Die Aussteller stehen im Mittelpunkt zahlreicher Messen, Kongresse, Foren und B2B-Veranstaltungen. Dennoch stellt ihre Betreuung für die Veranstalter oft eine erhebliche Belastung dar: Erfassung von Informationen, Standzuteilung, Verwaltung der Ausstellerausweise, Kommunikation, technische Unterlagen oder auch die logistische Abwicklung.
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie mithilfe einer Veranstaltungsplattform die Verwaltung Ihrer Aussteller zentralisieren, deren Erlebnis verbessern und wertvolle Zeit sparen können.
Aussteller sind nicht mehr nur einfache Teilnehmer. Sie investieren Zeit, Ressourcen und ein beträchtliches Budget, um auf einer Veranstaltung vertreten zu sein. Ihre Zufriedenheit wirkt sich direkt auf den Ruf der Veranstaltung sowie auf die Chancen einer Verlängerung der Partnerschaften aus.
Eine schlechte Organisation kann schnell zu Schwierigkeiten führen:
• verstreute Informationen;
• zahlreicher E-Mail-Austausch;
• Fehler bei den Ausweisen;
• Probleme bei der Installation;
• mangelnde Übersicht über spezifische Anfragen.
Umgekehrt ermöglicht eine zentralisierte Verwaltung ein reibungsloses Erlebnis für die Aussteller und erleichtert gleichzeitig die Arbeit der Organisationsteams.
Der erste Schritt besteht darin, alle Daten auf einer einzigen Plattform zusammenzuführen.
Für jeden Aussteller ist es hilfreich, folgende Informationen bereitzuhalten:
• Kontaktdaten des Unternehmens;
• Hauptansprechpartner;
• Logo und Kommunikationsmaterialien;
• Beschreibung der Geschäftstätigkeit;
• Technische Anforderungen;
• Stromanschluss;
• Gewünschte Einrichtung;
• Ausstellerausweise;
• Verwaltungsunterlagen;
• Rechnungsstellung.
Da mehrere Excel-Dateien und unkoordinierter Datenaustausch vermieden werden, arbeitet jedes Teammitglied mit einheitlichen und stets aktuellen Informationen.
Durch diese Zentralisierung lassen sich Fehler bei der Vorbereitung erheblich reduzieren.
Mit Veranstaltungsplattformen lässt sich heuteein Großteil der Verwaltungsaufgaben automatisieren.
Aussteller können:
• ihre Daten selbst ergänzen;
• ihren Stand reservieren;
• ihre Unterlagen hochladen;
• ihre Zusatzleistungen bestellen;
• ihre Mitarbeiter anmelden;
• ihre Ausweise anfordern.
Der Veranstalter behält den Überblick über die Belegung der Messe und kann ganz einfach Folgendes verfolgen:
• die verfügbaren Stände;
• die ausstehenden Anfragen;
• die Bestätigungen;
• eventuelle Zahlungen.
Durch diese Automatisierung lassen sich bei jeder Veranstaltung mehrere Stunden einsparen.
Die Aussteller erhalten in der Regel vor der Veranstaltung zahlreiche Informationen:
• Aufbauzeiten;
• Sicherheitshinweise;
• Zufahrt zum Parkplatz;
• Messepläne;
• Lieferungen;
• Ausstellerausweise;
• Zeitplan.
Eine Veranstaltungsplattform ermöglicht es, gezielte Mitteilungen nach verschiedenen Kriterien zu versenden:
• Ausstellerkategorie;
• Messebereich;
• Standtyp;
• Anmeldestatus.
E-Mail- oder SMS-Kampagnen können während der gesamten Vorbereitungsphase automatisiert werden.
Ergebnis: weniger Versäumnisse, weniger Anfragen an die Organisation und mehr Eigenständigkeit der Aussteller.
Die Betreuung der Aussteller endet nicht am Tag der Veranstaltung.
Über eine Veranstaltungs-App haben Aussteller schnellen Zugriff auf:
• ihren Ausstellerausweis;
• den interaktiven Lageplan;
• logistische Informationen;
• nützliche Kontakte;
• das Programm;
• wichtige Benachrichtigungen.
Die Organisationsteams verfügen zudem über einen Echtzeit-Überblick, um schnell auf Anfragen vor Ort reagieren zu können.
Diese Reaktionsfähigkeit verbessert das Ausstellererlebnis erheblich.
Nach Abschluss der Messe werden die gesammelten Daten zu einem wertvollen Instrument zur Verbesserung.
Folgende Daten können nun analysiert werden:
• Anzahl der anwesenden Aussteller;
• Wiederbeteiligungsquote;
• Zufriedenheit;
• Besucherzahlen an den Ständen;
• Häufigste Anfragen;
• Nutzungsstatistiken der App.
Anhand dieser Kennzahlen lassen sich künftige Veranstaltungen optimieren und die Bindung der Partner stärken.
Eine Veranstaltungsplattform macht das Ausstellermanagement somit zu einem echten Leistungshebel.
Ein gutes Ausstellermanagement stützt sich nicht mehr ausschließlich auf Excel-Tabellen und E-Mail-Korrespondenz.
Durch die Zentralisierung der Daten, die Automatisierung der Anmeldungen, die Vereinfachung der Kommunikation und die Bereitstellung geeigneter digitaler Tools sparen die Veranstalter viel Zeit und verbessern gleichzeitig das Erlebnis ihrer Partner.
Für Messen, Kongresse und B2B-Veranstaltungen ist eine Veranstaltungsplattform heutzutage ein echter Vorteil, um die Organisation zu professionalisieren und die Aussteller besser zur Geltung zu bringen.
