und Phasen Ihres Veranstaltungsprojekts und verfolgen Sie deren Fortschritt.
• Listen Sie Ihre Aufgaben einfach auf, ordnen Sie sie nach Prioritäten und organisieren Sie Ihren Terminkalender dank des Drag & Drop-Systems Ihrer Checkliste.
• Weisen Sie die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zu, seien es Kollegen oder Dienstleister.
• Alle Ihre Aufgaben sind zentralisiert und Sie erhalten eine Erinnerung per E-Mail.
• Bestätigen Sie Ihre Aufgaben, ohne sie zu löschen, damit Sie Ihre Checklisten für Veranstaltungen bei einem nächsten Event wiederverwenden können.
• Verwalten Sie Ihre Fristen und sehen Sie verspätete Aufgaben auf einen Blick.
• Programmieren Sie Ihre Benachrichtigungen.
Das ideale Tool für Eventplaner:
– Organisationstalent, um mit dem Druck und Stress umzugehen, die mit der Organisation von Veranstaltungen einhergehen
– Zeit- und Prioritätenmanagement, um auf Unvorhergesehenes zu reagieren und schnell Lösungen zu finden
– Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um immer innovativere Veranstaltungen anzubieten
Le choix d'un logiciel de logistique événementielle dépend du nombre de participants, des déplacements à coordonner, des besoins d'hébergement et du niveau de personnalisation attendu.
Pour un événement simple, un tableur peut suffire. En revanche, pour un séminaire résidentiel, une convention ou un événement réunissant des participants venant de plusieurs destinations, une plateforme dédiée facilite la coordination.
AppCraft permet de centraliser les informations logistiques, de gérer les affectations des participants et de partager des rapports actualisés avec les prestataires. Les organisateurs disposent ainsi d'une vision commune des opérations.
Pour organiser efficacement le rooming d'un séminaire, il faut collecter les préférences d'hébergement, définir les quotas disponibles et préparer les affectations avant l'arrivée des participants.
Avec AppCraft, les invités peuvent sélectionner leur hôtel, leur type de chambre et, lorsque l'organisation le prévoit, leur partenaire de chambre. La plateforme permet également d'effectuer des affectations par groupes selon des critères définis en amont.
Les responsables logistiques peuvent suivre les quotas des différents hôtels et partager les informations nécessaires avec leurs partenaires hôteliers.
Pour organiser les transferts, il est essentiel de recueillir les horaires d'arrivée et de départ, d'identifier les points de rendez-vous et de regrouper les voyageurs selon leurs besoins.
AppCraft dispose d'une intégration avec Amadeus pour faciliter la collecte et la validation des informations de vol. Les organisateurs peuvent constituer des groupes de transport et communiquer aux participants leurs horaires et lieux de rendez-vous.
Les informations pratiques peuvent être consultées depuis l'application événementielle. Il reste à l'organisateur de prévoir les véhicules, les prestataires et les capacités nécessaires aux différents transferts.
Pour gérer les imprévus, les organisateurs doivent disposer d'informations actualisées, identifier rapidement les participants concernés et communiquer les modifications aux bonnes personnes.
AppCraft propose des groupes dynamiques qui permettent de segmenter les participants selon leur profil, leur statut ou leurs préférences. Ces groupes peuvent faciliter la mise à jour des affectations et l'envoi de communications ciblées.
Par exemple, en cas de modification d'un transfert, l'organisateur peut identifier le groupe concerné et lui communiquer les nouvelles informations. Les participants peuvent retrouver leurs informations logistiques personnalisées dans leur application événementielle.
Pour éviter les erreurs liées aux multiples versions de fichiers Excel, il est préférable de partager des informations actualisées depuis un environnement commun.
AppCraft permet de créer des rapports dynamiques accessibles aux prestataires, notamment aux hôteliers et aux transporteurs, grâce à des liens de partage sécurisés. Les organisateurs peuvent ainsi transmettre les informations nécessaires sans multiplier les envois de fichiers.
Cette approche est particulièrement utile lors d'événements où les affectations, les horaires ou les listes de participants évoluent régulièrement.
