Fesseln Sie ein größeres Publikum und verbessern Sie Ihre CO₂-Bilanz: Setzen Sie auf die hybride Veranstaltung!

Ein hybrides Meeting vereint die Vorteile eines Präsenzmeetings und einer Online-Veranstaltung: Einige Teilnehmer aus der Ferne schalten sich über eine Videokonferenzplattform zu den physisch anwesenden Referenten dazu. Diese Art interner Konferenz entspricht dem Bedürfnis von Unternehmen nach Reaktionsfähigkeit und ermöglicht den schnellen und effizienten Austausch von Inhalten und Informationen. Hybride Meetings werden immer häufiger, insbesondere:

• in Unternehmen, die das Arbeiten im Homeoffice bevorzugen;

• in multinationalen Unternehmen, deren Mitarbeiter über die ganze Welt verteilt sind;

• bei externen Meetings, in Konferenzen mit Kunden. Das Team ist physisch in den Büros präsent und kommuniziert per Video mit den Kunden aus der Ferne.

Ein Hybrid ist eine Kreuzung aus zwei klar definierten Einheiten. Hybride Veranstaltungen heißen so, weil sie die Merkmale physischer und digitaler Events vereinen. Die entstehende Veranstaltung, welcher Art auch immer, erlaubt es also, das Publikum vor Ort zu spüren und zugleich die Kommunikation dank leistungsfähiger Technologielösungen über das Web auf weitere Gäste auszudehnen.

Neben den üblichen organisatorischen Überlegungen, die mit jeder Veranstaltung verbunden sind, müssen die Organisatoren einer hybriden Veranstaltung diese mit zwei Begriffen im Kopf planen: Vorausplanung und Ausgewogenheit.

Der Erfolg einer solchen Veranstaltung hängt nämlich davon ab, ob die Organisation in der Lage ist:

• die Zahl der Teilnehmer vorherzusehen, sowohl der physischen als auch der virtuellen;

• die Tagesordnung so auszubalancieren, dass sie die Erwartungen aller Zielgruppen erfüllt, sowohl derjenigen vor Ort als auch derjenigen, die den Livestream aus der Ferne verfolgen. Diese Erwartungen müssen daher in Abhängigkeit vom Format des Events, der angesprochenen Zielgruppen (des Publikums) und der eingesetzten Technologie vorausgedacht werden;

• im Vorfeld der Veranstaltung zu kommunizieren und dabei sowohl die physische Präsenz als auch die Möglichkeit zu betonen, dass die Teilnehmer dank des digitalen Tools virtuell folgen und sich beteiligen können;

• die Werkzeuge bereitzustellen, die die Auswertung nach der Veranstaltung erleichtern, und dabei besonders darauf zu achten, wie alle Teilnehmer dieses neue hybride Erlebnis erlebt haben.

Damit Ihre hybride Veranstaltung in jeder Hinsicht ein Erfolg wird, sollten Sie einige bewährte Vorgehensweisen beachten:

• sicherstellen, dass das Meeting wirklich unverzichtbar ist;

• die Veranstaltung vorausplanen und dabei gegebenenfalls die Zeitzonen berücksichtigen;

• eine ausgewogene Tagesordnung erstellen und dabei auf die Erwartungen und/oder Bedürfnisse jedes Meeting-Teilnehmers achten;

• sicherstellen, dass alle Teilnehmer über die passenden technischen Hilfsmittel verfügen und die für die reibungslose Durchführung der Veranstaltung unverzichtbaren Funktionen nutzen können;

• den Veranstaltungsort (einschließlich des Videosystems) so gestalten, dass das Gefühl physischer Präsenz verstärkt wird;

• die Veranstaltung so moderieren, dass die Balance zwischen den physischen Teilnehmern und den virtuellen Referenten gewahrt bleibt.