Molte aziende ritengono che una piattaforma per la gestione degli eventi sia riservata alle grandi società o a eventi con diverse migliaia di partecipanti. In realtà, la necessità di utilizzarla dipende meno dalle dimensioni dell'azienda che dal numero di eventi organizzati, dal tempo a disposizione e dal livello di complessità da gestire.
Spesso si pensa che uno strumento per l'organizzazione di eventi sia riservato alle grandi aziende che dispongono di un team dedicato, di un budget consistente e di diversi mesi di preparazione. In realtà, però, sono spesso le PMI, le medie imprese o i piccoli team ad avere maggiormente bisogno di strumenti che consentano loro di risparmiare tempo.
Quando una o due persone devono gestire diversi eventi nel corso dell'anno, senza uno strumento centralizzato diventa presto difficile tenere traccia delle iscrizioni, delle e-mail, dei badge, degli elenchi dei partecipanti e degli imprevisti.
Il punto non è quindi il numero di dipendenti dell'azienda, ma piuttosto il numero di eventi da organizzare, il livello di pressione sui team e il tempo effettivamente disponibile.
Un'azienda che organizza un evento sporadico una volta ogni due anni può ancora cavarsela con pochi strumenti semplici. Ma non appena occorre gestire più eventi nel corso dell'anno, anche di piccole dimensioni, la ripetizione delle attività diventa dispendiosa in termini di tempo.
Creare i moduli, sollecitare gli iscritti, aggiornare le liste, preparare i badge, inviare le e-mail o rifare le stesse tabelle Excel ad ogni evento finisce per richiedere un'enorme quantità di tempo.
A partire da tre-cinque eventi all'anno, spesso diventa opportuno creare una piattaforma dedicata per evitare di ricominciare da zero ad ogni progetto.
La necessità di uno strumento specifico si fa sentire non appena il numero dei partecipanti aumenta.
Un evento con 20 partecipanti può ancora essere gestito con una certa semplicità. Ma quando si tratta di accogliere 100, 200 o 500 partecipanti, la situazione cambia completamente. Il rischio di errori aumenta, le richieste si moltiplicano e diventa più difficile centralizzare le informazioni.
I team devono tenere traccia delle conferme di partecipazione, gestire le esigenze alimentari, inviare promemoria, preparare i badge, facilitare le procedure di registrazione e rispondere alle domande dei partecipanti.
Senza uno strumento specifico, questa organizzazione diventa presto complessa e fonte di stress.
La necessità di una piattaforma non dipende solo dal numero di partecipanti. Alcuni eventi relativamente piccoli possono rivelarsi molto complessi da organizzare.
Questo accade spesso quando l'evento prevede diverse sessioni, relatori, workshop, contenuti digitali, accompagnatori, opportunità di networking o più sedi.
Un evento ibrido o phygital richiede inoltre un maggiore coordinamento, poiché occorre gestire sia i partecipanti in loco sia quelli che seguono a distanza.
In questi casi, uno strumento specifico consente di centralizzare tutte le informazioni e di gestire meglio l'intero sistema.
Uno dei principali vantaggi di una piattaforma per eventi è il risparmio di tempo.
Invece di ricreare gli stessi documenti ad ogni evento, i team possono riutilizzare i modelli, automatizzare alcune attività e centralizzare i dati. Iscrizioni, e-mail, badge, check-in e statistiche sono raggruppati in un unico strumento.
Ciò consente di ridurre le attività ripetitive, limitare gli errori e concentrarsi su aspetti a maggiore valore aggiunto, come i contenuti, l'esperienza dei partecipanti o la strategia dell'evento.
In realtà, l'indicatore migliore non è sempre il numero di eventi o il numero di partecipanti.
Il vero segnale si manifesta quando i team iniziano a perdere tempo, a ripetere più volte le stesse attività, a cercare informazioni in diversi file o a provare uno stress crescente con l'avvicinarsi di ogni evento.
Se i team hanno l'impressione di dover ricominciare sempre da zero, di non avere una visione d'insieme o di dedicare troppo tempo alle attività manuali, spesso significa che è giunto il momento di passare a uno strumento specifico.
