Eine Veranstaltungswebsite erstellen, ein Programm generieren, Einladungen vorbereiten oder Anmeldungen anhand einer einfachen Eingabeaufforderung strukturieren: Was noch vor kurzem wie Science-Fiction klang, wird im B2B-Veranstaltungsbereich nach und nach Realität. Mit Lösungen wie Waiv Event und AppCraft EVENTS dient künstliche Intelligenz nicht mehr nur dazu, bestimmte Aufgaben zu automatisieren. Sie verändert die Art und Weise, wie Veranstaltungen konzipiert, produziert und gesteuert werden. Aber wie weit kann man tatsächlich gehen? Kann man wirklich eine ganze Veranstaltung mit einem einfachen Befehl erstellen? Und vor allem: Welche Grenzen darf man nicht außer Acht lassen?
Lange Zeit bestand die Organisation einer Veranstaltung aus einer Vielzahl sich wiederholender Aufgaben: eine Website erstellen, E-Mails verfassen, Anmeldungen bearbeiten, das Programm zusammenstellen oder die verschiedenen Teilnehmerrouten koordinieren.
Jede Änderung erforderte einen Austausch, Freigaben und manchmal den Einsatz mehrerer verschiedener Tools. Dieser Ablauf verlangsamte die Event-Produktion erheblich, insbesondere für Agenturen oder Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig betreuen.
Der Einzug der künstlichen Intelligenz verändert diesen Ansatz nach und nach. Heute sind einige Plattformen in der Lage, anhand eines einfachen, in natürlicher Sprache verfassten Briefings automatisch eine schlüssige Veranstaltungsdatenbank zu erstellen.
Genau das ist die Vision von wAIv Event: Veranstaltern zu ermöglichen, innerhalb weniger Minuten von einer Idee zu einem einsatzbereiten Veranstaltungskonzept zu gelangen.
Das Ziel besteht nicht nur darin, Zeit zu sparen. Das Ziel ist vor allem, die operativen Reibungsverluste zu verringern, die Event-Teams oft behindern.
Konkret lässt sich heute mit einem Prompt ein Großteil der für eine B2B-Veranstaltung erforderlichen Elemente erstellen.
Ein Veranstalter kann seinen Bedarf einfach beschreiben:
„Organisation einer Tagung mit 500 Teilnehmern in Paris, bestehend aus mehreren Workshops, einer Networking-Veranstaltung und VIP-Programmen.“
Auf Grundlage dieser Anfrage kann die KI eine erste Struktur für eine Veranstaltungs-Miniseite, Inhaltsseiten, ein Programm, Einladungs-E-Mails oder auch passende Anmeldeformulare erstellen.
Mit wAIv Event sorgt diese Vorgehensweise dafür, dass die Teams nicht mehr bei Null anfangen müssen. Die KI liefert sofort eine verwertbare Grundlage, die die Organisatoren anschließend entsprechend ihren Zielen anpassen, ergänzen und personalisieren können.
Dieser Ansatz ist besonders interessant für Eventagenturen und Kommunikationsteams, die Veranstaltungen schnell organisieren müssen und dabei ein hohes Qualitätsniveau gewährleisten wollen.
Eine der Hauptkritikpunkte an KI im Veranstaltungsbereich betrifft die Gefahr der Standardisierung. Viele stellen sich Plattformen vor, die zwar schnell Veranstaltungen generieren können … bei denen aber letztendlich alles gleich aussieht.
Im B2B-Eventbereich ist Personalisierung mittlerweile unverzichtbar geworden. Eine Produkteinführung, eine Roadshow, eine Pressekonferenz oder ein Capital Market Day können nicht alle genau dasselbe digitale Erlebnis bieten.
Genau das ist eine der größten Herausforderungen für AppCraft EVENTS und wAIv Event: KI zu nutzen, um die Entwicklung zu beschleunigen, ohne dabei ein einheitliches Modell vorzuschreiben.
Die Organisatoren behalten somit die Möglichkeit, folgende Elemente zu ändern:
• Inhalte,
• Grafiken,
• Module,
• Workflows,
• oder auch die Teilnehmerpfade.
Das Ziel besteht nicht darin, die Veranstaltungsstrategie zu ersetzen, sondern ihre Umsetzung zu vereinfachen.
Der Nutzen der künstlichen Intelligenz beschränkt sich nicht nur auf die Erstellung von Inhalten oder die Gestaltung von Veranstaltungswebsites.
Sie entwickelt sich nach und nach zu einer echten operativen Assistentin, die die Teams bei verschiedenen alltäglichen Aufgaben unterstützen kann.
Das Verfassen von E-Mails, das Erstellen von FAQs, das Zusammenstellen von praktischen Informationen, die Gestaltung von Anmeldeprozessen oder die Automatisierung von Arbeitsabläufen: KI trägt dazu bei, den Arbeitsaufwand für die Organisatoren erheblich zu reduzieren.
Für Eventagenturen und -teams bedeutet dies eine erhebliche Zeitersparnis, insbesondere bei Veranstaltungen mit hohem Aufkommen oder Projekten, die innerhalb sehr kurzer Fristen umgesetzt werden müssen.
Dank dieser Vorgehensweise können auch kleinere Teams ein Produktionsniveau erreichen, das bisher nur viel größeren Unternehmen vorbehalten war.
Auch wenn die künstliche Intelligenz rasante Fortschritte macht, lässt sich die Organisation einer Veranstaltung noch nicht auf die Eingabe einer einfachen Befehlszeile reduzieren.
Eine Veranstaltung basiert auf menschlichen, strategischen und emotionalen Aspekten, die KI nicht vollständig ersetzen kann:
Verständnis für die Herausforderungen des Kunden, Teilnehmererlebnis, Kreativität, Umgang mit Unvorhergesehenem oder auch die operative Leitung vor Ort.
KI kann bestimmte Schritte erheblich beschleunigen, ersetzt jedoch nicht das Fachwissen im Veranstaltungsbereich.
Bei AppCraft EVENTS steht diese Vision im Mittelpunkt: KI soll als intelligenter Co-Pilot fungieren, der die Teams unterstützt, anstatt sie zu ersetzen.
Die Veranstalter behalten somit die Kontrolle über ihre Strategie, ihre Inhalte und ihr digitales Erlebnis und profitieren gleichzeitig von einer erheblichen Vereinfachung der Abläufe.
Der Veranstaltungsmarkt tritt allmählich in eine neue technologische Phase ein. Plattformen werden künftig nicht mehr nur anhand ihrer technischen Funktionen bewertet, sondern auch danach, inwieweit sie Veranstalter intelligent unterstützen können.
Die leistungsstärksten Tools werden wahrscheinlich diejenigen sein, die folgende Aspekte miteinander verbinden:
Automatisierung, Personalisierung, Flexibilität und künstliche Intelligenz.
Mit wAIv Event und AppCraft EVENTS wird diese Vision bereits Realität. Das Ziel besteht nicht nur darin, Veranstaltungen schneller auf die Beine zu stellen, sondern den Teams zu ermöglichen, nahtlosere, stimmigere und ambitioniertere Erlebnisse mit weniger operativen Reibungsverlusten zu schaffen.
Künstliche Intelligenz wird Veranstaltungsorganisatoren wahrscheinlich nicht ersetzen.
Veranstalter hingegen, die KI geschickt einsetzen, könnten sich schnell einen erheblichen Vorsprung verschaffen.
