Behandeln Sie Begleitpersonen nicht mehr wie einfache „Fußnoten“. Bieten Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit, ihre Begleitpersonen über ein spezielles, perfekt integriertes Unterformular anzumelden. Sie begrenzen die Kontingente, kontrollieren die Identitäten und sorgen für einen reibungslosen Ablauf, während Sie jede Begleitperson wie einen vollwertigen Teilnehmer behandeln.
Die Anmeldung einer Begleitperson sollte keine lästige Pflicht sein. Unser System ermöglicht die Konfiguration einer „Datenvererbung”: Die Begleitperson erhält automatisch die Adresse, das Unternehmen oder die Art der Teilnahme des Hauptgastes. Das Formular ist übersichtlich und fragt nur die unbedingt notwendigen Informationen ab (Vorname, Nachname, Ernährungsgewohnheiten), was die Abbruchrate bei der Anmeldung drastisch reduziert.
Im Gegensatz zu einfachen Systemen, die die Begleitperson in einer einfachen Textnotiz speichern, erstellt AppCraft für jede angemeldete Person eine echte Teilnehmerkarte. Das bedeutet, dass die Begleitperson in Ihrer Datenbank existiert: Sie kann ihr eigenes Namensschild, eigene Zugangsrechte haben und in Ihren Berichten für Catering oder Sicherheitsberichtenerfasst werden.
Dieser Ansatz garantiert Ihnen eine sorgfältige und qualitativ hochwertige Betreuung der spezifischen Bedürfnisse jedes Teilnehmers, sei es als Hauptteilnehmer oder als Begleitperson.
Um Verwirrung zu vermeiden, bleibt der Hauptladende der bevorzugte Ansprechpartner. Er erhält per E-Mail seine eigenen Zugangsdaten sowie die Ausweise (PDF/QR-Code) aller Begleitpersonen per E-Mail. Am Tag der Veranstaltung genügt ein einziger Scan, um die Ankunft der gesamten Gruppe zu bestätigen. Dies spart viel Zeit am Empfang und bietet Sicherheit für die Teilnehmer, die die Logistik für ihre Begleitpersonen organisieren.
Vermeiden Sie Überfüllungen. Legen Sie genau fest, wie viele Begleitpersonen pro Teilnehmer zulässig sind (0, 1 oder unbegrenzt) und je nach Art des Tickets (z. B. VIPs haben Anspruch auf +2, Standardtickets auf 0). Aktivieren Sie für sensible Veranstaltungen die Moderationsoption: Die Begleitperson wird vorab registriert, erhält jedoch erst nach Ihrer manuellen Bestätigung im Backoffice Zugang.
Ein Modul zur Verwaltung der Begleitpersonen ermöglicht es Ihnen, das Erlebnis der Gäste, die Ihre Hauptteilnehmer begleiten, im Voraus zu planen, zu organisieren und individuell anzupassen.
Es erleichtert die Planung von Mahlzeiten, Aktivitäten, Unterkünften und Workshops und berücksichtigt dabei die Vorlieben und Ernährungsgewohnheiten jedes Einzelnen.
Um die Verwaltung der Begleitpersonen zu vereinfachen, ist es wichtig, diese bereits bei der Anmeldung der Hauptteilnehmer zu berücksichtigen. Durch die klare Identifizierung der Begleitpersonen, ihrer spezifischen Bedürfnisse und Präferenzen lässt sich die Organisation ohne zusätzlichen Aufwand strukturieren. Die Zentralisierung der Informationen in einem einzigen Tool vermeidet Doppelungen und Versäumnisse und bietet gleichzeitig einen klaren Überblick über alle Profile.
Während der gesamten Vorbereitung der Veranstaltung ermöglicht eine regelmäßige Überwachung der Daten die Anpassung der logistischen Entscheidungen und gewährleistet eine reibungslose Koordination zwischen den Teams. Am Tag X erleichtern zuverlässige und aktuelle Informationen den Empfang, die Verteilung der Aktivitäten und das Management von Unvorhergesehenem, um sowohl den Teilnehmern als auch ihren Begleitern ein entspanntes und individuelles Erlebnis zu bieten.
Das Begleitmodul von AppCraft zeichnet sich durch seine einfache Bedienung, seine erweiterten Anpassungsmöglichkeiten und seine vollständige Integration in das AppCraft-Veranstaltungsökosystem aus.
• Umfangreiche und flexible Formulare: Passen Sie die Felder an Ihre Bedürfnisse an (Allergien, Aktivitäten, Unterkünfte, Ernährungsgewohnheiten usw.).
• Umfassender und vernetzter Überblick: Greifen Sie auf alle Informationen zu Begleitpersonen und Teilnehmern in einer übersichtlichen und synchronisierten Tabelle zu.
• Verwaltung in Echtzeit: Alle Daten werden automatisch aktualisiert, um Fehler zu vermeiden.
• Intuitive Benutzeroberfläche: Für Logistik- und Empfangsteams konzipiert, ohne technische Komplexität.
• Zentralisierte und umweltfreundliche Lösung: DSGVO-konform, reduziert manuelle Aufgaben und verstreute Dateien.
