Intelligente E-Mail-Kampagnen: gezielt ansprechen, automatisieren, erfolgreich sein.

Die Wahl einer Event-E-Mailing-Software hängt von der Zahl der Gäste, den verschiedenen Teilnehmerprofilen und dem gewünschten Grad an Personalisierung ab.

Für eine kleine Veranstaltung kann ein klassisches E-Mailing-Tool genügen. Eine Tagung, ein Seminar oder ein Kongress erfordert dagegen oft personalisierte Einladungen, automatische Erinnerungen und eine präzise Nachverfolgung der Anmeldungen.

AppCraft verbindet das E-Mailing mit seiner Teilnehmerdatenbank. So können die Veranstalter die Nachrichten personalisieren, bestimmte Versände automatisieren und die Ergebnisse der Kampagnen in ihrer Eventplattform verfolgen.

Um die Einladungen für verschiedene Zielgruppen zu personalisieren, lässt sich eine einzige Vorlage mit bedingten Inhaltsblöcken verwenden.

Mit AppCraft legen die Veranstalter fest, welche Informationen je nach Profil oder Daten des jeweiligen Empfängers angezeigt werden.

Bei einer Tagung erhält ein VIP-Gast zum Beispiel Informationen zu einem privaten Abendessen, während ein Referent die Hinweise zu seinem Beitrag findet. Die Mitarbeiter sehen nur die Informationen, die sie betreffen.

Mit dieser Methode lässt sich die Kommunikation an jede Zielgruppe anpassen, ohne mehrere Versionen derselben E-Mail manuell erstellen und verwalten zu müssen.

Um die Nachverfolgung der Einladungen zu verbessern, empfiehlt es sich, gezielte Erinnerungen je nach Status des jeweiligen Empfängers zu planen, statt dieselbe Nachricht systematisch an die gesamte Liste erneut zu senden.

Mit AppCraft lassen sich automatisierte E-Mailing-Szenarien konfigurieren. So kann zum Beispiel sieben Tage vor einer Veranstaltung eine Erinnerung an Gäste geplant werden, die ihre Anmeldung noch nicht bestätigt haben.

Außerdem lassen sich Erinnerungs- oder Dankesnachrichten an verschiedenen Stationen des Teilnehmerwegs vorsehen.

Diese Automatisierung begrenzt manuelle Eingriffe und passt die Kommunikation zugleich an die Situation jedes Gastes an.

Um individuelle Informationen zu übermitteln, ohne jedes Dokument manuell vorzubereiten, empfiehlt sich eine E-Mailing-Lösung, die mit den Teilnehmerdaten verbunden ist.

Mit AppCraft lassen sich personalisierte PDFs automatisch erzeugen und an E-Mails anhängen: namentliche Badges, Tickets oder Ablaufpläne mit der Workshop-Auswahl jedes Teilnehmers.

Die Veranstalter können außerdem eine ICS-Datei anhängen, damit die Gäste die Veranstaltung in ihren Kalender übernehmen können.

Diese Funktion ist besonders nützlich für Seminare mit Übernachtung, Tagungen und Veranstaltungen, die eine personalisierte logistische Kommunikation erfordern.

Um die Zustellbarkeit von Event-Einladungen zu verbessern, ist es wichtig, eine korrekt authentifizierte Versanddomain zu verwenden, die Adressen der Empfänger zu prüfen und die E-Mails vor dem Versand zu testen.

Mit AppCraft lassen sich die Einladungen von der Domain des Veranstalters mit SPF/DKIM-Authentifizierung versenden. Die Plattform bietet außerdem eine Vorschau der E-Mails für jedes Profil und den Versand von Testversänden vor der Verbreitung.

Die Veranstalter können anschließend die Statistiken zu Versand, Öffnungen und Klicks sowie die Zustellfehler einsehen.

Allerdings kann keine Lösung garantieren, dass eine E-Mail systematisch im Posteingang ankommt.