Mit AppCraft Events können IT-Abteilungen den Fachbereichen eine umfassende, sichere und interoperable Eventplattform bereitstellen. Sie fügt sich in das Informationssystem des Unternehmens ein und lässt den operativen Teams die nötige Autonomie, um ihre Events zu organisieren.
Die Herausforderungen Ihrer Branche
Die Fachbereiche unterstützen, ohne das Informationssystem zu gefährden
IT-Leitungen werden regelmäßig von Marketing-, Kommunikations-, HR- oder Vertriebsteams gebeten, neue Event-Tools freizugeben.
Ihre Aufgabe besteht nicht nur darin zu prüfen, ob eine Lösung den fachlichen Bedarf deckt. Sie müssen auch sicherstellen, dass sie die internen Standards zu Sicherheit, Compliance, Zugriffsverwaltung, Hosting und Integration einhält.
Eine Eventplattform kann zahlreiche sensible Daten verarbeiten:
- Identität und Kontaktdaten der Teilnehmer;
- berufliche Informationen;
- Präferenzen und Session-Auswahl;
- Anmeldeverläufe;
- Anwesenheitsdaten;
- Informationen zu Reisen oder Unterkunft;
- Interaktionen zwischen Teilnehmern;
- Fragebögen und Erfahrungsberichte.
Die IT-Leitung muss den Fachbereichen daher Innovation ermöglichen und gleichzeitig die volle Kontrolle über Datenflüsse, Zugriffe und Daten behalten.
Ihre Anforderungen im Alltag
Eine sichere, integrierbare und administrierbare Lösung
Eine IT-Abteilung sucht eine Plattform, die sich sauber in das technische Ökosystem des Unternehmens einfügt.
Sie muss insbesondere in der Lage sein:
- die Plattform mit dem CRM oder mit internen Tools zu verbinden;
- den Datenaustausch über APIs zu automatisieren;
- Rollen und Zugriffsrechte zu kontrollieren;
- Administratorkonten abzusichern;
- die Zugriffe von Dienstleistern und externen Nutzern zu regeln;
- Datenflüsse zu verfolgen;
- doppelte Dateneingabe zu begrenzen;
- die Nachvollziehbarkeit der Aktionen zu gewährleisten;
- die internen Sicherheitsrichtlinien einzuhalten;
- den Rollout in mehreren Abteilungen zu erleichtern.
Die Lösung muss außerdem so einfach bleiben, dass die Fachteams arbeiten können, ohne die IT-Leitung bei jeder Änderung eines Formulars, eines Inhalts oder des Programms einzuschalten.
Die Schwierigkeiten, auf die Sie stoßen
Die Vielzahl an Tools und die damit verbundenen Risiken begrenzen
Eventprojekte führen oft dazu, dass Teams mehrere Lösungen parallel nutzen: Anmeldeformulare, E-Mailing, Videokonferenz, Check-in, mobile App, Fragebögen oder Tracking-Dateien.
Diese Zersplitterung kann Folgendes nach sich ziehen:
- doppelte Datensätze;
- manuelle Importe und Exporte;
- sensible Dateien, die per E-Mail ausgetauscht werden;
- schlecht kontrollierte Zugriffsrechte;
- nicht von der IT-Leitung freigegebene Tools;
- fehlende Transparenz über Subunternehmer;
- Schwierigkeiten bei der Anwendung der Aufbewahrungsregeln für Daten;
- Risiken von Verstößen gegen die DSGVO;
- eine Abhängigkeit von kaum interoperablen Lösungen.
IT-Abteilungen müssen zudem dringende Anfragen der Fachbereiche bewältigen, teils nur wenige Tage vor einem Event, und dabei ihr Sicherheitsniveau halten.
Entscheidend ist daher, eine Referenzlösung anzubieten, die so umfassend ist, dass niemand auf unkontrollierte Tools ausweichen muss.
Die Vorteile für Ihre Teams und Ihre Events
Die Nutzung absichern und Projekte beschleunigen
Indem sie eine Referenz-Eventplattform bereitstellt, senkt die IT-Leitung die Risiken durch eine Vielzahl von Tools und vereinfacht die Zusammenarbeit mit den Fachbereichen.
AppCraft ermöglicht es insbesondere:
- die Landschaft der Event-Tools zu rationalisieren;
- Teilnehmerdaten zu bündeln;
- manuelle Importe und Exporte zu reduzieren;
- den Einsatz nicht freigegebener Lösungen zu begrenzen;
- Integrationen mit dem Informationssystem zu erleichtern;
- Zugriffe und Rollen abzusichern;
- die Nachvollziehbarkeit zu verbessern;
- Audits und Kontrollen zu vereinfachen;
- die DSGVO-Konformität zu stärken;
- mehrere Abteilungen mit einer gemeinsamen Lösung zu unterstützen;
- wiederkehrende technische Anfragen zu reduzieren;
- den operativen Teams mehr Autonomie zu geben.
So behält die IT-Leitung die Kontrolle über Architektur, Datenflüsse und Daten, während die Fachbereiche ein Tool erhalten, das zu ihrem Eventbedarf passt.
Wie AppCraft Sie unterstützt
Eine Eventplattform, die sich in Ihr Informationssystem einfügt
AppCraft Events bündelt die wichtigsten Eventanforderungen in einer einzigen Umgebung: Anmeldungen, Teilnehmer-CRM, Kommunikation, mobile App, Check-in, Networking, Statistiken und Reporting.
Für IT-Leitungen bietet die Plattform mehrere entscheidende Garantien.
APIs und Konnektoren
Über APIs und Konnektoren tauschen Sie Daten mit den bereits im Unternehmen genutzten Tools aus:
Diese Integrationen begrenzen die doppelte Dateneingabe und sorgen für konsistente Daten im gesamten Informationssystem.
Rechte- und Zugriffsverwaltung
Die Nutzerprofile lassen sich nach den jeweiligen Verantwortlichkeiten organisieren: Administratoren, Projektleiter, Dienstleister oder Contributors.
So lässt sich genau steuern, welche Aktionen jedem Nutzer offenstehen, und der Zugriff auf die jeweils notwendigen Informationen beschränken.
Sicherheit und Compliance
Mit AppCraft strukturieren Sie Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Teilnehmerdaten in einem kontrollierten Rahmen.
Die Plattform unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung ihrer Anforderungen in Bezug auf:
Hosting und Souveränität
Standort und Kontrolle der Daten sind wichtige Kriterien für Organisationen mit hohen Anforderungen an die Governance.
AppCraft und wAIv Events folgen einem Ansatz, der die Kontrolle über die Daten und den Einsatz einer souveränen Event-KI in den Vordergrund stellt.
Autonomie der Fachteams
Sobald die Plattform integriert und die Regeln festgelegt sind, können die operativen Teams ihre Events erstellen, Inhalte ändern und Teilnehmer verfolgen, ohne die IT-Leitung bei jedem laufenden Vorgang einzubinden.