Il settore degli eventi professionali rappresenta una quota non trascurabile delle emissioni delle aziende — spesso invisibile nei bilanci di carbonio complessivi, poiché frammentata tra decine di soggetti coinvolti: fornitori, catering, sedi degli eventi, i partecipanti stessi. Una fiera con 5.000 persone, un seminario di due giorni, una conferenza annuale: ogni formato genera emissioni difficili da isolare e quantificare. Tuttavia, misurare viene sempre prima di ridurre. Questo articolo vi propone un metodo concreto per calcolare l’impronta di carbonio dei vostri eventi, dei punti di riferimento per formato e le leve d’azione più efficaci.
Misurare a posteriori permette di constatare. Misurare in anticipo permette di agire. È la differenza tra un audit post-evento — utile ma puramente descrittivo — e una progettazione ecocompatibile che integra l’impatto di carbonio come criterio decisionale fin dalla scelta della sede, del formato e del servizio di catering. In questa fase, le decisioni fondamentali sono ancora aperte. In seguito, non lo sono più.
L'esempio dei trasporti lo illustra chiaramente: scegliere una località raggiungibile in treno anziché in aereo può ridurre le emissioni legate agli spostamenti da cinque a dieci volte, a seconda della provenienza dei partecipanti (fonte: Base Carbone ADEME). Questa decisione va presa in anticipo, al momento della scelta della sede. Una volta concordata la sede, l'opportunità è ormai sfumata.
Il contesto normativo rafforza questa esigenza. La CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) impone alle imprese di determinate dimensioni di redigere una rendicontazione extra-finanziaria che includa le loro emissioni dirette e indirette. Gli eventi, riconducibili allo Scope 3 delle organizzazioni, rientrano in tale ambito. Coloro che avranno già messo in atto un metodo di calcolo a livello di evento saranno ben più preparati ad adempiere a tali obblighi.
Il metodo di riferimento in Francia è il Bilan Carbone®, inizialmente sviluppato dall’ADEME in collaborazione con Jean-Marc Jancovici e oggi gestito dall’Association Bilan Carbone (ABC). Il suo principio si basa sulla raccolta di dati relativi alle attività (chilometri percorsi, chili di rifiuti prodotti, kWh consumati...) che vengono moltiplicati per fattori di emissione per ottenere tonnellate di CO₂ equivalente (tCO₂e). Si applica al settore degli eventi con adeguamenti specifici.
Definizione dell'ambito: Scope 1, 2 e 3 nel contesto degli eventi
La distinzione tra i tre ambiti assume un significato particolare nel settore degli eventi. L'ambito 1 comprende le emissioni dirette dell'organizzatore: generatori diesel in loco, veicoli di proprietà dell'organizzazione. L'ambito 2 riguarda l'energia acquistata: elettricità della sede dell'evento, climatizzazione, illuminazione. Si tratta di aspetti importanti, ma raramente determinanti.
Lo Scope 3 è fondamentale. Comprende tutte le emissioni indirette: trasporto dei partecipanti (compresi fornitori e relatori), alloggio, ristorazione, produzione di materiale stampato, stand e segnaletica, rifiuti. Questo ambito rappresenta in genere tra il 70 e il 90% dell’impronta di carbonio totale di un evento. È qui che si gioca l'essenziale — ed è anche qui che le leve di riduzione sono più potenti.
Una buona pratica consiste nel definire chiaramente i confini prima di procedere al calcolo: ambito geografico (quale è l’origine dei partecipanti presa in considerazione?), numero di persone incluse (partecipanti, relatori, fornitori, personale?), durata considerata (compresa la preparazione e lo smontaggio?). Queste scelte devono essere documentate affinché il calcolo sia riproducibile da un’edizione all’altra.
Le stazioni di trasmissione prioritarie da monitorare
Da un'analisi sistematica delle bilanci di carbonio degli eventi disponibili emerge una gerarchia relativamente stabile, indipendentemente dal tipo di evento. Il trasporto incide in modo preponderante, seguito dalla ristorazione e poi dall'energia.
Queste percentuali variano a seconda del tipo di evento e della provenienza dei partecipanti. Un evento regionale in cui tutti i partecipanti arrivano in treno avrà un profilo molto diverso da una conferenza internazionale in cui metà dei partecipanti arriva in aereo.
Conferenze e seminari aziendali
I seminari aziendali sono spesso sottovalutati perché sembrano «di piccola portata». Eppure, un seminario residenziale di due giorni con 100 partecipanti, spostamenti inclusi, può generare tra le 20 e le 60 tCO₂e a seconda dei mezzi di trasporto utilizzati e della provenienza dei partecipanti. Se rapportata al singolo individuo, l’impronta può ammontare a diverse centinaia di chili di CO₂e a persona — l’equivalente di un viaggio di andata e ritorno in aereo da Parigi a Barcellona.
La chiave sta nella posizione e nell'accessibilità della sede. Un seminario organizzato in una struttura ben servita dai mezzi pubblici, con una clientela proveniente principalmente dall'Île-de-France, avrà un impatto sui trasporti nettamente diverso rispetto a un seminario in un hotel di lusso isolato, raggiungibile solo in auto.
Festival, fiere e grandi raduni
L'effetto scala cambia radicalmente la portata del problema. Un impatto marginale per singolo partecipante diventa enorme con 10.000 persone. La raccolta dati effettuata dalla Convention des Entreprises pour le Climat (CEC) in occasione di una delle sue sessioni a Marsiglia (circa 200 partecipanti) ha identificato i trasporti come responsabili di quasi il 45% delle emissioni e gli acquisti (ristorazione e alloggio) del 36% (fonte: rapporto CEC, pubblicato su LinkedIn). Le piccole voci che si pensava fossero significative — supporti cartacei, decorazioni — si rivelano spesso secondarie. Il trasporto, invece, domina sistematicamente.
Anche i grandi eventi hanno iniziato a misurare e comunicare i propri risultati. Questo approccio si sta gradualmente affermando come uno standard di credibilità in materia di RSI, in particolare nei settori in cui l'immagine del marchio riveste un'importanza strategica.
Eventi ibridi: una risorsa sottovalutata
Il formato ibrido (in presenza + a distanza) viene spesso presentato come una soluzione miracolosa. I dati lo confermano in una certa misura: uno studio della società WSP su sette eventi ha dimostrato che una conferenza virtuale con 560 partecipanti generava 10 tCO₂, mentre la sua controparte in presenza ne avrebbe prodotte 274 (fonte: rapporto WSP, citato da Evenement.com). Per un congresso di 18.000 persone, le cifre erano rispettivamente 176 e 10.348 tCO₂.
Una precisazione importante: il modello ibrido genera emissioni proprie legate all'uso del digitale — streaming, data center, apparecchiature dei partecipanti in remoto. Queste emissioni rimangono modeste in termini assoluti rispetto al trasporto evitato, ma devono essere incluse nel calcolo per garantire la rigorosità dell'analisi. L'ibridazione parziale è uno strumento efficace se pianificata in anticipo, non se adottata solo come ultima risorsa.
Misurare la propria impronta di carbonio è il primo passo verso un approccio responsabile. Ma i dati grezzi non bastano: occorre analizzarli, interpretarli nel loro contesto e trasformarli in un piano d’azione concreto. È qui che l’approccio assume tutto il suo significato.
L'affresco dell'evento: uno strumento di sensibilizzazione collettiva
Prima di addentrarsi nei numeri, è spesso necessario creare le condizioni culturali affinché l’approccio alla riduzione delle emissioni di carbonio venga accettato e sostenuto collettivamente. Questo è l'obiettivo della Fresque de l'événementiel, sviluppata dall'associazione REEVE (Réseau éco-événement): un workshop collaborativo di mezza giornata, ispirato alla Fresque du Climat, concepito specificamente per i professionisti del settore degli eventi.
A chi è rivolto questo workshop e come integrarlo in un approccio di RSI?
La Fresque de l’événementiel si rivolge ai team del settore degli eventi, alle agenzie che desiderano formare i propri collaboratori e ai comitati direttivi impegnati nell’elaborazione di un piano di responsabilità sociale d’impresa. A differenza di una lezione frontale, questa iniziativa favorisce una comprensione sistemica degli impatti del settore attraverso l’intelligenza collettiva: ogni partecipante costruisce attivamente la propria visione dei legami tra il settore degli eventi, il cambiamento climatico e le sfide sociali.
In un approccio strutturato alla RSI, il Fresque occupa una posizione specifica: sensibilizza e stimola la voglia di agire, mentre il bilancio di carbonio quantifica e stabilisce le priorità. La sequenza ideale è: Fresque (presa di coscienza collettiva) → Bilancio di carbonio (misurazione e quantificazione) → Piano d’azione (definizione delle priorità e decisione). Il workshop può essere utilizzato anche per rilanciare un percorso ISO 20121 o per infondere dinamismo in un gruppo di lavoro interno.
Leggere e interpretare il proprio bilancio di carbonio relativo agli eventi
Un bilancio di carbonio di un evento non va interpretato isolatamente. Deve essere contestualizzato in relazione al tipo di evento, alle dimensioni, all’area geografica e alle edizioni precedenti, se esistenti. Una prima lettura deve identificare gli «hot spot»: le due o tre voci che rappresentano oltre l’80% delle emissioni. È su di esse che deve concentrarsi lo sforzo di riduzione, non su azioni simboliche che incidono sul 2% dell’impronta.
Per monitorare i progressi nel tempo, si raccomanda di documentare con precisione le ipotesi e i dati di attività utilizzati in ogni edizione. Senza questo, è impossibile sapere se una variazione da un anno all’altro riflette una vera riduzione o un cambiamento di perimetro. Un rapporto in tCO₂e per partecipante è più utile di una cifra assoluta per confrontare eventi di dimensioni diverse.
Cosa hanno imparato le organizzazioni: testimonianze
L'insegnamento più ricorrente che emerge da tutte le analisi dell'impronta di carbonio degli eventi pubblicate è l'onnipresenza dei trasporti. Gli organizzatori che non hanno mai effettuato una misurazione spesso ritengono che il materiale stampato, l'allestimento o l'energia siano le voci di spesa principali. Il calcolo rivela sistematicamente che i trasporti, in particolare l'aereo e l'auto privata, incidono in misura preponderante, rappresentando dal 50 al 75% dell'impronta totale.
Un altro insegnamento comune: la difficoltà nella raccolta dei dati. Ottenere informazioni affidabili sui mezzi di trasporto utilizzati dai partecipanti, o sulle emissioni associate ai fornitori, rappresenta spesso il principale ostacolo operativo. Questa constatazione suggerisce di integrare la raccolta dei dati (modulo di iscrizione con domanda sul mezzo di trasporto, clausole contrattuali per i fornitori) nei processi standard — e non a posteriori.
Agire sulle leve ad alto impatto
La gerarchia di intervento da seguire è: prima prevenire, poi ridurre, infine compensare come ultima risorsa. La compensazione delle emissioni di carbonio — ovvero l’acquisto di crediti di carbonio legati a progetti di riforestazione o di assorbimento — non deve essere presentata come una soluzione primaria. L’ADEME mette esplicitamente in guardia contro le dichiarazioni di «neutralità carbonica» e raccomanda di privilegiare la riduzione effettiva.
Le misure ad alto impatto, in ordine di efficacia:
Scegliere una sede raggiungibile con i mezzi pubblici o in treno: è la misura più efficace. Ridurre o addirittura eliminare gli spostamenti in aereo, privilegiando una posizione centrale. Rendere i menu più vegetali: passare da un pasto a base di carne rossa a uno vegetariano riduce l'impronta ecologica della ristorazione dal 50 al 70% (fonte: Base Carbone ADEME). Limitare il materiale stampato e gli omaggi: impatto assoluto limitato, ma segnale forte e facilmente attuabile. Condividere l'alloggio e indirizzare i partecipanti verso hotel raggiungibili a piedi. Utilizzare stand modulari riutilizzabili piuttosto che strutture usa e getta.
Come selezionare fornitori in linea con la propria strategia di RSI?
Un fornitore che non è in grado di fornire i propri dati sulle emissioni non può essere seriamente incluso in un bilancio di carbonio dell’evento. La capacità di fornire tali dati è quindi un criterio di selezione a tutti gli effetti. Oltre a ciò, le certificazioni forniscono dei punti di riferimento: la norma ISO 20121 è lo standard internazionale di riferimento per la gestione responsabile degli eventi, mentre l’Ecolabel europeo e la certificazione Lucie attestano un approccio globale alla RSI.
Includere clausole ambientali nei bandi di gara è una pratica ancora poco diffusa, ma in crescita: l’obbligo di fornire un bilancio di carbonio del servizio, l’impegno a garantire una quota di energia rinnovabile, una politica di gestione dei rifiuti. Queste clausole stanno cambiando il dialogo con i fornitori e accelerano la trasformazione del settore.
Calcolare l'impronta di carbonio di un evento è oggi alla portata di qualsiasi organizzatore, grazie a strumenti adeguati e a un metodo chiaro. L'ostacolo principale non è di natura tecnica: consiste nel decidere di iniziare, idealmente già nella fase di progettazione del prossimo evento. Aspettare di avere un bilancio perfetto prima di agire è il modo migliore per non iniziare mai.
Il calcolo dell’impronta di carbonio si inserisce naturalmente in un approccio più ampio alla responsabilità sociale d’impresa (CSR): rapporto sull’impatto, comunicazione trasparente con i partecipanti e i clienti, miglioramento continuo di edizione in edizione. Si apre inoltre ad altri temi correlati che continueremo ad approfondire: la gestione dei rifiuti negli eventi, l’accessibilità e l’inclusione come componenti di un evento responsabile, e il ruolo crescente degli strumenti digitali nella raccolta automatizzata dei dati relativi alle attività degli eventi.
