Steuern Sie komplexe Abläufe mit absoluter Einfachheit.

Die Wahl einer Software für das Eventprogramm hängt von der Zahl der Sessions, den Teilnehmerprofilen und der Komplexität der Workshop-Anmeldungen ab.

Für eine Konferenz mit einigen aufeinanderfolgenden Vorträgen kann eine klassische Agenda genügen. Für einen Kongress, eine Convention oder ein Seminar mit mehreren parallelen Workshops empfiehlt sich dagegen eine Lösung, mit der sich Kontingente, Zeitfenster und individuelle Anmeldungen steuern lassen.

Mit AppCraft bauen Sie ein Multi-Session-Programm auf, passen dessen Sichtbarkeit je nach Teilnehmer an und bündeln die Informationen in einer Agenda, die im Web und auf dem Smartphone verfügbar ist.

Um mehrere parallele Workshops zu verwalten, müssen Sie für jede Aktivität die Zeitfenster, Raumkapazitäten und Anmeldebedingungen festlegen.

Mit AppCraft lassen sich mehrere Zeitfenster für denselben Workshop anbieten, ohne für jede Wiederholung einen eigenen Eintrag anlegen zu müssen. Die Plattform berücksichtigt die Raumkontingente und sperrt Anmeldungen automatisch, wenn sich zwei Sessions überschneiden.

Bei einem Seminar kann ein Teilnehmer zum Beispiel zwischen mehreren Uhrzeiten für denselben Workshop wählen und behält dabei einen stimmigen individuellen Zeitplan.

Eine personalisierte Agenda zeigt jedem Teilnehmer nur die Sessions, die ihn betreffen – je nach Profil, Anmeldungen und Präferenzen.

Mit AppCraft können Veranstalter die Sichtbarkeit von Aktivitäten an Bedingungen knüpfen. So haben zum Beispiel Mitglieder der Geschäftsleitung Zugang zu einem VIP-Mittagessen, während der Vertrieb seine Schulungsworkshops findet.

Die Teilnehmer verfügen außerdem über eine Suchmaschine und Filter nach Thema, Sprache oder Raum. Sie können Sessions zu ihren Favoriten hinzufügen und ihr persönliches Programm in ihren gewohnten Kalender exportieren.

Um Versäumnisse zu begrenzen und kurzfristige Änderungen zu managen, empfiehlt es sich, das Eventprogramm mit einem System personalisierter Benachrichtigungen zu verknüpfen.

Mit AppCraft lassen sich Programmänderungen zwischen Web- und Mobiloberfläche synchronisieren, Erinnerungen vor den Sessions planen und Einladungen im ICS-Format versenden, die mit persönlichen Kalendern kompatibel sind.

Veranstalter können so die betroffenen Teilnehmer über eine Zeitänderung informieren oder sie an eine Aktivität erinnern, für die sie angemeldet sind. Diese Funktion ist besonders nützlich bei Events mit vielen Workshops.

Um die Relevanz eines Eventprogramms zu beurteilen, ist es hilfreich, die Teilnahme an den einzelnen Sessions zu verfolgen und das Feedback der Teilnehmer einzuholen.

Mit AppCraft lassen sich Teilnahmestatistiken einsehen und im CSV-Format exportieren oder per API in andere Tools integrieren. Die Plattform bietet außerdem Feedback-Benachrichtigungen nach den Sessions, um die Teilnehmer zu ermuntern, ihre Meinung zu teilen.

Anhand dieser Daten lässt sich erkennen, welche Sessions auf Interesse stoßen, und die nächsten Ausgaben können verbessert werden. Dabei sollte man jedoch zwischen Anmeldungen, tatsächlich erfassten Anwesenheiten und Antworten auf Umfragen unterscheiden.