Geschäftliche Veranstaltungen machen einen nicht unerheblichen Teil der Emissionen von Unternehmen aus – oft bleiben sie in den Gesamt-CO₂-Bilanzen unsichtbar, da sie auf Dutzende von Akteuren verteilt sind: Dienstleister, Caterer, Veranstaltungsorte und die Teilnehmer selbst. Eine Messe mit 5.000 Besuchern, ein zweitägiges Seminar, eine Jahreskonferenz: Jedes Format verursacht Emissionen, die schwer zu isolieren und zu quantifizieren sind. Doch Messung geht immer der Reduzierung voraus. Dieser Artikel bietet Ihnen eine konkrete Methode zur Berechnung des CO₂-Fußabdrucks Ihrer Veranstaltungen, Richtwerte nach Veranstaltungsformat sowie die wirksamsten Ansatzpunkte für Maßnahmen.
Erst nachträglich zu messen, dient der Feststellung. Im Vorfeld zu messen, ermöglicht es, zu handeln. Das ist der Unterschied zwischen einem nachträglichen Audit – nützlich, aber rein beschreibend – und einem ökologischen Konzept, das die CO₂-Bilanz bereits bei der Wahl des Veranstaltungsortes, des Formats und des Caterers als Entscheidungskriterium einbezieht. In dieser Phase stehen die grundlegenden Entscheidungen noch offen. Danach ist dies nicht mehr der Fall.
Das Beispiel des Verkehrs verdeutlicht dies: Die Wahl eines Ortes, der mit dem Zug statt mit dem Flugzeug erreichbar ist, kann die Reisemissionen je nach Herkunft der Teilnehmer um das Fünf- bis Zehnfache senken (Quelle: Base Carbone ADEME). Diese Entscheidung muss im Vorfeld getroffen werden, nämlich bei der Wahl des Veranstaltungsortes. Sobald der Ort feststeht, ist diese Möglichkeit verpasst.
Der regulatorische Rahmen unterstreicht diese Notwendigkeit. Die CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) verpflichtet Unternehmen ab einer bestimmten Größe zur nichtfinanziellen Berichterstattung, die ihre direkten und indirekten Emissionen umfasst. Veranstaltungen, die zum Scope 3 von Organisationen gehören, fallen in diesen Geltungsbereich. Wer bereits eine Berechnungsmethode auf Veranstaltungsebene eingeführt hat, ist auf diese Verpflichtungen deutlich besser vorbereitet.
Die Referenzmethode in Frankreich ist „Bilan Carbone®“, die ursprünglich von der ADEME in Zusammenarbeit mit Jean-Marc Jancovici entwickelt wurde und heute von der Association Bilan Carbone (ABC) betreut wird. Das Prinzip basiert auf der Erfassung von Aktivitätsdaten (zurückgelegte Kilometer, produzierte Abfallmenge, verbrauchte kWh usw.), die mit Emissionsfaktoren multipliziert werden, um Tonnen CO₂-Äquivalent (tCO₂e) zu erhalten. Sie wird mit spezifischen Anpassungen auf den Veranstaltungsbereich angewendet.
Festlegung des Erfassungsbereichs: Scope 1, 2 und 3 im Zusammenhang mit Veranstaltungen
Die Unterscheidung zwischen den drei Bereichen gewinnt im Veranstaltungsbereich besondere Bedeutung. Scope 1 umfasst die direkten Emissionen des Veranstalters: Dieselgenerator vor Ort, Fahrzeuge im Besitz der Organisation. Scope 2 deckt die bezogene Energie ab: Strom für den Veranstaltungsort, Klimaanlage, Beleuchtung. Diese sind zwar wichtig, aber selten ausschlaggebend.
Scope 3 ist entscheidend. Er umfasst alle indirekten Emissionen: Anreise der Teilnehmer (einschließlich Dienstleister und Referenten), Unterkunft, Verpflegung, Produktion von Drucksachen, Stände und Beschilderung sowie Abfall. Dieser Bereich macht in der Regel zwischen 70 und 90 % des gesamten CO₂-Fußabdrucks einer Veranstaltung aus. Hier entscheidet sich das Wesentliche – und hier sind auch die Hebel zur Reduzierung am wirksamsten.
Es hat sich bewährt, vor der Berechnung klare Grenzen zu definieren: geografischer Umfang (welche Herkunft der Teilnehmer wird berücksichtigt?), Anzahl der einbezogenen Personen (Teilnehmer, Referenten, Dienstleister, Mitarbeiter?), erfasster Zeitraum (einschließlich Auf- und Abbau?). Diese Entscheidungen müssen dokumentiert werden, damit die Berechnung von einer Veranstaltung zur nächsten reproduzierbar ist.
Die wichtigsten Sendungen, die man im Auge behalten sollte
Eine systematische Analyse der verfügbaren CO₂-Bilanzen von Veranstaltungen zeigt eine relativ stabile Rangfolge, unabhängig vom Veranstaltungsformat. Der Transportbereich macht den größten Anteil aus, gefolgt von der Verpflegung und schließlich dem Energieverbrauch.
Diese Anteile variieren je nach Art der Veranstaltung und Herkunft der Teilnehmer. Eine regionale Veranstaltung, bei der alle Teilnehmer mit dem Zug anreisen, weist ein ganz anderes Profil auf als eine internationale Konferenz, bei der die Hälfte der Teilnehmer mit dem Flugzeug anreist.
Konferenzen und Firmenseminare
Firmen-Seminare werden oft unterschätzt, weil sie „klein“ erscheinen. Doch ein zweitägiges Seminar mit Übernachtung für 100 Personen kann – einschließlich der Anreise – je nach den genutzten Verkehrsmitteln und der Herkunft der Teilnehmer zwischen 20 und 60 tCO₂e verursachen. Auf den Einzelnen umgerechnet kann der CO₂-Fußabdruck mehrere hundert Kilogramm CO₂e pro Person betragen – das entspricht einem Hin- und Rückflug von Paris nach Barcelona.
Entscheidend sind die Lage und die Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes. Ein Seminar in einer Einrichtung mit guter Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr, dessen Teilnehmer überwiegend aus der Region Île-de-France kommen, hat einen ganz anderen ökologischen Fußabdruck als ein Seminar in einem abgelegenen Luxushotel, das nur mit dem Auto erreichbar ist.
Festivals, Messen und Großveranstaltungen
Der Skaleneffekt verändert die Dimension des Problems grundlegend. Ein marginaler Beitrag pro Teilnehmer wird bei 10.000 Personen zu einer enormen Summe. Die Datenerhebung der Convention des Entreprises pour le Climat (CEC) bei einer ihrer Tagungen in Marseille (ca. 200 Teilnehmer) ergab, dass der Verkehr fast 45 % der Emissionen ausmacht und die Ausgaben (Verpflegung und Unterkunft) 36 % (Quelle: CEC-Bericht, veröffentlicht auf LinkedIn). Kleinere Posten, die als bedeutend angesehen werden – wie Drucksachen oder Dekoration –, erweisen sich oft als nebensächlich. Der Verkehr hingegen dominiert systematisch.
Auch Großveranstaltungen haben begonnen, ihre Ergebnisse zu messen und zu veröffentlichen. Dieser Ansatz etabliert sich zunehmend als Maßstab für die Glaubwürdigkeit im Bereich der sozialen Unternehmensverantwortung, insbesondere in Branchen, in denen das Markenimage von strategischer Bedeutung ist.
Hybride Veranstaltungen: ein unterschätzter Hebel
Das Hybridformat (Präsenz + Fernteilnahme) wird oft als Wunderlösung dargestellt. Die Zahlen bestätigen dies bis zu einem gewissen Grad: Eine Studie des Beratungsunternehmens WSP zu sieben Veranstaltungen hat gezeigt, dass eine virtuelle Konferenz mit 560 Teilnehmern 10 tCO₂ verursachte, während ihr Präsenzäquivalent 274 tCO₂ verursacht hätte (Quelle: WSP-Bericht, zitiert von Evenement.com). Bei einer Tagung mit 18.000 Teilnehmern lagen die Zahlen bei 176 bzw. 10.348 tCO₂.
Ein wichtiger Hinweis: Das Hybridmodell verursacht eigene digitale Emissionen – durch Streaming, Rechenzentren und die Geräte der Remote-Teilnehmer. Diese Emissionen sind im absoluten Wert gemessen im Vergleich zu den vermiedenen Transportemissionen zwar gering, müssen aber in die Berechnung einbezogen werden, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Die teilweise Hybridisierung ist ein wirkungsvoller Hebel, wenn sie im Vorfeld konzipiert und nicht erst als allerletzte Option hinzugefügt wird.
Die Ermittlung des eigenen CO₂-Fußabdrucks ist der erste Schritt zu verantwortungsvollem Handeln. Doch die reinen Zahlen reichen nicht aus: Man muss sie lesen, im Kontext interpretieren und in einen konkreten Aktionsplan umsetzen. Erst dann entfaltet dieser Ansatz seine volle Bedeutung.
Das Wandbild der Veranstaltung: ein Instrument zur Sensibilisierung der Öffentlichkeit
Bevor man sich mit den Zahlen befasst, müssen oft erst die kulturellen Voraussetzungen geschaffen werden, damit der CO₂-Ansatz akzeptiert und gemeinsam vorangetrieben wird. Dies ist das Ziel der „Fresque de l’événementiel“, die vom Verein REEVE (Réseau éco-événement) entwickelt wurde: ein halbtägiger gemeinschaftlicher Workshop, inspiriert von der „Fresque du Climat“ und speziell für Fachleute der Veranstaltungsbranche konzipiert.
An wen richtet sich dieser Workshop und wie lässt er sich in einen CSR-Ansatz integrieren?
„La Fresque de l’événementiel“ richtet sich an Veranstaltungsteams, Agenturen, die ihre Mitarbeiter schulen möchten, sowie an Führungsgremien, die einen CSR-Plan ausarbeiten. Im Gegensatz zu einer Vorlesung schafft sie durch kollektive Intelligenz ein systemisches Verständnis für die Auswirkungen der Branche: Jeder Teilnehmer entwickelt aktiv sein eigenes Verständnis für die Zusammenhänge zwischen der Veranstaltungsbranche, dem Klimawandel und sozialen Herausforderungen.
In einem strukturierten CSR-Ansatz nimmt das Fresque eine besondere Stellung ein: Es sensibilisiert und weckt den Wunsch zum Handeln, während die CO₂-Bilanz quantifiziert und Prioritäten setzt. Der ideale Ablauf ist: Fresque (kollektives Bewusstsein) → CO₂-Bilanz (Messung und Quantifizierung) → Aktionsplan (Priorisierung und Entscheidung). Der Workshop kann auch genutzt werden, um einen ISO 20121-Prozess wieder in Gang zu bringen oder einer internen Arbeitsgruppe neue Dynamik zu verleihen.
Die CO₂-Bilanz einer Veranstaltung lesen und interpretieren
Eine CO₂-Bilanz einer Veranstaltung lässt sich nicht isoliert betrachten. Sie muss im Kontext der Art der Veranstaltung, ihrer Größe, ihres Austragungsortes und, sofern vorhanden, früherer Ausgaben betrachtet werden. Bei der ersten Durchsicht sollten die „Hotspots“ identifiziert werden: die zwei oder drei Bereiche, die mehr als 80 % der Emissionen ausmachen. Auf diese müssen sich die Reduktionsbemühungen konzentrieren, nicht auf symbolische Maßnahmen, die nur 2 % des Fußabdrucks betreffen.
Um den Fortschritt im Laufe der Zeit zu verfolgen, empfiehlt es sich, die bei jeder Ausgabe verwendeten Annahmen und Aktivitätsdaten genau zu dokumentieren. Ohne diese Angaben lässt sich nicht feststellen, ob eine Veränderung von einem Jahr zum anderen eine tatsächliche Reduzierung oder eine Änderung des Erfassungsbereichs widerspiegelt. Ein Wert in tCO₂e pro Teilnehmer ist für den Vergleich von Veranstaltungen unterschiedlicher Größe aussagekräftiger als eine absolute Zahl.
Was die Organisationen daraus gelernt haben: Erfahrungsberichte
Die wichtigste Erkenntnis aus allen veröffentlichten CO₂-Bilanzen von Veranstaltungen ist die allgegenwärtige Rolle des Verkehrs. Veranstalter, die noch nie eine Messung durchgeführt haben, gehen oft davon aus, dass Drucksachen, Dekoration oder Energie ihre größten Kostenfaktoren sind. Die Berechnung zeigt jedoch durchweg, dass der Verkehr – insbesondere Flug- und Individualverkehr – mit einem Anteil von 50 bis 75 % den größten Teil des Gesamt-CO₂-Fußabdrucks ausmacht.
Eine weitere gemeinsame Erkenntnis: die Schwierigkeit der Datenerhebung. Zuverlässige Informationen über die Verkehrsmittel der Teilnehmer oder über die mit den Dienstleistern verbundenen Emissionen zu erhalten, ist oft das größte operative Hindernis. Diese Feststellung spricht dafür, die Datenerhebung (Anmeldeformular mit Frage zum Verkehrsmittel, Vertragsklauseln für Dienstleister) in die Standardprozesse zu integrieren – und nicht erst im Nachhinein.
An den Hebeln mit großer Wirkung ansetzen
Die zu beachtende Handlungshierarchie lautet: zuerst vermeiden, dann reduzieren, erst als letztes kompensieren. Die CO₂-Kompensation – der Kauf von Emissionszertifikaten im Zusammenhang mit Aufforstungs- oder CO₂-Abscheidungsprojekten – darf nicht als Hauptlösung dargestellt werden. Die ADEME warnt ausdrücklich vor Behauptungen zur „CO₂-Neutralität“ und empfiehlt, der tatsächlichen Reduzierung Vorrang einzuräumen.
Die wirksamsten Maßnahmen, geordnet nach ihrer Effizienz:
Die Wahl eines Standorts, der mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Zug erreichbar ist – das ist die wirksamste Maßnahme. Flugreisen reduzieren oder ganz vermeiden, indem man einen zentralen Standort bevorzugt. Die Speisekarte pflanzlicher gestalten: Der Wechsel von einer Mahlzeit mit rotem Fleisch zu einer vegetarischen Mahlzeit reduziert den ökologischen Fußabdruck der Verpflegung um 50 bis 70 % (Quelle: ADEME-Kohlenstoffdatenbank). Gedruckte Materialien und Werbegeschenke einschränken: geringe absolute Auswirkungen, aber ein starkes Signal, das leicht umzusetzen ist. Unterkünfte bündeln und die Teilnehmer zu Hotels leiten, die zu Fuß erreichbar sind. Verwenden Sie wiederverwendbare modulare Stände anstelle von Einwegkonstruktionen.
Wie wählt man Dienstleister aus, die mit dem eigenen CSR-Ansatz im Einklang stehen?
Ein Dienstleister, der keine eigenen Emissionsdaten vorlegen kann, kann nicht ernsthaft in eine CO₂-Bilanz für Veranstaltungen einbezogen werden. Die Fähigkeit, diese Daten bereitzustellen, ist daher ein eigenständiges Auswahlkriterium. Darüber hinaus bieten Labels Anhaltspunkte: Die ISO 20121 ist die internationale Referenznorm für verantwortungsbewusstes Veranstaltungsmanagement, das Europäische Umweltzeichen und das Lucie-Label zertifizieren einen umfassenden CSR-Ansatz.
Die Aufnahme von Umweltklauseln in Ausschreibungen ist noch selten, gewinnt aber zunehmend an Bedeutung: Verpflichtung zur Vorlage einer CO₂-Bilanz der Dienstleistung, Zusage zum Anteil erneuerbarer Energien, Abfallmanagementrichtlinien. Diese Klauseln verändern die Gespräche mit den Dienstleistern und beschleunigen den Wandel in der Branche.
Mit geeigneten Tools und einer klaren Methode kann heute jeder Veranstalter den CO₂-Fußabdruck einer Veranstaltung berechnen. Das größte Hindernis ist nicht technischer Natur: Es geht darum, den ersten Schritt zu wagen – idealerweise bereits in der Planungsphase der nächsten Veranstaltung. Darauf zu warten, bis man eine perfekte Bilanz vorweisen kann, ist der sicherste Weg, nie anzufangen.
Die Berechnung des CO₂-Fußabdrucks fügt sich nahtlos in einen umfassenderen CSR-Ansatz ein: Wirkungsbericht, transparente Kommunikation gegenüber Teilnehmern und Kunden sowie kontinuierliche Verbesserung von Veranstaltung zu Veranstaltung. Sie eröffnet zudem weitere verwandte Themen, die wir weiterhin untersuchen werden: Abfallmanagement bei Veranstaltungen, Barrierefreiheit und Inklusion als Bestandteile einer verantwortungsvollen Veranstaltung sowie die wachsende Rolle digitaler Tools bei der automatisierten Erfassung von Veranstaltungsdaten.
