Elegir un software para eventos no consiste en seleccionar el que ofrezca el mayor número de funciones. Se trata, sobre todo, de elegir la solución que mejor se adapte a tu organización, a tus equipos, a tus eventos y a tu forma de trabajar.
Cvent es una empresa con una larga trayectoria en el sector de la tecnología para eventos en Estados Unidos. AppCraft es un software integral de gestión de eventos, diseñado para ayudar a empresas y agencias a organizar eventos tanto en Francia como a nivel internacional.
Así pues, la verdadera pregunta no es: ¿qué plataforma es la más grande?
Pero mejor dicho: ¿cuál se adapta mejor a tus necesidades?
Cvent es una solución estadounidense muy completa, especialmente conocida entre las grandes organizaciones que cuentan con programas de eventos estructurados.
Ofrece un amplio alcance funcional y puede adaptarse a entornos complejos con numerosos usuarios, procesos y eventos.
Sin embargo, esta riqueza funcional puede ir acompañada de un proceso de aprendizaje y una implementación más estructurados.
AppCraft es la solución ideal para empresas y agencias que buscan una plataforma completa, personalizable y capaz de dar soporte a eventos de cualquier envergadura, incluidos los de ámbito internacional.
El software de gestión de eventos centraliza, entre otras cosas:
• los recintos de los eventos;
• las inscripciones;
• la gestión de participantes;
• las aplicaciones móviles;
• el registro y las acreditaciones;
• el networking;
• la gamificación;
• la logística y la asignación de habitaciones;
• las comunicaciones;
• las estadísticas y los informes;
• las integraciones con herramientas específicas del sector.
El objetivo: evitar la proliferación de herramientas y ofrecer a los equipos un entorno único para gestionar sus eventos.
La principal diferencia no radica únicamente en la lista de funciones.
AppCraft combina la tecnología con un acompañamiento personalizado a cargo de equipos que conocen las dificultades operativas del sector de los eventos.
De este modo, los organizadores pueden beneficiarsede un apoyo antes, durante y después de sus eventos, al tiempo que conservan una gran autonomía en el uso de la plataforma.
No todos los eventos son iguales.
Un seminario interno, una gira internacional, una convención con varios miles de asistentes o un evento para clientes no requieren las mismas funcionalidades.
AppCraft permite crear un entorno adaptado a cada proyecto, sin imponer un único modo de funcionamiento a todos los organizadores.
Esta flexibilidad supone una ventaja importante para las empresas y agencias que gestionan distintos tipos de eventos.
Cvent puede ser una buena opción si:
• buscas una solución que lleve tiempo implantada en organizaciones muy grandes;
• tu organización ya cuenta con procesos de gestión de eventos muy estructurados;
• necesitas un ecosistema funcional muy amplio.
• el hecho de que el grupo tenga su sede en Estados Unidos no supone un obstáculo para tu organización.
AppCraft puede resultar especialmente adecuado si:
• buscas una plataforma «todo en uno»;
• deseas un alto grado de personalización;
• quieres contar con asistencia personalizada;
• organizas eventos de distintos formatos;
• deseas poner en marcha tus eventos rápidamente;
• necesitas una solución capaz de dar soporte a proyectos tanto en Francia como a nivel internacional;
• deseas centralizar tus datos, tus participantes y tus operaciones relacionadas con los eventos en una única herramienta.
Cvent es una empresa estadounidense, con sede en Estados Unidos. Desde hace varios años, Cvent ofrece un centro de datos europeo y compromisos de cumplimiento del RGPD para sus clientes europeos, tal y como se detalla en su página de seguridad y cumplimiento. No obstante, al ser una entidad de derecho estadounidense, Cvent sigue estando sujeta a la legislación estadounidense (en particular, a la Cloud Act). Este aspecto debe analizarse de forma objetiva caso por caso con su responsable de protección de datos (DPO), especialmente en el marco de licitaciones públicas o para grandes cuentas sujetas a requisitos estrictos.
AppCraft aloja sus datos en Francia y cuenta con certificaciones reconocidas (ISO 27001, ISO 27701), con autenticación SSO nativa y pruebas de intrusión periódicas.
Para los directores de sistemas de información y los responsables de protección de datos, este criterio puede ser por sí solo determinante a la hora de tomar una decisión, independientemente del alcance funcional de las plataformas.
Más allá del precio indicado, el coste de un software para eventos también se mide en tiempo: tiempo de aprendizaje, tiempo de configuración y tiempo dedicado por los equipos internos.
Las plataformas con más funcionalidades suelen requerir un acompañamiento considerable durante el proyecto y una fase de aprendizaje más larga antes de poder funcionar de forma totalmente autónoma: un factor que hay que tener en cuenta a la hora de calcular el coste total, más allá del precio de la licencia.
AppCraft apuesta por una rápida puesta en marcha y un acompañamiento personalizado, para que los equipos puedan poner en marcha sus primeros eventos en cuestión de días, en lugar de varias semanas.
Un software de gestión de eventos es una plataforma que centraliza todas las tareas relacionadas con la organización de un evento: creación de la página web, inscripciones, gestión de participantes, comunicación, logística y seguimiento estadístico. AppCraft y Cvent son dos ejemplos de este tipo de software de organización de eventos, con enfoques diferentes en cuanto a personalización y asistencia.
AppCraft suele ser la opción más adecuada debido a la proximidad de los equipos, la personalización, el alojamiento en Francia y la capacidad de trabajar directamente con el departamento de sistemas de información.
Ambas soluciones permiten centralizar los datos que antes estaban dispersos en varios archivos de Excel.
Cvent es ideal para estandarizar esta gestión a gran escala. AppCraft resulta especialmente útil cuando los archivos de Excel reflejan reglas de negocio que es necesario reproducir y automatizar en la plataforma.
