Mit unserem Logistik- und Hospitality-Modul gehören logistische und gastgeberische Probleme der Vergangenheit an: Verwalten Sie ganz einfach die Reisen, Unterkünfte, Zimmer und individuellen Zeitpläne der Teilnehmer. Verfolgen Sie in Echtzeit, wer wo untergebracht ist, und vereinfachen Sie die Kommunikation mit den Hoteliers.
Keine verschiedenen Excel-Dateien und manuellen Eingabefehler mehr. AppCraft zentralisiert die Flugverwaltung, intelligentes Rooming und die Steuerung Ihrer Empfangstätigkeiten in einer einzigen, äußerst flexiblen Plattform und bietet Ihren Teilnehmern ein reibungsloses Erlebnis und Ihrem Organisationsteam oder Ihrer Logistikabteilung absolute Sorglosigkeit ;-). Mit einem Backoffice, das so leistungsstark ist wie Excel, verwalten Sie Ihre gesamte Veranstaltungsplanung und Aktualisierungen mit großer Präzision, damit niemand vergessen wird.
Ersetzen Sie den endlosen Austausch von Excel-Dateien durch dynamische Freigabelinks, um einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten.
Ihre Dienstleister (Hoteliers, Transportunternehmen) haben mit einem Klick Zugriff auf sichere Informationen, die stets zuverlässig und in Echtzeit aktualisiert sind.
So vermeiden Sie das Risiko logistischer Fehler und müssen Tabellen nicht mehr manuell über einfache, sichere Links aktualisieren.
Vergessen Sie die manuelle Verwaltung von Listen! Mit unserem System können Sie dynamische Gruppen basierend auf Teilnahmekriterien, Status oder Präferenzen erstellen.
Diese Segmentierung ist für die die Logistik : Sie ermöglicht die automatische Zuweisung von Zimmern, Transfers oder den Versand hochgradig personalisierter Mitteilungen.
Es ist das perfekte Tool, um verschiedene Teilnehmerprofile (VIPs, Presse, Referenten usw.) ohne zusätzlichen Aufwand zu verwalten.
Für die Teilnehmer ist alles transparent: Sie finden alle logistischen Informationen (Tickets, Hotel, Partner) direkt in der mobilen App der Veranstaltung.
Vorteile für Logistikverantwortliche:
Für den Logistikleiter ermöglicht die Verwaltung dynamischer Gruppen die Zuordnung eines Teilnehmers zu einer oder mehreren Gruppen anhand von Regeln, die auf den Kriterien der Datenbank basieren.
Dank dieser dynamischen Regeln kann ein Teilnehmer automatisch in eine neue Gruppe wechseln, wenn sich ein Kriterium ändert. Bei Bedarf erhalten Sie dann eine Benachrichtigung.
• Die Datenbank und die Funktionen für Automatisierung, Änderungen und Benachrichtigungen sparen Ihnen Zeit.
• Sie können mit mehreren Personen gleichzeitig im Kollaborationsmodus arbeiten.
Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die Zimmerzuweisung drastisch.
Bieten Sie Ihren Teilnehmern die Freiheit , ihren Zimmerpartner direkt über die App, während sie ihr Hotel und die gewünschte Zimmerkategorie auswählen.
Unser Tool verwaltet automatisch Einschränkungen (z. B. Mann/Frau) und bietet eine intelligente Gruppenzuweisung für diejenigen, die keine Auswahl getroffen haben. Sie erhalten einen sofortigen Überblick über die Zimmerkontingente in allen Hotels.
Vorteile für Logistikleiterinnen und -leiter:
• Vollständige Zentralisierung: Hotels, Aktivitäten und Workshops werden über eine einzige benutzerfreundliche Oberfläche verwaltet.
• Verwaltung der Kontingente in Ihrer Logistik: Präzise Berücksichtigung begrenzter Plätze.
• Gewährleistung optimaler Flexibilität: Zimmertypen und Zuweisung von Partnern direkt über die Formulare.
• Teilen Sie Ihre Zimmerlisten dank dynamischer Berichte in Echtzeit mit den Hoteliers
• Steigern Sie die Effizienz: reibungslose Verteilung der Teilnehmer, ohne Doppelungen oder Auslassungen.
• Sparen Sie den Organisatoren Zeit: alles ist zusammengefasst und automatisiert.
Die Transportverwaltung wird absolut zuverlässig. Dank der Integration mit Amadeus gewährleisten wir eine vereinfachte Eingabe und sofortige Validierung der Flugdaten durch die Teilnehmer und garantieren so zuverlässige und fehlerfreie Daten.
Vereinfachen Sie die Erfassung von Flugplänen für die Organisation Ihrer Transfers und gruppieren Sie Ihre Teilnehmer nach Transportgruppen (je nach Ankunfts- oder Abflugzeiten). Die Teilnehmer erhalten vor jedem Transport eine Benachrichtigung (Erinnerung an Uhrzeit und Treffpunkt), sodass alle Informationen in ihrer App zentralisiert sind.
• Verwaltung von Teilnehmergruppen und -kategorien
• Die Check-IN Check-OUT-App hilft Ihnen bei jedem Schritt dabei, den Überblick über Ihre Gäste zu behalten und Ihre Kapazitäten und Kontingente zu verwalten
• Verwaltung des personalisierten Programms, das in Echtzeit geändert werden kann
• Selektive Veröffentlichung von Informationen nach Profil
• Echtzeit-Updates Ihrer logistischen Planung
Ihre Teilnehmer finden alle ihre persönlichen Daten direkt in der Veranstaltungs-App. Hotelbestätigung, Flugterminal, Zimmernummer und Shuttle-Fahrplan sind mit einem Klick zugänglich, ohne dass sie ihre E-Mails durchsuchen müssen.
Das garantiert ein modernes Nutzererlebnis, bei dem alles an einem Ort zentralisiert ist.
Für den Veranstalter oder Logistikprojektleiter:
• Weniger Stress: Bedarfsprognosen und weniger Unvorhergesehenes.
• Echtzeit-Verfolgung: Sofortige Anzeige der Zuweisungen und Ihrer Logistikplanung.
• Optimierte Verwaltung: Zentralisierte Passagierlisten ohne Doppelungen oder Auslassungen.
• Ihr Concierge-Service über Benachrichtigungen bei unvorhergesehenen Ereignissen
• Strukturieren Sie Ihre Aufgaben nach Abschnitten und Phasen Ihres Veranstaltungsprojekts und verfolgen Sie deren Fortschritt.
• Listen Sie Ihre Aufgaben einfach auf, ordnen Sie sie nach Prioritäten und organisieren Sie Ihren Terminkalender dank des Drag & Drop-Systems Ihrer Checkliste.
• Weisen Sie die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt zu, seien es Kollegen oder Dienstleister.
• Alle Ihre Aufgaben sind zentralisiert und Sie erhalten eine Erinnerung per E-Mail.
• Bestätigen Sie Ihre Aufgaben, ohne sie zu löschen, damit Sie Ihre Checklisten für Veranstaltungen bei einem nächsten Event wiederverwenden können.
• Verwalten Sie Ihre Fristen und sehen Sie verspätete Aufgaben auf einen Blick.
• Programmieren Sie Ihre Benachrichtigungen.
Das ideale Tool für Eventplaner:
– Organisationstalent, um mit dem Druck und Stress umzugehen, die mit der Organisation von Veranstaltungen einhergehen
– Zeit- und Prioritätenmanagement, um auf Unvorhergesehenes zu reagieren und schnell Lösungen zu finden
– Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um immer innovativere Veranstaltungen anzubieten
Die Veranstaltungslogistik umfasst alle Vorgänge, die für den reibungslosen Ablauf einer Veranstaltung erforderlich sind, von der Planung bis zum Tag X. Man spricht auch von „Rezeption“.
Sie umfasst die Verwaltung der Teilnehmer, des Transports, der Unterkünfte, der Aktivitäten, der Referenten und des Materials, um einen reibungslosen Ablauf ohne unvorhergesehene Ereignisse zu gewährleisten.
Bei AppCraft zentralisieren wir all diese Daten auf einer einzigen, intuitiven Plattform, die leistungsfähiger ist als eine Excel-Tabelle, um Logistikverantwortlichen das Leben zu erleichtern und den Erfolg jeder Veranstaltung sicherzustellen.
Die Einrichtung eines leistungsfähigen Logistikmanagements basiert auf der Vorausplanung, Zentralisierung und Automatisierung von Prozessen. Hier sind die wichtigsten Schritte:
1. Zentralisieren Sie Informationen: Fassen Sie alle Daten der Teilnehmer (Transport, Unterkunft, Aktivitäten, Workshops usw.) in einer einzigen Schnittstelle zusammen.
2. Aufgaben planen und verfolgen: Erstellen Sie To-do-Listen, die nach Projektphasen strukturiert sind, um den Fortschritt zu verfolgen und Fristen einzuhalten.
3. Zuweisungen automatisieren: Lassen Sie die Plattform jeden Teilnehmer automatisch seinem Hotel, seiner Gruppe oder seinem Flug zuweisen, je nach den Antworten im Formular.
4. Zusammenarbeit in Echtzeit: Arbeiten Sie gemeinsam an derselben Grundlage im kollaborativen Modus und begrenzen Sie Fehler dank dynamischer Benachrichtigungen und Aktualisierungen.
5. Verfolgen Sie den Tag X: Visualisieren Sie Ankünfte, Transfers und Check-in/Check-out in Echtzeit für einen reibungslosen und stressfreien Ablauf.
Diese Schritte werden dank der Software von Appcraft vereinfacht: Alles ist miteinander verbunden, automatisiert und anpassbar, um eine reibungslose Logistik und eine perfekt organisierte Veranstaltung zu gewährleisten.
1. Transportplanung und -koordination: AppCraft kann Veranstaltern dabei helfen, den Transport von und zu den wichtigsten Ankunftsorten wie Flughäfen, Bahnhöfen und Hotels zu planen und zu koordinieren.
2. Integration von Transportoptionen in die Anmeldung: Das Anmeldesystem kann den Teilnehmern die Möglichkeit bieten, bei der Anmeldung zur Veranstaltung Transportoptionen auszuwählen, was die Gesamt- und Einzelplanung erleichtert.
3. Effektive Kommunikation mit den Teilnehmern: AppCraft bietet Tools für die effektive Kommunikation von Transportinformationen an die Teilnehmer, einschließlich Fahrplänen, Abholorten und empfohlenen Routen.
Appcraft kann diese Frage auf verschiedene Weise beantworten:
1. ISO-Zertifizierungen: AppCraft ist nach ISO 27001 und ISO 20121 zertifiziert, was bedeutet, dass wir strenge Standards für Informationssicherheit und nachhaltiges Veranstaltungsmanagement einhalten. Dies gibt Kunden die Gewissheit, dass Sicherheits- und Gesundheitspraktiken im Mittelpunkt unserer Aktivitäten stehen.
2. Sicheres Veranstaltungsmanagement: Die AppCraft-Plattform bietet spezielle Funktionen für das sichere Veranstaltungsmanagement, darunter Logistik, Registrierung und Check-in, und trägt so zu einer sicheren Umgebung für alle Teilnehmer bei.
3. Sicherheitstechnologien: AppCraft nutzt fortschrittliche Technologien, um die Daten von Teilnehmern und Mitarbeitern zu schützen und sicherzustellen, dass alle Informationen vor Cyberangriffen und anderen Sicherheitsbedrohungen geschützt sind.
