AppCraft oder Cvent: Wie wählen Sie die beste Eventplattform?

Cvent ist eine sehr umfassende amerikanische Lösung, die vor allem bei großen Organisationen mit strukturierten Eventprogrammen bekannt ist. Sie bietet einen breiten Funktionsumfang und kann komplexe Umgebungen mit zahlreichen Nutzern, Prozessen und Events abdecken. Diese Funktionsvielfalt kann jedoch mit einer aufwendigeren Einarbeitung und Einführung einhergehen.

AppCraft richtet sich an Unternehmen und Agenturen, die eine umfassende, individualisierbare Plattform suchen, die Events jeder Größe begleiten kann, auch internationale Konzepte. Die Software für das Eventmanagement bündelt insbesondere: • Event-Websites; • Anmeldung; • die Teilnehmerverwaltung; • mobile Apps; • Check-in und Badges; • Networking; • Gamification; • Logistik und Rooming; • die Kommunikation; • Statistiken und Reporting; • die Integration mit Fachanwendungen. Das Ziel: die Vielzahl an Tools vermeiden und den Teams eine einzige Umgebung zur Steuerung ihrer Events bieten.

Der Hauptunterschied liegt nicht allein in der Liste der Funktionen. AppCraft verbindet Technologie mit persönlicher Betreuung durch Teams, die die operativen Anforderungen der Eventbranche kennen. Die Veranstalter profitieren so von einer Betreuung vor, während und nach ihren Events und behalten zugleich eine große Eigenständigkeit bei der Nutzung der Plattform.

Events gleichen einander nicht. Ein internes Seminar, eine internationale Roadshow, eine Convention mit mehreren tausend Personen oder ein Kundenevent erfordern nicht dieselben Funktionen. AppCraft ermöglicht es, für jedes Projekt eine passende Umgebung aufzubauen, ohne allen Veranstaltern eine einheitliche Arbeitsweise aufzuzwingen. Diese Flexibilität ist ein wichtiger Vorteil für Unternehmen und Agenturen, die mehrere Eventformate verwalten.

Cvent kann sinnvoll sein, wenn: • Sie eine Lösung suchen, die bei sehr großen Organisationen seit Langem etabliert ist; • Ihre Organisation bereits über sehr strukturierte Eventprozesse verfügt; • Sie ein sehr breites Funktionsökosystem benötigen; • der amerikanische Sitz des Konzerns für Ihre Organisation kein Hindernis darstellt. AppCraft kann besonders geeignet sein, wenn: • Sie eine All-in-One-Plattform suchen; • Sie eine starke Individualisierung wünschen; • Sie persönliche Betreuung haben möchten; • Sie mehrere Eventformate organisieren; • Sie Ihre Events schnell aufsetzen möchten; • Sie eine Lösung brauchen, die Projekte in Frankreich und international begleiten kann; • Sie Ihre Daten, Ihre Teilnehmer und Ihre Eventabläufe in einem einzigen Tool bündeln möchten.

Cvent ist ein amerikanisches Unternehmen mit Sitz in den USA. Cvent bietet seit mehreren Jahren ein europäisches Rechenzentrum und DSGVO-Konformitätszusagen für seine europäischen Kunden, wie auf der Seite zu Sicherheit und Compliance ausgeführt. Dennoch unterliegt Cvent als Rechtsträger nach US-Recht weiterhin der amerikanischen Gesetzgebung (insbesondere dem Cloud Act). Dieser Punkt sollte im Einzelfall gemeinsam mit Ihrem Datenschutzbeauftragten bewertet werden, insbesondere bei öffentlichen Ausschreibungen oder bei Großkunden mit strengen Anforderungen. AppCraft hostet seine Daten in Frankreich und stützt sich auf anerkannte Zertifizierungen (ISO 27001 und ISO 20121), mit nativer SSO-Authentifizierung und regelmäßigen Penetrationstests. Für IT-Abteilungen und Datenschutzbeauftragte kann dieses Kriterium allein die Entscheidung lenken, unabhängig vom Funktionsumfang der Plattformen.

Über den angezeigten Preis hinaus bemisst sich der Preis einer Eventsoftware auch in Zeit: Einarbeitungszeit, Konfigurationszeit, gebundene Zeit der internen Teams. Die funktional reichhaltigsten Plattformen erfordern oft eine umfangreiche Projektbetreuung und eine längere Lernphase, bis sie eigenständig voll einsatzfähig sind: ein Faktor, der in die Gesamtkostenrechnung gehört, über den Lizenzpreis hinaus. AppCraft setzt auf eine schnelle Einarbeitung und eine integrierte persönliche Betreuung, damit die Teams ihre ersten Events starten können: Zugang innerhalb von 48 Std., vollständige Einführung (Domainname, SSO, Schulung) in 3 bis 4 Wochen.

Die ökologische und soziale Dimension der Eventbranche spielt bei den Auswahlkriterien eine wachsende Rolle, getrieben von den CSRD-Berichtspflichten und den CSR-Verpflichtungen der Unternehmen. AppCraft integriert diese Dimension nativ: Zertifizierung nach ISO 20121, integrierter CO₂-Rechner, papierlose Lösungen und Reporting, das die CSRD-Pflichten erleichtert. In diesem Punkt bieten die etablierten Plattformen diese Funktionen nicht immer direkt in ihrem Produkt, sodass Veranstalter auf Drittanbieter-Tools zurückgreifen müssen, um die Auswirkungen ihrer Events zu messen und zu verringern.

Cvent und AppCraft sind zwei Plattformen, die anspruchsvolle Organisationen begleiten können. Der Unterschied liegt vor allem darin, wie Sie arbeiten möchten. Wenn Ihre Priorität eine flexible, individualisierbare, umfassende und von Eventexperten betreute Plattform ist, ist AppCraft eine besonders sinnvolle Alternative zu Cvent. Am besten entscheiden Sie, indem Sie beide Lösungen anhand Ihrer eigenen Events, Ihrer internen Prozesse und Ihrer operativen Rahmenbedingungen vergleichen