Wie man eine digitale Veranstaltung organisiert: 4 unverzichtbare Elemente für eine erfolgreiche digitale Veranstaltung

¾ der B2B-Veranstaltungen wurden 2025 abgesagt oder verschoben, die Wiederaufnahme von Präsenzveranstaltungen verzögert sich zunehmend. Die Veröffentlichung des Veranstaltungsbarometers 2025 von L’EVENEMENT in Zusammenarbeit mit AppCraft hat uns das Ausmaß der Auswirkungen der COVID-19-Krise auf unsere täglichen Aktivitäten vor Augen geführt.
Für viele Veranstalter hieß es von einem Tag auf den anderen, wieder bei Null anzufangen. Und nach verschiedenen Lösungen zu suchen, um diese beispiellose Situation zu meistern.
Die Organisation einer digitalen oder phygitalen Veranstaltung lässt sich jedoch nicht einfach so improvisieren! Es gibt eine Reihe bewährter Methoden, mit denen Sie Ihrer Veranstaltung auf einfache Weise mehr Sichtbarkeit und Resonanz verschaffen und sie gelassener organisieren können 🙂 AppCraft Events nimmt Ihnen diese Woche die Arbeit ab und verrät Ihnen die 4 unverzichtbaren Elemente einer erfolgreichen digitalen Veranstaltung. Als Bonus gibt es ein neues phygitales Interviewformat! 

Geringe Interaktivität zwischen den Referenten und Ihren Teilnehmern, mangelnde pädagogische Kenntnisse über die Installation und Nutzung digitaler Lösungen für Ihre Veranstaltung, ein Zeitplan, der Ihre Höhepunkte nicht besonders hervorhebt, ein nachlassendes Tempo Ihres digitalen Seminartages...
Organisieren Sie ein digitale Veranstaltung kann man nicht improvisieren, sondern erfordert eine gewisse Planung! Zu den wichtigsten Schritten dieser Vorbereitung gehört die Erstellung eines Drehbuchs. Dank diesem Drehbuch können Sie auch hinter Ihrem Bildschirm den „Wow-Effekt” physischer Veranstaltungen erzielen. Beginnen Sie Ihre Veranstaltung mit digitalen, interaktiven und didaktischen Tutorials. Bis zum Tag X mit einer Abfolge von Höhepunkten, gekoppelt mit Live-Interaktivitätsmodulen oder einer Aufteilung Ihrer Höhepunkte in Kapitel für diejenigen, die nicht anwesend sind. Bis hin zur Verwaltung Ihrer Nachbereitung wird Ihr Drehbuch Schritt für Schritt erstellt ;). Und wer könnte Sie dabei besser unterstützen als digitale Experten, die seit Jahren in diesem Bereich tätig sind?

Eine gute Portion Live-Event, eine Prise Quiz, alles gewürzt mit einer Handvoll Fragen an den Live-Redner... Leider können wir Ihnen heute kein Patentrezept liefern 😉 Denn jeder Anwendungsfall ist einzigartig und erfordert eine spezifische digitale Mischung. Wir empfehlen Ihnen jedoch, sich alle Türen offen zu halten und Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen! Zögern Sie nicht, sich Gedanken über die Diversifizierung Ihrer Medien für Ihre Live- oder Präsenzveranstaltungen zu machen. Ein gutes Beispiel ist das digitale Format.

Was ist der Unterschied zwischen einer Person, die sich mit anderen Teilnehmern in ihrer Stadt trifft oder hinter ihrem Bildschirm an einer Veranstaltung teilnimmt, und einem Teilnehmer, der halb Europa durchquert, um an einer Veranstaltung teilzunehmen? Hunderte Kilogramm CO2. Die CO2-Bilanz Ihrer Veranstaltung umfasst nicht nur Fragen im Zusammenhang mit kurzlebigen materiellen Gütern oder physischen Strukturen. Sie muss ganzheitlich betrachtet werden. Logistik, Papierunterlagen usw. Sie haben die Möglichkeit, diese Auswirkungen zu reduzieren, und die Digitalisierung ist dabei ein wirkungsvolles Instrument! Vorausgesetzt, Sie wählen Partner, die sich für #GreenIT 😉 ) engagiert sind, um Sie dabei zu unterstützen.

Aus Fehlern zu lernen ist unerlässlich, um bei der Organisation Ihrer B2B-Veranstaltungen Wählen Sie Plattformen und Partner, mit denen Sie den Werdegang Ihrer Teilnehmer und deren Vorlieben genau verfolgen können, um sich ständig zu verbessern und ihren Erwartungen so nah wie möglich zu kommen. Online-Berichte, Klickraten pro eingesetztem Modul und Teilnehmerquoten sind wichtige Hilfsmittel, um sich ein realistisches Bild vom Ablauf Ihrer Veranstaltung zu machen.
Zum Abschluss dieses Artikels bieten wir Ihnen ein neues Interviewformat mit Akteuren aus der Digitalbranche: Dienstleister, Partner, Werbetreibende, Agenturen... Wir lassen sie zu Wort kommen, um über die Zukunft digitaler Veranstaltungen zu sprechen 😉
Diese Woche begrüßten wir Alexis Thai von der Firma Vodalys zu Gast, um über vollständig digitale Formate, Videoaufnahmen und schließlich unsere Partnerschaft für die Organisation von phygitalen Veranstaltungen zu sprechen 😉

F1: Hallo Alexis, stellen Sie sich bitte kurz vor. Was macht Vodalys?
Hallo Sacha, ich bin Vertriebsleiter bei Vodalys. Das Unternehmen Vodalys wurde 2008 gegründet und ist auf die Übertragung von Live-Events im Internet spezialisiert. Wir bieten unseren Kunden aus dem Unternehmens- und institutionellen Bereich maßgeschneiderte Live-Streaming-Dienstleistungen an.
2019 haben wir Vodalys Studio eingeführt, eine Live-Streaming-Plattform in der Cloud. Sie ermöglicht Live-Übertragungen aus mehreren Quellen (Smartphones, Kameras, Webcams usw.), entweder eigenständig oder mit Unterstützung unserer Teams, um ein Ereignis live auf einer Website oder in sozialen Netzwerken zu übertragen.
F2: Vollständig digitale Übertragungsformate sind in Zeiten der COVID-19-Krise unverzichtbar geworden. Wie haben Sie sich in Ihrer Tätigkeit an diese beispiellose Zeit angepasst?
Die Plattform Vodalys Studio ermöglichte bereits zuvor die Live-Übertragung von Veranstaltungen an ein entferntes Publikum. Angesichts der Gesundheitskrise und der Ausgangsbeschränkungen haben wir die Digitalisierung noch weiter vorangetrieben, indem wir unsere Live-Streaming-Plattform mit bestehenden Videokonferenzlösungen gekoppelt haben, um die Teilnehmer virtuell zusammenzubringen und angereicherte Live-Videoinhalte (Hinzufügen von Videomedien, Jingles, grafischen Elementen) anzubieten, die attraktiver sind als ein einfaches Videotreffen. Unsere Teams sind somit in der Lage, eine Live-Veranstaltung aus der Ferne durchzuführen.
F3: Gibt es neue Erwartungen seitens Ihrer traditionellen Kunden hinsichtlich vollständig digitaler Formate?
Ja, unsere Kunden sind sich der neuen Produktionsbeschränkungen aufgrund der Krise bewusst. Dennoch möchten sie ihren Mitarbeitern und Kunden das bestmögliche digitale Erlebnis bieten. Da das Publikum derzeit überfordert ist, erscheint es ihnen notwendig, es zu begeistern. Natürlich durch Live-Videoinhalte, aber auch durch alles, was Veranstaltungen interaktiver macht. Es gibt eine echte Nachfrage nach Lösungen, mit denen das Publikum aktiv einbezogen werden kann. Selbst aus der Ferne hinter einem Bildschirm, als wäre es im Saal.
F4: Was ist schließlich der wichtigste Mehrwert der Kombination Ihrer Lösung mit der von Akteuren im Bereich digitale Veranstaltungen wie AppCraft?
Unserer Meinung nach passt die AppCraft-Lösung perfekt zu dieser phygitalen Strategie, indem sie eine Verbindung zwischen den Veranstaltern und ihrem Publikum herstellt und eine breite Palette an interaktive Funktionen. Live-Streaming im Allgemeinen und damit auch die Plattform Vodalys Studio verfolgen dasselbe Ziel, nämlich den Teilnehmern das Gefühl zu geben, live dabei zu sein. Es erschien uns daher naheliegend, unsere Lösung mit der von AppCraft zu kombinieren, um ein umfassendes Erlebnis in vollständig digitalen Formaten zu bieten.