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AppCraft Events
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Funktion · Begleitperson

Verwalten Sie die Gäste Ihrer Teilnehmer, ohne Daten mehrfach erfassen zu müssen

Ermöglichen Sie die Anmeldung von Partnern, Kollegen oder Begleitern über ein einziges, strukturiertes und kontrolliertes Formular.

Gäste und Begleitpersonen einfach verwalten
Begleitpersonen

Schnelle Anmeldung durch Datenübernahme

Ein einziges Formular, um die ganze Familie oder das ganze Team anzumelden.

Verwalten Sie Begleitpersonen nicht länger wie bloße „Fußnoten“. Geben Sie Ihren Teilnehmern die Möglichkeit, Begleitpersonen über ein dediziertes, nahtlos integriertes Unterformular anzumelden. So steuern Sie Kontingente, erfassen verlässliche Kontaktdaten und sorgen für eine reibungslose Logistik – während jede Begleitperson als vollwertiger Teilnehmer behandelt wird.

Die Anmeldung einer Begleitperson sollte keine Last sein. Unser System lässt sich so konfigurieren, dass Daten „vererbt“ werden: Die Begleitperson übernimmt automatisch Adresse, Unternehmen oder Teilnahmeart des Hauptgasts. Das Formular bleibt schlank und fragt nur die unbedingt nötigen Angaben ab (Vorname, Nachname, Ernährungsweise), was die Abbruchquote bei der Anmeldung drastisch senkt.

Die Anmeldung von Begleitpersonen optimieren (Demo)

Eigenständige und qualifizierte Profile

Machen Sie aus einem „Plus One“ einen echten, identifizierten Teilnehmer.

Im Gegensatz zu einfachen Systemen, die Begleitpersonen lediglich in einer Textnotiz erfassen, erstellt AppCraft für jede angemeldete Person ein vollwertiges Teilnehmerprofil. Das bedeutet, dass die Begleitperson als eigenständiger Datensatz in Ihrer Datenbank existiert: Sie kann ihren eigenen Badge sowie individuelle Zugangsrechte erhalten und wird in Ihren Catering- und Sicherheitsberichten exakt berücksichtigt.

Mehr erfahren
  • So behalten Sie die spezifischen Bedürfnisse jedes Teilnehmers, ob Hauptgast oder Begleitperson, präzise und qualitativ im Blick.
Erweiterte Profile für Begleitpersonen konfigurieren
Interaktive Demo
Sehen Sie sich unser Demovideo an

Zentrale Verwaltung von Badges und Kommunikation

Erleichtern Sie die Ankunft: ein Ansprechpartner, alle Zugänge.

Um Missverständnisse zu vermeiden, bleibt der Hauptteilnehmer der zentrale Ansprechpartner: Er erhält per E-Mail seine eigenen Zugänge sowie die Badges (PDF / QR-Code) aller Begleitpersonen. Am Veranstaltungstag genügt ein einziger Scan, um den Check-in für die gesamte Gruppe abzuwickeln. Das spart enorm viel Zeit am Empfang und gibt den Teilnehmenden Sicherheit bei der Organisation für ihre Begleitung.

Badges und Zugänge der Begleitpersonen bündeln
Interaktive Demo
Wir zeigen Ihnen alles!

Kontingentkontrolle und Freigabe

Behalten Sie die Kontrolle darüber, wer hereinkommt und wie viele Gäste erlaubt sind.

Vermeiden Sie Überfüllung. Legen Sie genau fest, wie viele Begleitpersonen pro Teilnehmer erlaubt sind (0, 1 oder unbegrenzt) und je nach Tickettyp (z. B. VIPs dürfen +2 mitbringen, Standardtickets 0). Bei sensiblen Veranstaltungen aktivieren Sie die Moderationsoption: Die Begleitperson wird vorangemeldet, ihr Zutritt wird aber erst nach Ihrer manuellen Freigabe im Backoffice wirksam.

Kontingente und Zutrittsfreigaben im Griff behalten
AppCraft-Tabelle zur Teilnehmerverwaltung mit Anmeldungen, Begleitpersonen, Antworten auf Veranstaltungsoptionen und Beziehungen zwischen Gästen.

Kundenreferenzen, die diese Funktion nutzen

FAQ: Wie verwaltet man Begleitpersonen bei einer Firmenveranstaltung?

In welchen Fällen lohnt sich ein Modul zur Verwaltung von Begleitpersonen für eine Veranstaltung?

Ein Modul zur Verwaltung von Begleitpersonen ist besonders nützlich für Kongresse, Seminare mit Übernachtung, Firmenreisen und Veranstaltungen, zu denen Partner, Kollegen oder Geschäftspartner mitkommen.

Es verknüpft jede Begleitperson mit ihrem Hauptgast und erhält zugleich ihre individuellen Angaben: Identität, Ernährungsweise, Aktivitäten oder Unterkunftsbedarf.

Mit AppCraft hat jede Begleitperson ihr eigenes Teilnehmerprofil. So können die Organisatoren den logistischen Bedarf vorausplanen und alle anwesenden Personen exakt zählen, nicht nur die Hauptgäste.

Wie meldet man mehrere Begleitpersonen an, ohne die Formulare zu vervielfachen?

Um Gruppenanmeldungen zu vereinfachen, sollte der Hauptteilnehmer seine Begleitpersonen direkt über sein eigenes Formular hinzufügen können.

AppCraft bietet ein eigenes Unterformular und ein System, das bestimmte Daten des Hauptteilnehmers automatisch übernimmt, etwa Adresse, Unternehmen oder Teilnahmeart.

Die Begleitperson muss nur noch ihre spezifischen Angaben ergänzen, insbesondere Identität oder Ernährungspräferenzen.

So entfallen wiederholte Eingaben, und die Organisatoren finden die Angaben zu jedem Gast in einer strukturierten Datenbank.

Wie begrenzt man die Zahl der erlaubten Begleitpersonen je nach Gastprofil?

Um die Aufnahmekapazität im Griff zu behalten, sollte man vorab festlegen, wie viele Begleitpersonen je Teilnehmerkategorie erlaubt sind.

Mit AppCraft lassen sich je nach Profil oder Tickettyp unterschiedliche Kontingente konfigurieren. So kann zum Beispiel ein VIP-Gast mit zwei Begleitpersonen kommen, während ein Standardteilnehmer keine hinzufügen kann.

Die Organisatoren können außerdem eine manuelle Freigabe aktivieren: Die Begleitpersonen werden dann vorangemeldet, ihre Teilnahme muss aber im Backoffice bestätigt werden, bevor ihre Zugänge wirksam werden.

Wie handhabt man Badges und Empfang bei Teilnehmern, die mit Begleitpersonen kommen?

Um den Empfang zu vereinfachen, sollten die Badges der Begleitpersonen ihrem Hauptgast zugeordnet sein und zugleich jede Person einzeln identifizierbar machen.

Mit AppCraft kann der Hauptteilnehmer seine eigenen Zugänge sowie die PDF-Badges und QR-Codes seiner Begleitpersonen erhalten. Am Veranstaltungstag erfasst ein Gruppen-Scan die Ankunft der gesamten Gruppe.

Jede Begleitperson behält dennoch ihr eigenes Teilnehmerprofil und ihre eigenen Zutrittsrechte. Diese Funktion eignet sich besonders für Veranstaltungen mit Familien oder mehreren gemeinsam angemeldeten Mitarbeitern.

Was ist bei Unterkunft, Verpflegung und Aktivitäten der Begleitpersonen zu beachten?

Bei Begleitpersonen müssen die individuellen Bedürfnisse schon bei der Anmeldung erfasst werden, statt sich auf die Angaben des Hauptteilnehmers zu beschränken.

Zwei gemeinsam angemeldete Personen können zum Beispiel unterschiedliche Ernährungsweisen haben oder an verschiedenen Aktivitäten teilnehmen.

Mit AppCraft lassen sich die Formulare anpassen, um diese Informationen zu erfassen und jede Begleitperson einem eigenen Profil zuzuordnen. Die Organisatoren können diese Daten anschließend für ihre Logistiklisten nutzen.

Es bleibt unerlässlich, die erfassten Angaben zu prüfen und die Verfügbarkeiten bei den betroffenen Dienstleistern zu bestätigen.

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