Ab wie vielen Veranstaltungen benötigen Sie ein spezielles Tool?

Viele Teams glauben, dass eine Veranstaltungsplattform nur für große Konzerne oder Veranstaltungen mit mehreren tausend Teilnehmern gedacht ist. Tatsächlich hängt der Bedarf weniger von der Größe des Unternehmens ab als vielmehr von der Anzahl der organisierten Veranstaltungen, der verfügbaren Zeit und dem Grad der Komplexität.

Oftmals wird angenommen, dass ein Event-Tool nur für große Konzerne gedacht ist, die über ein eigenes Team, ein großes Budget und mehrere Monate Vorbereitungszeit verfügen. In Wirklichkeit sind es jedoch häufig KMU, mittelständische Unternehmen oder kleine Teams, die solche Tools am dringendsten benötigen, um Zeit zu sparen.

Wenn eine oder zwei Personen mehrere Veranstaltungen im Jahr organisieren müssen, wird es ohne ein zentrales Tool schnell schwierig, den Überblick über Anmeldungen, E-Mails, Ausweise, Teilnehmerlisten und unvorhergesehene Ereignisse zu behalten.

Es geht also nicht um die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen, sondern vielmehr um die Anzahl der zu organisierenden Veranstaltungen, den Druck, unter dem die Teams stehen, und die tatsächlich verfügbare Zeit.

Ein Unternehmen, das alle zwei Jahre eine einmalige Veranstaltung organisiert, kommt vielleicht noch mit ein paar einfachen Tools aus. Sobald jedoch mehrere Veranstaltungen im Jahr zu bewältigen sind – selbst wenn diese klein sind –, wird die Wiederholung der Aufgaben zu einem zeitraubenden Unterfangen.

Formulare erstellen, angemeldete Teilnehmer daran erinnern, Listen aktualisieren, Namensschilder vorbereiten, E-Mails versenden oder bei jeder Veranstaltung dieselben Excel-Tabellen neu erstellen – all das kostet letztendlich enorm viel Zeit.

Ab drei bis fünf Veranstaltungen pro Jahr ist es oft sinnvoll, eine eigene Plattform einzurichten, um nicht bei jedem Projekt wieder bei Null anfangen zu müssen.

Sobald die Teilnehmerzahl steigt, wird auch ein spezielles Tool erforderlich.

Eine Veranstaltung mit 20 Personen lässt sich noch recht einfach bewältigen. Wenn jedoch 100, 200 oder 500 Teilnehmer zu empfangen sind, ändern sich die Herausforderungen grundlegend. Das Fehlerrisiko steigt, die Anforderungen nehmen zu und es wird schwieriger, die Informationen zentral zu verwalten.

Die Teams müssen die Anmeldebestätigungen verfolgen, Ernährungswünsche berücksichtigen, Erinnerungen versenden, Namensschilder vorbereiten, den Check-in reibungslos gestalten und Fragen der Teilnehmer beantworten.

Ohne ein spezielles Tool wird diese Organisation schnell komplex und zu einer Quelle von Stress.

Ob eine Plattform benötigt wird, hängt nicht nur von der Teilnehmerzahl ab. Auch relativ kleine Veranstaltungen können sehr komplex in der Organisation sein.

Dies ist häufig der Fall, wenn die Veranstaltung mehrere Programmpunkte, Referenten, Workshops, digitale Inhalte, Begleitpersonen, Networking-Möglichkeiten oder mehrere Veranstaltungsorte umfasst.

Eine Hybrid- oder Phygital-Veranstaltung erfordert zudem einen höheren Koordinationsaufwand, da sowohl die Teilnehmer vor Ort als auch diejenigen, die aus der Ferne zuschauen, betreut werden müssen.

In solchen Situationen ermöglicht ein spezielles Tool, alle Informationen zu bündeln und das gesamte System besser zu steuern.

Einer der wichtigsten Vorteile einer Veranstaltungsplattform ist die Zeitersparnis.

Anstatt bei jeder Veranstaltung dieselben Dokumente neu zu erstellen, können die Teams Vorlagen wiederverwenden, bestimmte Aufgaben automatisieren und Daten zentralisieren. Anmeldungen, E-Mails, Badges, Check-ins und Statistiken sind in einem einzigen Tool zusammengefasst.

Dadurch lassen sich sich wiederholende Aufgaben reduzieren, Fehler vermeiden und der Fokus auf Bereiche mit höherem Mehrwert legen, wie beispielsweise die Inhalte, das Teilnehmererlebnis oder die Veranstaltungsstrategie.

Tatsächlich ist die Anzahl der Veranstaltungen oder der Teilnehmer nicht immer der beste Indikator.

Das eigentliche Warnsignal zeigt sich, wenn die Teams anfangen, Zeit zu verlieren, dieselben Aufgaben immer wieder zu erledigen, Informationen in mehreren Dateien suchen zu müssen oder im Vorfeld jeder Veranstaltung zunehmenden Stress zu verspüren.

Wenn die Teams das Gefühl haben, immer wieder bei Null anfangen zu müssen, zu wenig Überblick zu haben oder zu viel Zeit mit manuellen Aufgaben zu verbringen, ist es oft an der Zeit, auf ein spezielles Tool umzusteigen.