Die Wahl einer Veranstaltungsplattform hängt nicht mehr allein vom Vergleich der Funktionen oder Preise ab. Unternehmen müssen auch den Speicherort der Daten, die Einhaltung der DSGVO, die Sicherheit, die Qualität des Supports, die Integrationsfähigkeit in das Informationssystem und die Zukunftsfähigkeit des Anbieters berücksichtigen.
Vor diesem Hintergrund kann die Wahl einer französischen Veranstaltungsplattform einen echten Vorteil darstellen. Eine lokale Lösung ermöglicht eine bessere Kontrolle über die Teilnehmerdaten, erleichtert den Austausch mit den Rechts- und IT-Teams und bietet eine auf die Gegebenheiten des französischen Marktes zugeschnittene Betreuung.
Die Organisation einer Fachveranstaltung erfordert die Erfassung und Verarbeitung zahlreicher Informationen: Identität der Teilnehmer, berufliche Kontaktdaten, Ernährungsvorlieben, Auswahl der Veranstaltungen, Anreisedaten, Informationen zur Unterkunft, Einwilligungen sowie die Teilnahmehistorie.
Die ausgewählte Plattform wird somit zu einem zentralen Bestandteil des Veranstaltungsmanagements. Sie dient nicht nur dazu, ein Anmeldeformular zu erstellen oder Einladungen zu versenden. Sie trägt auch zur Datenverwaltung, zum Teilnehmererlebnis, zur Sicherheit des Projekts und zur Koordination zwischen den verschiedenen Teams bei.
Ein Unternehmen muss sich insbesondere folgende Fragen stellen:
• Wo werden die Daten gespeichert?
• Welche Rechtsvorschriften gelten?
• Wer hat Zugriff darauf?
• Wie lange werden sie aufbewahrt?
• Wie können die Daten gelöscht oder exportiert werden?
• Welche Verpflichtungen geht der Dienstleister ein?
• Welche Unterstützung steht im Falle eines Vorfalls zur Verfügung?
Die Wahl einer französischen Plattform führt oft dazu, dass man klarere Antworten erhält, die besser auf die Anforderungen französischer und europäischer Unternehmen zugeschnitten sind.
Die DSGVO beschränkt sich nicht darauf, ein Einverständnisfeld in ein Anmeldeformular aufzunehmen. Sie regelt den gesamten Lebenszyklus personenbezogener Daten, von der Erhebung bis zur Löschung.
Eine Veranstaltungsplattform muss die Einhaltung mehrerer wesentlicher Grundsätze gewährleisten:
• Nur die notwendigen Daten erheben;
• Die Teilnehmer klar informieren;
• Einwilligungen verwalten;
• die Ausübung der Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung ermöglichen;
• Aufbewahrungsfristen festlegen;
• den Zugriff entsprechend den Rollen einschränken;
• die an den Daten vorgenommenen Aktionen protokollieren;
• Exporte und Verbindungen sichern.
Eine speziell für den französischen Markt entwickelte Lösung entspricht in der Regel besser den Erwartungen der Datenschutzbeauftragten, der Rechtsabteilungen und der lokalen IT-Abteilungen.
Das bedeutet nicht, dass eine ausländische Lösung nicht den Anforderungen entspricht. Eine französische Plattform kann jedoch den Austausch, die Vertragsunterlagen und das Verständnis der Verantwortlichkeiten zwischen dem Kunden und dem Dienstleister erleichtern.
Warum ist die DSGVO im Veranstaltungsbereich besonders wichtig?
Veranstaltungsdatenbanken ändern sich ständig. Teilnehmer melden sich an, ändern ihre Angaben, sagen ihre Teilnahme ab, wechseln die Sitzung oder geben besondere Wünsche an.
Eine schlechte Verwaltung kann folgende Folgen haben:
• Datenduplikate;
• unsichere Datenexporte;
• zu lange aufbewahrte Daten;
• per E-Mail versendete Excel-Dateien;
• zu weitreichende Zugriffsrechte;
• Fehler in der Kommunikation;
• Vertrauensverlust bei den Teilnehmern.
Eine zentralisierte Plattform verringert diese Risiken und ermöglicht eine bessere Kontrolle der Datenströme.
Das Hosting von Daten ist zu einem wichtigen Kriterium bei Ausschreibungen und bei der Auswahl von Software geworden.
Für französische Unternehmen bietet die Speicherung von Daten in Frankreich mehrere Vorteile:
• bessere rechtliche Nachvollziehbarkeit;
• Reduzierung internationaler Datenübermittlungen;
• Nähe zum Dienstleister;
• einfacher zu regelnde vertragliche Anforderungen;
• Sicherheit für die Rechts- und IT-Abteilungen;
• bessere Übereinstimmung mit den Richtlinien zur digitalen Souveränität.
Dieses Thema ist besonders heikel bei Veranstaltungen, bei denen vertrauliche oder strategische Daten verarbeitet werden:
• interne Tagungen;
• Hauptversammlungen;
• HR-Veranstaltungen;
• Führungssitzungen;
• institutionelle Veranstaltungen;
• medizinische Kongresse;
• Veranstaltungen, die Partnern vorbehalten sind;
• Konferenzen mit vertraulichen Inhalten.
Hosting in Frankreich und digitale Souveränität
Digitale Souveränität bedeutet nicht nur, französische Software zu nutzen. Sie bedeutet auch, zu wissen, wo die Daten gespeichert sind, wer sie verwaltet und nach welchen Regeln sie verarbeitet werden dürfen.
Für ein Unternehmen bietet die Wahl einer französischen Plattform den Vorteil, dass bestimmte Abhängigkeiten verringert werden und die Bedingungen für die Nutzung seiner Daten besser kontrolliert werden können.
An der Auswahleiner Veranstaltungsplattform sind oft mehrere Beteiligte beteiligt:
• Veranstaltungsleitung;
• Kommunikation;
• Marketing;
• Personalwesen;
• IT-Leitung;
• Datenschutzbeauftragter;
• Rechtsabteilung;
• Einkauf;
• Datenschutzbeauftragter (DSB).
Jedes Team bewertet die Lösung nach seinen eigenen Kriterien.
Die Veranstaltungsleitung sucht nach einer einfachen und umfassenden Plattform. Die IT-Abteilung prüft die Sicherheit und die Integrationen. Die Rechtsabteilung analysiert die Konformität. Die Einkaufsabteilung prüft die vertraglichen Verpflichtungen und die Zukunftsfähigkeit des Dienstleisters.
Eine französische Plattform kann diesen Prozess erleichtern, und zwar durch:
• gut erreichbare Ansprechpartner;
• Vertragsunterlagen auf Französisch;
• ein besseres Verständnis der lokalen Anforderungen;
• eine schnellere Beantwortung von Sicherheitsfragebögen;
• die Möglichkeit, den Austausch an interne Abläufe anzupassen;
• eine engere Zusammenarbeit zwischen den technischen und den Fachteams.
Kriterien, die in der Regel von einer IT-Abteilung geprüft werden
Eine IT-Abteilung kann insbesondere folgende Informationen anfordern:
• den Standort der Server;
• die Sicherungsmechanismen;
• die Verwaltung der Zugriffsrechte;
• die Datenverschlüsselung;
• die Vorgehensweisen im Falle eines Vorfalls;
• die SSO-Kompatibilität;
• die Möglichkeiten der API-Integration;
• das Management von Auftragsverarbeitern;
• die erworbenen Zertifizierungen;
• die Verfügbarkeitszusagen.
Eine Plattform, die diese Fragen eindeutig beantworten kann, schafft Vertrauen in der gesamten Organisation.
Eine Veranstaltung unterliegt strengen terminlichen Vorgaben. Ein Konfigurationsfehler, ein Problem beim Import oder eine Frage in letzter Minute kann unmittelbare Folgen haben.
In diesem Zusammenhang ist die Qualität der Betreuung ebenso wichtig wie die Technologie.
Ein in Frankreich ansässiges Team bietet in der Regel:
• angepasste Arbeitszeiten;
• Kommunikation in derselben Sprache;
• ein besseres Verständnis der lokalen Gepflogenheiten;
• kulturelle Nähe;
• die Fähigkeit, schnell zu reagieren;
• eine individuellere Betreuung.
Diese Nähe erweist sich insbesondere bei komplexen Projekten, einer großen Teilnehmerzahl oder Veranstaltungen mit mehreren Anmeldemöglichkeiten als besonders nützlich.
Die Betreuung darf sich nicht auf den technischen Support beschränken
Zu einer guten Veranstaltungsbetreuung gehört es auch, den Veranstalter bei der Strukturierung seines Projekts zu unterstützen:
• Auswahl der Formulare;
• Verwaltung der Teilnehmergruppen;
• E-Mail-Vorlagen;
• Organisation der Parcours;
• Vorbereitung des Check-ins;
• Einrichtung der Zugänge;
• Nachverfolgung der Anmeldungen;
• Auswertung der Ergebnisse.
Eine französische Plattform kann so zu einem echten operativen Partner werden und ist nicht nur ein einfacher Softwareanbieter.
Französische Unternehmen haben spezifische Vorgehensweisen, Rahmenbedingungen und Erwartungen.
Möglicherweise benötigen sie:
• komplexe Beschaffungsprozesse einzuhalten;
• ein Unternehmensverzeichnis zu integrieren;
• ein CRM anzubinden;
• SSO zu nutzen;
• mehrere Niederlassungen zu verwalten;
• mit Eventagenturen zusammenzuarbeiten;
• mehrsprachige Veranstaltungen zu organisieren;
• VIP-Gäste zu betreuen;
• spezifische Berichte zu erstellen;
• das Teilnehmererlebnis stark zu personalisieren.
Eine französische Lösung kann mehr Flexibilität beim Datenaustausch, bei der Konfiguration und bei Änderungswünschen bieten.
Personalisierung als Unterscheidungsmerkmal
Einige internationale Plattformen arbeiten hauptsächlich nach standardisierten Modellen.
Für viele Veranstaltungen mag dies ausreichen. Große Unternehmen, Agenturen und Institutionen suchen jedoch oft nach einem individuelleren Erlebnis:
• spezifisches Corporate Design;
• bedingte Anmeldeabläufe;
• profilabhängige Inhalte;
• reservierte Bereiche;
• segmentierte Kommunikation;
• personalisierte mobile App;
• Verwaltung mehrerer Veranstaltungen;
• maßgeschneiderte Automatisierungen.
Eine lokale Plattform kann diese Art der individuellen Anpassung besser unterstützen.
Eine französische Plattform eignet sich besonders für:
• ein Unternehmen, das interne Veranstaltungen organisiert;
• eine Personalabteilung, die Seminare oder Tagungen organisiert;
• eine Eventagentur, die für mehrere Kunden tätig ist;
• eine öffentliche Einrichtung;
• ein Verband oder Verein;
• ein Unternehmen, das strengen Sicherheitsanforderungen unterliegt;
• eine Organisation, die den Datentransfer einschränken möchte;
• ein großer Konzern, der lokale Unterstützung sucht;
• ein KMU, das eine zu komplexe Lösung vermeiden möchte;
• eine Veranstaltung, die ein hohes Maß an individueller Anpassung erfordert.
Sie kann auch für Organisationen interessant sein, die einen Ansprechpartner suchen, der ihr Projekt schnell versteht und sie bis zum Tag X begleitet.
AppCraft EVENTS ist eine französische Veranstaltungsplattform, die darauf ausgelegt ist, die Vorbereitung, Verwaltung und Nachbereitung von Geschäftsveranstaltungen zu zentralisieren.
Die Plattform ermöglicht insbesondere die Verwaltung von:
• Veranstaltungsorten;
• Anmeldeformularen;
• Einladungen;
• Erinnerungsnachrichten;
• Teilnehmerlisten;
• Programmen;
• Referenten;
• Workshops;
• Mitteilungen;
• Check-in;
• die Namensschilder;
• die mobile App;
• das Networking;
• die Fragebögen;
• die Statistiken;
• die Zugangsrechte und Benutzerprofile.
AppCraft legt zudem den Schwerpunkt auf mehrere Aspekte, die von französischen Unternehmen erwartet werden:
• Datenhosting in Frankreich;
• Einhaltung der DSGVO;
• persönliche Betreuung;
• individuelle Gestaltung der Lernpfade;
• Anbindung an das Informationssystem;
• Management komplexer Projekte;
• Support vor Ort;
• ISO 20121-Zertifizierung;
• verantwortungsbewusster Umgang mit Veranstaltungen.
Eine gemeinsam mit den Veranstaltern entwickelte Plattform
AppCraft entwickelt sich dank des Feedbacks seiner Kunden, von Eventagenturen und Freiberuflern weiter, die die Plattform in der Praxis nutzen.
Dieser Ansatz ermöglicht es, die Funktionen an die betrieblichen Gegebenheiten anzupassen: Änderungen in letzter Minute, die Verwaltung mehrerer Profile, Anforderungen an das Berichtswesen oder die Koordination zwischen verschiedenen Teams.
