Los eventos profesionales representan una parte nada desdeñable de las emisiones de las empresas —a menudo invisible en los balances de carbono globales, ya que se distribuye entre decenas de partes implicadas: proveedores, empresas de catering, recintos de celebración y los propios participantes—. Una feria con 5.000 asistentes, un seminario de dos días, una conferencia anual: cada formato genera emisiones difíciles de aislar y cuantificar. Sin embargo, medir siempre precede a reducir. Este artículo te propone un método concreto para calcular la huella de carbono de tus eventos, referencias por formato y las medidas más eficaces.
Medir a posteriori permite constatar. Medir de antemano permite actuar. Esa es la diferencia entre una auditoría posterior al evento —útil, pero meramente descriptiva— y un diseño ecológico que integra el impacto de carbono como criterio de decisión desde el momento de elegir el lugar, el formato y el servicio de catering. En esta fase, las decisiones fundamentales aún están abiertas. Después, ya no lo están.
El ejemplo del transporte lo ilustra claramente: elegir un lugar al que se pueda llegar en tren en lugar de en avión puede reducir las emisiones del desplazamiento entre cinco y diez veces, dependiendo del lugar de procedencia de los participantes (fuente: Base Carbone de la ADEME). Esta decisión debe tomarse con antelación, en el momento de elegir la sede. Una vez confirmada la sede, ya no hay oportunidad de cambiarla.
El marco normativo refuerza esta necesidad. La Directiva sobre información corporativa en materia de sostenibilidad (CSRD) obliga a las empresas de cierto tamaño a presentar informes no financieros que incluyan sus emisiones directas e indirectas. Los eventos, que se enmarcan en el Alcance 3 de las organizaciones, entran dentro de este ámbito. Aquellos que ya hayan establecido un método de cálculo a escala del evento estarán mucho mejor preparados para cumplir con estas obligaciones.
El método de referencia en Francia es el Bilan Carbone®, desarrollado inicialmente por la ADEME en colaboración con Jean-Marc Jancovici, y gestionado actualmente por la Asociación Bilan Carbone (ABC). Su principio se basa en la recopilación de datos de actividad (kilómetros recorridos, kilos de residuos generados, kWh consumidos...) que se multiplican por factores de emisión para obtener toneladas de CO₂ equivalente (tCO₂e). Se aplica al ámbito de los eventos con adaptaciones específicas.
Definir el alcance: Alcance 1, 2 y 3 en el contexto de los eventos
La distinción entre los tres ámbitos cobra especial relevancia en el sector de los eventos. El Ámbito 1 agrupa las emisiones directas del organizador: generadores diésel in situ, vehículos propiedad de la organización. El Ámbito 2 abarca la energía adquirida: electricidad del lugar de celebración, aire acondicionado, iluminación. Son importantes, pero rara vez determinantes.
El Alcance 3 es lo fundamental. Abarca todas las emisiones indirectas: transporte de los participantes (incluidos los proveedores y ponentes), alojamiento, restauración, producción de material impreso, stands y señalización, residuos. Este alcance suele representar entre el 70 % y el 90 % de la huella total de un evento. Ahí es donde se juega lo esencial, y también es ahí donde las palancas de reducción son más potentes.
Una buena práctica consiste en definir unos límites claros antes del cálculo: ámbito geográfico (¿qué origen de los participantes se tiene en cuenta?), número de personas incluidas (¿participantes, ponentes, proveedores, personal?), duración cubierta (¿incluidos los preparativos y el desmontaje?). Estas decisiones deben documentarse para que el cálculo sea reproducible de una edición a otra.
Las emisoras prioritarias a las que hay que prestar atención
Un análisis sistemático de los balances de carbono de eventos disponibles revela una jerarquía relativamente estable, independientemente del formato. El transporte ocupa un lugar predominante, seguido de la restauración y, a continuación, la energía.
Estas proporciones varían según el tipo de evento y la procedencia de los participantes. Un evento regional al que todos los participantes acuden en tren tendrá un perfil muy diferente al de una conferencia internacional en la que la mitad de los participantes llegan en avión.
Conferencias y seminarios para empresas
Los seminarios de empresa suelen subestimarse porque parecen «pequeños». Sin embargo, un seminario residencial de dos días para 100 personas, con desplazamientos incluidos, puede generar entre 20 y 60 tCO₂e, dependiendo de los medios de transporte utilizados y del lugar de procedencia de los participantes. Si lo desglosamos por persona, la huella puede suponer varios cientos de kilos de CO₂e por persona, el equivalente a un viaje de ida y vuelta en avión entre París y Barcelona.
La clave está en la ubicación y la accesibilidad del lugar. Un seminario celebrado en un centro bien comunicado por transporte público, con una clientela procedente principalmente de la región de Île-de-France, tendrá una huella de transporte radicalmente diferente a la de un seminario celebrado en un hotel de lujo aislado, al que solo se puede acceder en coche.
Festivales, ferias y grandes concentraciones
El efecto de escala cambia radicalmente la magnitud del problema. Una emisión marginal por participante se convierte en algo enorme cuando se trata de 10 000 personas. La recopilación de datos realizada por la Convención de Empresas por el Clima (CEC) en una de sus sesiones en Marsella (con unos 200 participantes) identificó que el transporte representaba cerca del 45 % de las emisiones, y las compras (restauración y alojamiento), el 36 % (fuente: informe de la CEC, publicado en LinkedIn). Los pequeños gastos que se consideran significativos —materiales impresos, decoración— suelen resultar secundarios. El transporte, por su parte, domina sistemáticamente.
Los grandes eventos también han empezado a medir y comunicar sus resultados. Esta práctica se está imponiendo progresivamente como un estándar de credibilidad en materia de RSE, especialmente en los sectores en los que la imagen de marca es estratégica.
Eventos híbridos: una herramienta subestimada
El formato híbrido (presencial + a distancia) se presenta a menudo como una solución milagrosa. Las cifras lo confirman en cierta medida: un estudio de la consultora WSP sobre siete eventos reveló que una conferencia virtual con 560 participantes generaba 10 tCO₂, mientras que su equivalente presencial habría producido 274 (fuente: informe de WSP, citado por Evenement.com). En el caso de una convención de 18 000 personas, las cifras eran, respectivamente, 176 y 10 348 tCO₂.
Una matización importante: el modelo híbrido genera sus propias emisiones digitales —streaming, centros de datos, equipos de los participantes a distancia—. Estas emisiones siguen siendo bajas en términos absolutos en comparación con el transporte que se evita, pero deben incluirse en el cálculo para que este sea riguroso. La hibridación parcial es una herramienta muy eficaz cuando se planifica con antelación, y no cuando se añade como último recurso.
Calcular la huella de carbono es el primer paso para adoptar una actitud responsable. Pero los datos brutos no bastan: hay que analizarlos, interpretarlos en su contexto y convertirlos en un plan de acción concreto. Es ahí donde esta iniciativa cobra todo su sentido.
El mural del evento: una herramienta de sensibilización colectiva
Antes de entrar en cifras, a menudo es necesario crear las condiciones culturales para que la iniciativa de reducción de la huella de carbono sea aceptada y respaldada colectivamente. Este es el objetivo de «La Fresque de l’événementiel», desarrollada por la asociación REEVE (Réseau éco-événement): un taller colaborativo de medio día, inspirado en «La Fresque du Climat», diseñado específicamente para los profesionales del sector de los eventos.
¿A quién va dirigido este taller y cómo se puede integrar en una estrategia de RSE?
La Fresque de l’événementiel está dirigida a equipos del sector de los eventos, agencias que desean formar a sus empleados y consejos de administración que están elaborando un plan de RSE. A diferencia de una clase magistral, fomenta una comprensión sistémica de los impactos del sector a través de la inteligencia colectiva: cada participante construye activamente su propia visión de las relaciones entre el sector de los eventos, el cambio climático y los retos sociales.
En un enfoque estructurado de RSE, el Fresque ocupa un lugar específico: sensibiliza y despierta el deseo de actuar, mientras que el balance de carbono cuantifica y establece prioridades. La secuencia ideal es: Fresque (concienciación colectiva) → Balance de carbono (medición y cuantificación) → Plan de acción (priorización y decisión). El taller también puede utilizarse para reactivar un proceso ISO 20121 o para dinamizar un grupo de trabajo interno.
Cómo leer e interpretar el balance de carbono de un evento
Un balance de carbono de un evento no se interpreta por sí solo. Debe contextualizarse en función del tipo de evento, su tamaño, su ubicación geográfica y las ediciones anteriores, si las hay. La primera lectura debe identificar los «puntos críticos»: las dos o tres partidas que representan más del 80 % de las emisiones. Es en ellas donde debe centrarse el esfuerzo de reducción, no en acciones simbólicas que afecten al 2 % de la huella.
Para seguir el progreso a lo largo del tiempo, se recomienda documentar con precisión las hipótesis y los datos de actividad utilizados en cada edición. Sin ello, es imposible saber si una variación de un año a otro refleja una reducción real o un cambio en el perímetro. Un ratio en tCO₂e por participante es más útil que una cifra absoluta para comparar eventos de diferentes tamaños.
Lo que han aprendido las organizaciones: experiencias compartidas
La conclusión más recurrente de todos los análisis de huella de carbono de eventos publicados es la omnipresencia del transporte. Los organizadores que nunca han realizado un cálculo suelen pensar que los materiales impresos, la decoración o la energía son sus principales partidas de gasto. El cálculo revela sistemáticamente que el transporte, en particular el avión y el coche particular, ocupa un lugar predominante, con una proporción que oscila entre el 50 % y el 75 % de la huella total.
Otra conclusión común: la dificultad de recopilar datos. Obtener información fiable sobre los medios de transporte de los participantes, o sobre las emisiones asociadas a los proveedores, suele ser el principal obstáculo operativo. Esta constatación aboga por integrar la recopilación de datos (formulario de inscripción con una pregunta sobre el medio de transporte, cláusulas contractuales para los proveedores) en los procesos estándar, y no a posteriori.
Actuar sobre los factores de mayor impacto
La jerarquía de medidas que hay que tener en cuenta es la siguiente: primero, evitar; después, reducir; y, como último recurso, compensar. La compensación de carbono —la compra de créditos de carbono vinculados a proyectos de reforestación o de captura de carbono— no debe presentarse como una solución principal. La ADEME advierte explícitamente contra las declaraciones de «neutralidad de carbono» y recomienda dar prioridad a la reducción real.
Las medidas de mayor impacto, por orden de eficacia:
Elegir un lugar accesible en transporte público o en tren: esta es la medida más eficaz. Reducir o incluso eliminar los desplazamientos en avión, dando prioridad a una ubicación céntrica. Incorporar alimentos vegetales a los menús: pasar de una comida con carne roja a una comida vegetariana reduce la huella de carbono de la restauración entre un 50 % y un 70 % (fuente: Base Carbone ADEME). Limitar los soportes impresos y los obsequios promocionales: impacto absoluto reducido, pero señal clara y fácil de poner en práctica. Compartir el alojamiento y orientar a los participantes hacia hoteles a los que se pueda llegar a pie. Utilizar stands modulares reutilizables en lugar de construcciones desechables.
¿Cómo seleccionar proveedores que compartan tu enfoque de RSE?
Un proveedor que no pueda facilitar sus propios datos de emisiones no puede integrarse de forma seria en un balance de carbono de un evento. Por lo tanto, la capacidad de proporcionar estos datos es un criterio de selección en sí mismo. Además, las certificaciones ofrecen puntos de referencia: la norma ISO 20121 es la norma internacional de referencia para la gestión responsable de eventos, mientras que la Etiqueta Ecológica Europea y la certificación Lucie acreditan un enfoque global de RSE.
Incluir cláusulas medioambientales en las licitaciones es una práctica que, aunque todavía es poco habitual, está en auge: obligación de presentar un balance de carbono del servicio, compromiso con el uso de energías renovables, política de gestión de residuos. Estas cláusulas cambian el tono de las conversaciones con los proveedores y aceleran la transformación del sector.
Hoy en día, cualquier organizador puede calcular la huella de carbono de un evento, siempre que cuente con las herramientas adecuadas y un método claro. El principal obstáculo no es técnico: consiste en decidirse a empezar, a ser posible desde la fase de concepción del próximo evento. Esperar a tener un balance perfecto para actuar es la mejor manera de no empezar nunca.
El cálculo de la huella de carbono se inscribe de forma natural en un enfoque más amplio de RSE: informe de impacto, comunicación transparente con los participantes y los clientes, y mejora continua de una edición a otra. También abre la puerta a otros temas relacionados que seguiremos explorando: la gestión de residuos en los eventos, la accesibilidad y la inclusión como componentes de un evento responsable, y el papel cada vez más importante de las herramientas digitales en la recopilación automatizada de datos sobre la actividad de los eventos.
