Eventplattform für Eventverantwortliche

Eventverantwortliche müssen heute immer engagierendere, individuellere und messbarere Events konzipieren und dabei enge Fristen und kontrollierte Budgets einhalten.

Ihre Rolle geht weit über die reine Logistik hinaus. Sie müssen mehrere Dutzend interne und externe Ansprechpartner koordinieren, die Kommunikation mit den Teilnehmern sicherstellen, Unvorhergesehenes bewältigen und präzise Kennzahlen liefern, um den Erfolg jedes Events zu belegen.

Ob Seminar, Konvention, Messe oder Hybrid-Event: Jedes Projekt erfordert eine sorgfältige Organisation und einen perfekten Informationsfluss.

Die Hauptaufgabe besteht also darin, komplexe Projekte effizient zu steuern und zugleich ein makelloses Teilnehmererlebnis zu bieten.

Um effizienter zu arbeiten, braucht ein Eventverantwortlicher eine Plattform, mit der er den gesamten Lebenszyklus seiner Events verwalten kann, ohne zahlreiche Programme zu vervielfachen.

Im Alltag muss er in der Lage sein:

• schnell eine individuelle Event-Website zu erstellen;
• Anmeldungen und Teilnehmerlisten zu verwalten;
• Bestätigungen und Erinnerungen nachzuverfolgen;
• das Programm und die einzelnen Sessions zu organisieren;
• Referenten und Aussteller zu verwalten;
• Begleitpersonen zu verwalten und Unterkünfte zu administrieren;
• Check-in und Badges vorzubereiten;
• vor, während und nach dem Event mit den Teilnehmern zu kommunizieren;
• die Anmeldungen in Echtzeit zu verfolgen;
• die Organisationsteams zu steuern;
• einfach auf Statistiken und Dashboards zuzugreifen.

Er sucht vor allem ein einfaches, intuitives und flexibles Tool, das sich an alle Eventformate anpasst.

In vielen Organisationen arbeiten Eventverantwortliche noch mit mehreren getrennten Lösungen: Excel-Dateien, E-Mailing-Plattformen, Umfrage-Tools, Check-in-Software, mobilen Apps oder geteilten Dokumenten.

Diese Zersplitterung der Informationen führt zu zahlreichen Schwierigkeiten:

• manuelle doppelte Dateneingabe;
• Fehler in den Teilnehmerlisten;
• Zeitverlust bei Aktualisierungen;
• mangelnde Transparenz über den Projektfortschritt;
• Schwierigkeiten bei der Abstimmung zwischen den Teams;
• holprige Kommunikation mit den Teilnehmern;
• mühsames Reporting nach dem Event.

Hinzu kommt Unvorhergesehenes in letzter Minute: Programmänderung, Raumwechsel, Absage eines Referenten, steigende Anmeldezahlen oder neue logistische Zwänge.

Der Eventverantwortliche muss schnell reagieren können, ohne mehrere Tools gleichzeitig aktualisieren zu müssen.

AppCraft Events bündelt alle Tools, die Sie für die Organisation Ihrer Events brauchen, um die Arbeit der Teams zu vereinfachen und die Daten zuverlässiger zu machen.

Anmeldungsverwaltung: Erstellen Sie individuelle Formulare, automatisieren Sie Bestätigungen und Erinnerungen und verwalten Sie Ihre Teilnehmerlisten ganz einfach.

Teilnehmer-CRM:

Finden Sie alle Informationen zu Ihren Gästen in einer einzigen Datenbank:

• Anmeldungen;
• Status;
• Begleitpersonen;
• Präferenzen;
• gewählte Sessions;
• Ernährungsbedürfnisse;
• Unterkünfte;
• Transfers.

Programmverwaltung: Bauen Sie Ihre Agenda auf, organisieren Sie Workshops, Vorträge und Termine und aktualisieren Sie sie in Echtzeit.

Automatisierte Kommunikation: Planen Sie Einladungen, Bestätigungen, Erinnerungen und Benachrichtigungen, um die Teilnehmer in jeder Phase ihres Weges zu informieren.

Empfang und Check-in: Beschleunigen Sie die Ankunft der Teilnehmer mit QR-Codes, personalisierten Badges und schnellen Check-in-Lösungen.

Mobile App: Bieten Sie den Teilnehmern einfachen Zugang zu Programm, praktischen Informationen, Plänen, Networking und den Inhalten des Events.

Teilnehmer-Engagement: Gestalten Sie Ihre Events lebendig mit Quiz, Abstimmungen, Fragerunden, Challenges, Gamification und Social Wall.

Reporting:

Analysieren Sie einfach:

• die Anmeldungen;
• die Anwesenheit;
• die Teilnahmequoten;
• die Interaktionen;
• die Zufriedenheit;
• die Engagement-Statistiken.

Künstliche Intelligenz für Events: Mit wAIv Events beschleunigen Sie die Erstellung Ihrer Events, automatisieren bestimmte Aufgaben und gewinnen wertvolle Zeit bei der Vorbereitung Ihrer Projekte.

Indem sie alle Abläufe in einer einzigen Plattform bündelt, ermöglicht AppCraft Eventverantwortlichen, gelassener und effizienter zu arbeiten.

Sie können insbesondere:

• Verwaltungsaufgaben reduzieren;
• doppelte Dateneingabe vermeiden;
• die Abstimmung zwischen den Teams verbessern;
• einen Gesamtüberblick über das Projekt haben;
• schnell auf Unvorhergesehenes reagieren;
• die Kommunikation automatisieren;
• den Empfang der Teilnehmer beschleunigen;
• die Wege je nach Profil individuell gestalten;
• das Engagement während des Events steigern;
• mühelos detaillierte Reportings erstellen;
• die Daten für Ihre künftigen Events nutzen;
• mehr Zeit in die Qualität Ihrer Events investieren statt in deren Verwaltung.

Mit AppCraft Events steht Ihnen eine einzige Plattform zur Verfügung, um jedes Event einfacher, kollaborativer und leistungsstärker zu steuern.