Scegliere un software per eventi non significa selezionare quello che offre il maggior numero di funzionalità. Si tratta soprattutto di scegliere la soluzione più adatta alla vostra organizzazione, ai vostri team, ai vostri eventi e al vostro modo di lavorare.
Cvent è un attore storico nel settore dell'Event Tech statunitense. AppCraft è un software completo per la gestione degli eventi, progettato per supportare aziende e agenzie nell'organizzazione di eventi sia in Francia che all'estero.
La vera domanda, quindi, non è: quale piattaforma è la più grande?
Ma piuttosto: quale è quella più adatta alle vostre esigenze?
Cvent è una soluzione statunitense molto completa, particolarmente nota alle grandi organizzazioni che dispongono di programmi di eventi ben strutturati.
Offre un ampio ambito funzionale ed è in grado di gestire ambienti complessi con numerosi utenti, processi ed eventi.
Tale ricchezza funzionale può tuttavia comportare un processo di apprendimento e un'implementazione più strutturati.
AppCraft si rivolge alle aziende e alle agenzie che cercano una piattaforma completa, personalizzabile e in grado di supportare eventi di qualsiasi dimensione, compresi quelli internazionali.
Il software di gestione degli eventi centralizza in particolare:
• le sedi degli eventi;
• le iscrizioni;
• la gestione dei partecipanti;
• le app mobili;
• il check-in e i badge;
• il networking;
• la gamification;
• la logistica e l’assegnazione delle sale;
• le comunicazioni;
• le statistiche e il reporting;
• le integrazioni con gli strumenti aziendali.
L'obiettivo: evitare la proliferazione di strumenti e offrire ai team un unico ambiente per gestire i propri eventi.
La differenza principale non risiede solo nell'elenco delle funzionalità.
AppCraft coniuga la tecnologia con un supporto personalizzato fornito da team che conoscono bene le esigenze operative del settore degli eventi.
Gli organizzatori possono così usufruiredi un supporto prima, durante e dopo i propri eventi, pur mantenendo un’ampia autonomia nell’utilizzo della piattaforma.
Non tutti gli eventi sono uguali.
Un seminario interno, un roadshow internazionale, un congresso con diverse migliaia di partecipanti o un evento dedicato ai clienti non richiedono le stesse funzionalità.
AppCraft consente di creare un ambiente su misura per ogni progetto, senza imporre un unico modello operativo a tutti gli organizzatori.
Questa flessibilità rappresenta un vantaggio significativo per le aziende e le agenzie che gestiscono diversi tipi di eventi.
Cvent può essere una soluzione adeguata se:
• state cercando una soluzione che da tempo è adottata da organizzazioni di grandi dimensioni;
• la vostra organizzazione dispone già di processi relativi agli eventi molto strutturati;
• avete bisogno di un ecosistema funzionale molto ampio.
• la sede americana del gruppo non rappresenta un ostacolo per la vostra organizzazione.
AppCraft può essere particolarmente adatto se:
• cercate una piattaforma "tutto in uno";
• desiderate un alto livello di personalizzazione;
• volete poter contare su un supporto umano;
• organizzate eventi di diversi formati;
• desiderate implementare rapidamente i vostri eventi;
• avete bisogno di una soluzione in grado di supportare progetti sia in Francia che all’estero;
• desiderate centralizzare i vostri dati, i partecipanti e le operazioni relative agli eventi in un unico strumento.
Cvent è una società statunitense, con sede negli Stati Uniti. Da diversi anni Cvent offre un data center europeo e garantisce la conformità al GDPR per i propri clienti europei, come illustrato nella sua pagina dedicata alla sicurezza e alla conformità. Detto questo, in quanto entità di diritto statunitense, Cvent rimane soggetta alla legislazione statunitense (in particolare al Cloud Act). Questo aspetto merita di essere valutato caso per caso con il proprio responsabile della protezione dei dati (DPO), in particolare nell’ambito di gare d’appalto pubbliche o per grandi clienti soggetti a requisiti rigorosi.
AppCraft ospita i propri dati in Francia e si avvale di certificazioni riconosciute (ISO 27001, ISO 27701), con autenticazione SSO nativa e test di intrusione regolari.
Per i responsabili IT e i responsabili della protezione dei dati, questo criterio può di per sé determinare la scelta, indipendentemente dall'ambito funzionale delle piattaforme.
Oltre al prezzo indicato, il costo di un software per eventi si misura anche in termini di tempo: tempo necessario per imparare a utilizzarlo, tempo per la configurazione, tempo impiegato dal personale interno.
Le piattaforme con maggiori funzionalità richiedono spesso un supporto progettuale consistente e una fase di apprendimento più lunga prima di diventare pienamente operative in modo autonomo: un fattore da tenere in considerazione nel calcolo del costo totale, al di là del prezzo della licenza.
AppCraft punta su una rapida familiarizzazione con il sistema e su un supporto personalizzato, per consentire ai team di organizzare i loro primi eventi in pochi giorni anziché in diverse settimane.
Un software di gestione degli eventi è una piattaforma che centralizza tutte le attività legate all'organizzazione di un evento: creazione del sito web, iscrizioni, gestione dei partecipanti, comunicazione, logistica e monitoraggio statistico. AppCraft e Cvent sono due esempi di questo tipo di software per l'organizzazione di eventi, con approcci diversi in termini di personalizzazione e assistenza.
AppCraft risulterà spesso la scelta più adatta grazie alla vicinanza dei team, alla personalizzazione, all’hosting in Francia e alla possibilità di lavorare direttamente con la Direzione Informatica.
Entrambe le soluzioni consentono di centralizzare i dati che in precedenza erano sparsi in diversi file Excel.
Cvent è la soluzione ideale per standardizzare questa gestione su larga scala. AppCraft è particolarmente indicato quando i file Excel riflettono regole di business che devono essere riprodotte e automatizzate nella piattaforma.
