Wie veranstaltet man B2B-Events weiter in einem unsicheren Umfeld der Wiederaufnahme?

Als Kommunikationsprofis wissen wir, dass es unerlässlich ist, weiter mit unseren Stakeholdern zu kommunizieren. Auch in diesem besonderen Umfeld. Wir müssen unbedingt eine starke Verbindung zu unseren Kunden, Mitarbeitenden und anderen Mitgliedern unseres Ökosystems schaffen / halten. 🔗 Mit der Covid-19-Krise, die nun schon seit mehr als einem Jahr andauert, haben wir uns an digitale Veranstaltungen gewöhnt. Eine Wende, die zwangsläufig kam und manchen von uns nicht leichtfiel. Aber eine notwendige Veränderung in dieser Gesundheitskrise. Doch wie sieht es heute aus? Sollen wir bei digitalen Veranstaltungen bleiben, zu Präsenzveranstaltungen zurückkehren oder vorsichtiger sein und auf Hybrid setzen? 🧐 Niemand weiß wirklich, wann die physischen Veranstaltungen wieder beginnen. Zwei Dinge sind also möglich: diese Wiederaufnahme vorwegnehmen und/oder die Regierungsankündigungen vom Donnerstagabend abwarten in der Hoffnung, dass … Bei AppCraft haben wir beschlossen, beides zu tun. Vorausplanen und dabei bei jeder neuen Ansprache nachsteuern. So sieht unsere Planung aus: 🔍

Um so wenig Risiko wie möglich einzugehen, sollte das digitale Format noch mindestens bis zu diesem Sommer bevorzugt werden. Die Impfstoffe und das schöne Wetter lassen uns auf eine gewisse Erholung ab September hoffen. Doch im Moment ist es sinnvoll, Ihre Veranstaltungen virtuell zu planen. Dafür ist es wichtig, eine Plattform zu wählen, die Ihrem Bedarf entspricht: • Deckt die Lösung, die Sie in Betracht ziehen, die Phasen vor, während und nach der Veranstaltung ab? Wenn ich für meine Veranstaltung drei verschiedene Lösungen nutzen muss (zum Beispiel für Einladungen, Streaming und Interaktivität), wird es für den Veranstalter komplizierter. Es wirkt sich aber auch (und vor allem) auf die Customer Journey aus. Nutzer, die die Live-Plattform verlassen müssen, um an den Interaktivitätsmodulen teilzunehmen … ein echtes Kopfzerbrechen! • Erfüllt die Lösung meinen Bedarf (passende Module)? Prüfen Sie, ob sie Networking und 1-zu-1- oder 1-zu-viele-Terminvereinbarungen ermöglicht, wenn Ihr Ziel zum Beispiel ist, Leads zu konvertieren oder zu gewinnen. Hat sie eine Matchmaking-Lösung für den Fall einer Recruiting-Messe? • Erlaubt sie den Chat mit Ausstellern? Stellen Sie sicher, dass Ihr Ziel mit der gewählten Plattform erreicht wird. • Ermöglicht sie mir eine vollständige Personalisierung? Wird die Plattform komplett im White-Label laufen? • Ist sie sicher genug ? Angesichts der aktuell massiven Cyberangriffe auf Frankreich ist es wichtig, auf eine technisch hochgesicherte Infrastruktur zu setzen, damit Unternehmen wie das Ihre ihre Kommunikation sicher durchführen können. Für eine entspannte Organisation Ihrer Kommunikation entscheiden Sie sich für eine Lösung, die regelmäßig auditiert wird und die DSGVO-Standards einhält. • Bietet sie eine persönliche Betreuung? Habe ich einen festen Ansprechpartner, der mich begleitet (vor Ort oder aus der Ferne, per Hotline oder anderweitig)? Diese Fragen sind entscheidend, wenn Sie eine wirksame Veranstaltung schaffen wollen, die zu Ihnen passt. Die Wahl einer ungeeigneten Plattform kann Sie viel kosten. Und nicht nur Geld! 💸 Eine schlecht gewählte Plattform kann schwerwiegende Folgen haben für Ihr(e): • Image: ein Unternehmen, das mit neuen Technologien schlecht umgeht, eine uninteressante Veranstaltung, die nur wenige Besucher angezogen hat • Glaubwürdigkeit: bei Ihren externen Referenten und Sponsoren, die keinerlei Sichtbarkeit erhalten und deshalb womöglich künftige Einladungen nicht mehr annehmen • Zeit: Ihre Teams haben mehrere Stunden in ein Projekt investiert, das nicht oder nur schlecht zustande kommt. Denken Sie auch daran, Ihre Veranstaltung zu inszenieren, Pausen und Interaktivität einzuplanen. Für 31 % der Fachleute der Veranstaltungsbranche ist das Engagement die größte Herausforderung bei virtuellen Veranstaltungen (EventMB, 2020). Die Teilnehmer sind der faden Webinare überdrüssig und wollen ein echtes Erlebnis haben, etwas aus Ihrer Veranstaltung mitnehmen – durch Inhalt, Vortrag oder Austausch!

Laut Evénement.com werden 63 % der Unternehmen auch nach dem Neustart der Präsenzveranstaltungen eine digitale Strategie beibehalten. Sei es für rein digitale Veranstaltungen oder für hybride Veranstaltungen. Während das Jahr 2020 virtuell war, sagen die meisten Akteure der Branche voraus, dass die zweite Hälfte von 2021 hybrid wird! Diese Mischung aus Digitalem und Präsenz erscheint im neuen Jahr aus mehreren Gründen ideal: • Wir haben weiterhin kein Datum für die Wiederaufnahme physischer Veranstaltungen. • Trotzdem besteht der Wunsch, sich lokal wieder zu treffen, sobald es wieder möglich ist. • Dieses Format bietet mehr Flexibilität für den Veranstalter, aber auch für die Teilnehmer. Wer reisen will oder kann, kommt; die anderen bleiben nach Belieben zu Hause. Seine Vorteile sind zahlreich. Es ermöglicht, weiter mit unseren Stakeholdern zu kommunizieren und zugleich einzelne VIPs für persönliche Gespräche vor Ort einzuladen. Die Einhaltung der Teilnehmerbegrenzung in Zeiten der Gesundheitskrise ist möglich. Es ist außerdem umweltverträglicher als eine rein physische Veranstaltung. Es erfordert nämlich weniger Transport (80 % der CO₂-Emissionen einer physischen Veranstaltung). Zugleich ist es für den Veranstalter wirtschaftlicher, da Kosten für Saalmiete, Caterer, Unterkunft und Transport geringer ausfallen. 👌 Um bei der Organisation einer hybriden Veranstaltung alle Chancen auf seiner Seite zu haben, empfiehlt es sich: • Eine einzige Lösung zu wählen: ein einziger Anbieter für Ihre digitale Plattform und Ihre mobile App. Das erleichtert Ihnen die Organisation. Weniger Zeit und Geld aufgewendet! • Daran zu denken, ein echtes Erlebnis für die Personen vor Ort, aber auch aus der Ferne zu schaffen. Ein Universum, 2 angepasste Erlebnisse. • Inszenierung und Rhythmus sind entscheidend! Denken Sie an Pausen mit Video oder Ton für die Teilnehmer aus der Ferne, an einen Countdown vor der Fortsetzung, …

Wir träumen alle davon! Die Wiederaufnahme der Präsenzveranstaltungen zeichnet sich ab Ende 2021 ab. Nach Monaten des Wartens wird es schnell gehen. ⏱ Und wenn es so weit ist, brauchen Sie eine mobile App, die Ihrer Veranstaltung gerecht wird. Als echter Kompass für die Teilnehmer bietet sie mehrere Vorteile: • Sie ist ein weiteres Medium, um mit Ihren Teilnehmern zu kommunizieren. Mehr Sichtbarkeit für Sie über einen langen Zeitraum: Sie kann vor Ihrer Veranstaltung als Teaser genutzt werden oder danach, um den Kontakt zu halten, und potenziell für Ihre nächste Veranstaltung wiederverwendet werden. • Sie ermöglicht den Nutzern, sich mit Ihnen, den Ausstellern oder den anderen Teilnehmern auszutauschen. Networking mit einer eigens für Ihre Veranstaltung gestalteten mobilen App ist ein echtes Plus! • Sie ermöglicht den Teilnehmern, an den angebotenen interaktiven Formaten und Aktivitäten teilzunehmen. Quizze, Umfragen, Chat, Austausch von Fotos und Dokumenten, Inhaltsbibliothek, Teilnehmerverzeichnis: alles da! Natürlich lässt sich das nicht in letzter Minute improvisieren, und schon jetzt muss es für den Start im September 2025 vorbereitet werden.