Als Kommunikationsfachleute wissen wir, dass es unerlässlich ist, weiterhin mit unseren Stakeholdern zu kommunizieren. Selbst in diesem besonderen Kontext. Es ist unbedingt notwendig, eine starke Bindung zu unseren Kunden, Mitarbeitern und anderen Mitgliedern unseres Ökosystems aufzubauen bzw. aufrechtzuerhalten. 🔗
Mit der Covid-19-Krise, die nun schon seit über einem Jahr andauert, haben wir uns an digitale Veranstaltungen gewöhnt. Ein unvermeidlicher Wandel, der für einige von uns mit einigen Schwierigkeiten verbunden war. Aber eine notwendige Veränderung in diesem Kontext der Gesundheitskrise.
Aber wie sieht es heute aus? Sollten wir weiterhin digitale Veranstaltungen durchführen, zu Präsenzveranstaltungen zurückkehren oder vorsichtiger sein und auf hybride Veranstaltungen setzen? 🧐
Niemand weiß wirklich, wann physische Veranstaltungen wieder stattfinden werden. Daher gibt es zwei Möglichkeiten: diese Wiederaufnahme vorwegnehmen und/oder auf die Ankündigungen der Regierung am Donnerstagabend warten und hoffen, dass ...
Bei AppCraft haben wir uns entschieden, beides zu tun. Vorausplanen und gleichzeitig bei jeder neuen Ankündigung Anpassungen vornehmen. Hier ist also, was wir planen: 🔍
Um das Risiko so gering wie möglich zu halten, sollte das digitale Format mindestens bis zum Sommer weiterhin bevorzugt werden. Die Einführung der Impfstoffe und die schönen Tage lassen uns auf eine gewisse Erholung ab September hoffen. Aber im Moment ist es gut, Ihre Veranstaltungen virtuell zu planenzu planen. Dazu ist es wichtig, eine Plattform zu wählen, die Ihren Anforderungen entspricht:
• Deckt die von Ihnen in Betracht gezogene Lösung die Zeit vor, während und nach der Veranstaltung ab? Wenn ich für die Organisation meiner Veranstaltung drei verschiedene Lösungen (z. B. Einladungen, Streaming, Interaktivität) nutzen muss, wird es für den Veranstalter komplizierter. Dies wirkt sich aber auch (und vor allem) auf die Benutzererfahrung aus. Nutzer, die die Live-Plattform verlassen müssen, um an interaktiven Modulen teilzunehmen... eine echte Herausforderung!
• Entspricht die Lösung meinen Anforderungen (geeignete Module)? Prüfen Sie, ob sie Networking, Terminvereinbarungen im 1-zu-1- oder 1-zu-Viele-Modus ermöglicht, wenn Ihr Ziel beispielsweise die Konvertierung oder Gewinnung von Leads ist. Bietet sie eine Matchmaking-Lösung für eine Jobmesse
• Ermöglicht sie den Chat mit Ausstellern? Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Ziel mit der gewählten Plattform erreichen können.
• Ermöglicht sie mir eine vollständige Personalisierung? Wird die Plattform vollständig als White-Label-Lösung angeboten?
• Ist sie ausreichend sicher ? Angesichts der aktuellen massiven Cyberangriffe auf Frankreich ist es wichtig, sich für eine sehr sichere technische Infrastruktur zu entscheiden, damit Unternehmen wie Ihres ihre Kommunikation sicher gestalten können. Um Ihre Kommunikation reibungslos zu organisieren, entscheiden Sie sich für eine Lösung, die regelmäßig geprüft wird und die DSGVO-Standards einhält.
• Bietet sie eine persönliche Betreuung? Habe ich eine bestimmte Person, die mich begleitet (vor Ort oder aus der Ferne, über eine Hotline oder auf andere Weise)?
Diese Fragen sind von entscheidender Bedeutung, wenn Sie eine effektive Veranstaltung organisieren möchten, die zu Ihnen passt. Die Wahl einer ungeeigneten Plattform kann Sie viel kosten. Und nicht nur Geld! 💸 Eine schlecht gewählte Plattform kann schwerwiegende Folgen für Sie haben:
• Image: Unternehmen, das neue Technologien schlecht handhabt, uninteressante Veranstaltung, die nur wenige Besucher angezogen hat
• Glaubwürdigkeit: Bei Ihren externen Referenten und Sponsoren, die keine Sichtbarkeit genießen und daher möglicherweise nicht mehr auf Ihre zukünftigen Einladungen reagieren
• Zeit: Ihre Teams werden mehrere Stunden für ein Projekt aufgewendet haben, das nicht oder nur schlecht zum Erfolg führt.
Denken Sie auch daran, Ihr Event zu inszenieren, Pausen und Interaktivität einzuplanen. Für 31 % der Event-Profis ist das Engagement die größte Herausforderung bei virtuellen Events (EventMB, 2020). Die Teilnehmer sind gelangweilt von langweiligen Webinaren und wollen eine echte Erfahrung machen, etwas von Ihrem Event mitnehmen – sei es durch den Inhalt, die Vorträge oder den Austausch!
Laut Evénement.com werden 63 % der Unternehmen auch nach der Wiederaufnahme von Präsenzveranstaltungen weiterhin eine digitale Strategie verfolgen. Dies gilt sowohl für rein digitale als auch für hybride Veranstaltungen.
Während das Jahr 2020 virtuell war, sagen die meisten Akteure der Branche voraus, dass die zweite Hälfte des Jahres 2021 hybrid sein wird! Diese Mischung aus digital und Präsenz scheint aus mehreren Gründen perfekt für dieses neue Jahr zu sein:
• Wir haben noch immer kein Datum für die Wiederaufnahme physischer Veranstaltungen.
• Trotzdem besteht das Bedürfnis, sich vor Ort zu treffen, sobald dies wieder möglich ist.
• Dieses Format bietet mehr Flexibilität für den Veranstalter, aber auch für die Teilnehmer. Diejenigen, die reisen wollen oder können, tun dies, die anderen bleiben nach Belieben zu Hause. Es hat viele Vorteile. Es ermöglicht uns, weiterhin mit unseren Stakeholdern zu kommunizieren und gleichzeitig bestimmte VIPs zu persönlichen Treffen vor Ort einzuladen. Die Einhaltung der Kapazitätsbeschränkungen in Zeiten der Gesundheitskrise ist möglich. Es ist auch umweltfreundlicher als eine physische Veranstaltung. Tatsächlich erfordert es weniger Transportaufwand (80 % der CO²-Emissionen einer physischen Veranstaltung). Außerdem ist es für den Veranstalter kostengünstiger, da weniger Kosten für Raummiete, Catering, Unterkunft und Transport anfallen. 👌
Um bei der Organisation einer Hybridveranstaltung alle Chancen auf Ihrer Seite zu haben, ist es ratsam:
• Eine einzige Lösung zu wählen: einen einzigen Anbieter für Ihre digitale Plattform und Ihre mobile Anwendung. Das erleichtert Ihnen die Organisation. Das spart Zeit und Geld!
• Denken Sie daran, ein echtes Erlebnis für die Menschen vor Ort, aber auch für die Teilnehmer aus der Ferne zu schaffen. Eine Welt, zwei angepasste Erlebnisse.
• Das Drehbuch und der Rhythmus sind entscheidend! Denken Sie an Pausen mit Videos oder Ton für die Teilnehmer aus der Ferne, Countdown vor der Fortsetzung usw.
Wir alle träumen davon! Die Wiederaufnahme von Präsenzveranstaltungen zeichnet sich ab Ende 2021 ab. Nach Monaten des Wartens wird es schnell gehen. ⏱ Und wenn es soweit ist, brauchen Sie eine mobile App, die Ihrer Veranstaltung gerecht wird. Als echter Kompass für die Teilnehmer bietet sie mehrere Vorteile:
• Sie ist ein weiteres Medium, um mit Ihren Teilnehmern zu kommunizieren. Mehr Sichtbarkeit für Sie auf lange Sicht: Sie kann im Vorfeld Ihrer Veranstaltung als Teaser genutzt werden oder danach, um den Kontakt aufrechtzuerhalten, und möglicherweise für Ihre nächste Veranstaltung wiederverwendet werden.
• Sie ermöglicht es den Nutzern, sich mit Ihnen, den Ausstellern oder anderen Teilnehmern auszutauschen. Das Networking über eine spezielle mobile App für Ihre Veranstaltung ist ein echtes Plus!
• Sie ermöglicht den Teilnehmern, an den angebotenen interaktiven Angeboten und Aktivitäten teilzunehmen. Quiz, Umfragen, Chat, Austausch von Fotos und Dokumenten, Inhaltsbibliothek, Teilnehmerverzeichnis – alles ist dabei!
Natürlich lässt sich so etwas nicht in letzter Minute improvisieren, sondern muss schon jetzt für den Start im September 2025 vorbereitet werden.
