Muchos equipos piensan que una plataforma de gestión de eventos está reservada a las grandes empresas o a eventos con varios miles de participantes. En realidad, la necesidad depende menos del tamaño de la empresa que del número de eventos organizados, del tiempo disponible y del nivel de complejidad que hay que gestionar.
A menudo se piensa que una herramienta para la gestión de eventos está reservada a las grandes empresas que cuentan con un equipo especializado, un presupuesto considerable y varios meses de preparación. Sin embargo, en realidad, suelen ser las pymes, las empresas de tamaño medio o los equipos pequeños los que más necesitan herramientas para ahorrar tiempo.
Cuando una o dos personas tienen que gestionar varios eventos a lo largo del año, sin una herramienta centralizada resulta muy difícil llevar un control de las inscripciones, los correos electrónicos, las acreditaciones, las listas de participantes y los imprevistos.
Por lo tanto, la cuestión no es el número de empleados de la empresa, sino más bien el número de eventos que hay que organizar, el nivel de presión al que están sometidos los equipos y el tiempo del que se dispone realmente.
Una empresa que organiza un evento puntual cada dos años puede arreglárselas con unas pocas herramientas sencillas. Pero en cuanto hay que gestionar varios eventos a lo largo del año, aunque sean de pequeña envergadura, la repetición de tareas acaba consumiendo mucho tiempo.
Crear formularios, recordar a los inscritos, actualizar las listas, preparar las acreditaciones, enviar correos electrónicos o volver a hacer las mismas hojas de cálculo de Excel en cada evento acaba llevando muchísimo tiempo.
A partir de tres o cinco eventos al año, suele ser conveniente crear una plataforma específica para no tener que empezar de cero en cada proyecto.
La necesidad de una herramienta específica también surge en cuanto aumenta el número de participantes.
Un evento con 20 personas aún se puede gestionar con bastante facilidad. Pero cuando hay que acoger a 100, 200 o 500 participantes, la situación cambia por completo. Aumenta el riesgo de cometer errores, se multiplican las solicitudes y resulta más difícil centralizar la información.
Los equipos deben llevar un control de las confirmaciones de asistencia, gestionar las dietas, enviar recordatorios, preparar las acreditaciones, agilizar el registro de entrada y responder a las preguntas de los participantes.
Sin una herramienta específica, esta organización se vuelve rápidamente compleja y se convierte en una fuente de estrés.
La necesidad de una plataforma no depende únicamente del número de participantes. Algunos eventos relativamente pequeños pueden resultar muy complejos de organizar.
Esto suele ocurrir cuando el evento incluye varias sesiones, ponentes, talleres, contenidos digitales, acompañantes, actividades de networking o varios lugares.
Un evento híbrido o «phygital» también requiere una mayor coordinación, ya que hay que gestionar tanto a los participantes que están presentes como a los que lo siguen a distancia.
En estas situaciones, una herramienta específica permite centralizar toda la información y gestionar mejor el conjunto del sistema.
Una de las principales ventajas de una plataforma para eventos es el ahorro de tiempo.
En lugar de volver a crear los mismos documentos en cada evento, los equipos pueden reutilizar plantillas, automatizar ciertas tareas y centralizar los datos. Las inscripciones, los correos electrónicos, las acreditaciones, los registros de asistencia y las estadísticas se agrupan en una sola herramienta.
Esto permite reducir las tareas repetitivas, minimizar los errores y centrarse en aspectos de mayor valor añadido, como el contenido, la experiencia de los participantes o la estrategia del evento.
En realidad, el mejor indicador no siempre es el número de eventos o el número de participantes.
La verdadera señal se hace evidente cuando los equipos empiezan a perder tiempo, a repetir varias veces las mismas tareas, a buscar información en distintos archivos o a sentir un estrés creciente a medida que se acerca cada evento.
Si los equipos tienen la sensación de que siempre tienen que empezar de cero, de que les falta visibilidad o de que dedican demasiado tiempo a tareas manuales, eso suele significar que es hora de pasar a utilizar una herramienta específica.
