La scelta di una piattaforma per eventi non si basa più esclusivamente sul confronto delle funzionalità o delle tariffe. Le aziende devono inoltre tenere conto dell’ubicazione dei dati, della conformità al GDPR, della sicurezza, della qualità dell’assistenza, della capacità di integrazione con il sistema informativo e della sostenibilità del fornitore.
In questo contesto, scegliere una piattaforma per eventi francese può rappresentare un vero e proprio vantaggio. Una soluzione locale consente di gestire meglio i dati dei partecipanti, di facilitare i contatti con i team legali e informatici e di beneficiare di un supporto adeguato alle prassi del mercato francese.
Organizzare un evento professionale comporta la raccolta e il trattamento di numerose informazioni: identità dei partecipanti, recapiti professionali, preferenze alimentari, scelta delle sessioni, dati relativi ai trasporti, informazioni sull’alloggio, consensi e persino la cronologia delle partecipazioni.
La piattaforma scelta diventa quindi un elemento centrale dell'organizzazione dell'evento. Non serve solo a creare un modulo di iscrizione o a inviare inviti, ma contribuisce alla gestione dei dati, all'esperienza dei partecipanti, alla sicurezza del progetto e al coordinamento tra i diversi team.
Un’azienda deve in particolare chiedersi:
• dove sono ospitati i dati;
• quale legislazione si applica;
• chi può accedervi;
• per quanto tempo vengono conservati;
• come i dati possono essere cancellati o esportati;
• quali impegni assume il fornitore del servizio;
• quale assistenza è disponibile in caso di incidente.
Scegliere una piattaforma francese permette spesso di ottenere risposte più chiare e più adeguate alle esigenze delle aziende francesi ed europee.
Il GDPR non si limita ad aggiungere una casella di consenso su un modulo di registrazione. Regola l’intero ciclo di vita dei dati personali, dalla loro raccolta fino alla loro cancellazione.
Una piattaforma dedicata agli eventi deve consentire il rispetto di diversi principi fondamentali:
• raccogliere solo i dati necessari;
• informare chiaramente i partecipanti;
• gestire i consensi;
• consentire l’esercizio dei diritti di accesso, rettifica e cancellazione;
• definire i periodi di conservazione;
• limitare gli accessi in base ai ruoli;
• tracciare le azioni effettuate sui dati;
• garantire la sicurezza delle esportazioni e delle connessioni.
Una soluzione sviluppata per il mercato francese è in genere più in linea con le aspettative dei responsabili della protezione dei dati (DPO), degli uffici legali e delle direzioni IT locali.
Ciò non significa che una soluzione straniera non sia conforme. D’altra parte, una piattaforma francese può facilitare gli scambi, la documentazione contrattuale e la comprensione delle responsabilità tra il cliente e il fornitore.
Perché il GDPR è particolarmente importante nel settore degli eventi?
I database relativi agli eventi sono in continua evoluzione. I partecipanti si iscrivono, modificano i propri dati, annullano la partecipazione, cambiano sessione o aggiungono preferenze specifiche.
Una gestione inadeguata può comportare:
• duplicati;
• esportazioni non sicure;
• dati conservati per un periodo troppo lungo;
• file Excel inviati via e-mail;
• diritti di accesso troppo ampi;
• errori nelle comunicazioni;
• una perdita di fiducia da parte dei partecipanti.
Una piattaforma centralizzata riduce tali rischi e consente un migliore controllo dei flussi di dati.
L'hosting dei dati è diventato un criterio importante nelle gare d'appalto e nei processi di selezione dei software.
Per le aziende francesi, l’hosting dei dati in Francia presenta diversi vantaggi:
• maggiore chiarezza giuridica;
• riduzione dei trasferimenti internazionali;
• vicinanza al fornitore di servizi;
• requisiti contrattuali più semplici da gestire;
• maggiore tranquillità per i dipartimenti legali e informatici;
• maggiore coerenza con le politiche di sovranità digitale.
Si tratta di una questione particolarmente delicata per gli eventi in cui vengono trattati dati riservati o strategici:
• convegni interni;
• assemblee generali;
• eventi delle risorse umane;
• riunioni dirigenziali;
• eventi istituzionali;
• congressi medici;
• eventi riservati ai partner;
• conferenze con contenuti riservati.
Hosting in Francia e sovranità digitale
La sovranità digitale non significa solo utilizzare un software francese. Consiste anche nel sapere dove sono archiviati i dati, chi li gestisce e secondo quali regole possono essere trattati.
Per un’azienda, scegliere una piattaforma francese consente di ridurre alcune dipendenze e di controllare meglio le condizioni di utilizzo dei propri dati.
La sceltadi una piattaforma per eventi coinvolge spesso diverse figure professionali:
• direzione eventi;
• comunicazione;
• marketing;
• risorse umane;
• responsabile IT;
• responsabile della sicurezza informatica;
• ufficio legale;
• acquisti;
• responsabile della protezione dei dati.
Ogni squadra valuta la soluzione in base ai propri criteri.
Il reparto eventi è alla ricerca di una piattaforma semplice e completa. Il reparto IT verifica la sicurezza e le integrazioni. L'ufficio legale ne analizza la conformità. Il reparto acquisti esamina gli impegni contrattuali e la solidità del fornitore.
Una piattaforma francese può facilitare questo processo grazie a:
• referenti facilmente raggiungibili;
• documenti contrattuali in francese;
• una migliore comprensione dei requisiti locali;
• una risposta più rapida ai questionari di sicurezza;
• la capacità di adattare gli scambi alle procedure interne;
• una maggiore vicinanza tra i team tecnici e quelli di settore.
I criteri generalmente presi in esame da una direzione informatica
Un reparto IT può richiedere, in particolare:
• l’ubicazione dei server;
• i meccanismi di backup;
• la gestione dei diritti di accesso;
• la crittografia dei dati;
• le procedure in caso di incidente;
• la compatibilità SSO;
• le possibilità di integrazione tramite API;
• la gestione dei subappaltatori;
• le certificazioni ottenute;
• gli impegni in materia di disponibilità.
Una piattaforma in grado di fornire risposte chiare a queste domande infonde fiducia a tutta l'organizzazione.
Un evento è soggetto a rigidi vincoli di calendario. Un errore di configurazione, un problema di importazione o una questione dell’ultimo minuto possono avere conseguenze immediate.
In questo contesto, la qualità dell’assistenza è importante quanto la tecnologia.
Un team con sede in Francia offre generalmente:
• orari flessibili;
• comunicazioni nella stessa lingua;
• una migliore comprensione delle usanze locali;
• vicinanza culturale;
• capacità di intervenire rapidamente;
• un’assistenza più personalizzata.
Questa vicinanza risulta particolarmente utile per progetti complessi, un numero elevato di partecipanti o eventi che prevedono diverse modalità di iscrizione.
L'assistenza non deve limitarsi al supporto tecnico
Un buon supporto organizzativo consiste anche nell’aiutare l’organizzatore a strutturare il proprio progetto:
• scelta dei moduli;
• gestione dei gruppi di partecipanti;
• modelli di email;
• organizzazione dei percorsi;
• preparazione del check-in;
• configurazione degli accessi;
• monitoraggio delle iscrizioni;
• analisi dei risultati.
Una piattaforma francese può così diventare un vero e proprio partner operativo, e non un semplice fornitore di software.
Le aziende francesi hanno pratiche, vincoli e aspettative specifiche.
Potrebbero aver bisogno di:
• seguire procedure di acquisto complesse;
• integrare una rubrica aziendale;
• collegare un CRM;
• utilizzare un SSO;
• gestire diverse filiali;
• collaborare con agenzie di organizzazione eventi;
• creare eventi multilingue;
• gestire ospiti VIP;
• generare report specifici;
• personalizzare in modo approfondito l’esperienza dei partecipanti.
Una soluzione francese può offrire maggiore flessibilità in termini di scambi, configurazione e richieste di aggiornamento.
La personalizzazione come elemento di differenziazione
Alcune piattaforme internazionali operano principalmente sulla base di modelli standardizzati.
Per molti eventi, questo può essere sufficiente. Ma le grandi aziende, le agenzie e le istituzioni spesso cercano un’esperienza più personalizzata:
• identità visiva specifica;
• percorsi di registrazione condizionali;
• contenuti diversi a seconda dei profili;
• aree riservate;
• comunicazioni segmentate;
• applicazione mobile personalizzata;
• gestione multi-evento;
• automazioni su misura.
Una piattaforma locale è in grado di supportare meglio questo livello di personalizzazione.
Una piattaforma francese è particolarmente indicata per:
• un’azienda che organizza eventi interni;
• una direzione delle risorse umane che gestisce seminari o convegni;
• un’agenzia di eventi che lavora per diversi clienti;
• un ente pubblico;
• una federazione o un’associazione;
• un’azienda soggetta a rigorosi requisiti di sicurezza;
• un’organizzazione che desidera limitare i trasferimenti di dati;
• un grande gruppo alla ricerca di un supporto locale;
• una PMI che desidera evitare una soluzione troppo complessa;
• un evento che richiede un elevato grado di personalizzazione.
Può inoltre rivelarsi interessante per le organizzazioni che desiderano avere un interlocutore in grado di comprendere rapidamente il loro progetto e di accompagnarle fino al giorno X.
AppCraft EVENTS è una piattaforma francese dedicata agli eventi, pensata per centralizzare la preparazione, la gestione e il monitoraggio degli eventi professionali.
La piattaforma consente in particolare di gestire:
• i siti dedicati agli eventi;
• i moduli di iscrizione;
• gli inviti;
• i solleciti;
• gli elenchi dei partecipanti;
• i programmi;
• i relatori;
• i workshop;
• le comunicazioni;
• il check-in;
• i badge;
• l’app mobile;
• il networking;
• i questionari;
• le statistiche;
• gli accessi e i profili utente.
AppCraft pone inoltre l’accento su diversi elementi richiesti dalle organizzazioni francesi:
• hosting dei dati in Francia;
• conformità al GDPR;
• assistenza personalizzata;
• personalizzazione dei percorsi;
• integrazioni con il sistema informativo;
• gestione di progetti complessi;
• assistenza locale;
• certificazione ISO 20121;
• approccio responsabile all’organizzazione di eventi.
Una piattaforma progettata insieme agli organizzatori
AppCraft si evolve grazie ai feedback dei propri clienti, delle agenzie di eventi e dei liberi professionisti che utilizzano la piattaforma sul campo.
Questo approccio consente di adattare le funzionalità alle realtà operative: modifiche dell'ultimo minuto, gestione di più profili, esigenze di reporting o coordinamento tra diversi team.
